SAP SuccessFactors HCM - Tipps, Tricks & Features 1H 2024

Änderungen und Erweiterungen

Am 17. Mai 2024 wurde von SAP für die SAP SuccessFactors HCM Suite das 1. Release-Update 2024 für die Produktionsumgebung veröffentlicht. Das Release 1H 2024 umfasst wie gewohnt hunderte von Änderungen. Markant sind diesmal der verstärkte Einzug der KI im Bereich des Recruiting, die Neugestaltung des Mitarbeiterprofils, die verbesserten Anwendungen für Onboardees und vor allem eine erwähnenswerte Microsoft 365 Integration mit vielen integrierten Funktionen.

Mit der Nutzung von Microsoft Teams wird eine zweite parallele Oberfläche geschaffen, die das Arbeiten mit SAP SuccessFactors HCM außerhalb von SAP SuccessFactors HCM in Teilen ermöglicht. Für Manager wurden eine sehr hilfreiche und intuitive Planstellenverwaltung abseits der bisherigen Admin-Anwendung geschaffen und Workflow Beteiligte können sich an einer direkten Verwaltungsfunktion erfreuen. Die Abkündigung von Reporting-Typen, die nicht People Stories sind, wurde auf 1H 2025 verlängert.  

Vor nicht langer Zeit hat SAP für SAP SuccessFactors eine Namensänderung vorgenommen. Anstatt SAP SuccessFactors Human Experience Management (HXM) wird zukünftig SAP SuccessFactors HCM verwendet. 

Wie üblich möchten wir Ihnen aus der Vielzahl an Änderungen und Erweiterungen ein paar Neuerungen, Ausblicke und nützliche Hilfen vorstellen.  

Barrierefreiheit für die Homepage

Auch in diesem Release gibt es viele optische und funktionelle Anpassungen, die die Arbeit erleichtern und eine Einheitlichkeit in der SAP-Landschaft inkl. der mobilen Anwendungen schafft. Zusätzlich kann die SAP SuccessFactors HCM Home Page nun nach den Richtlinien der 508 Accessibility Compliance für Barrierefreiheit gestaltet werden. Benutzerdefinierte Bilder auf der Startseite für Banner und benutzerdefinierte Karten können mit alternativen Text-Feldern und ihren Übersetzungen versehen werden. 

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Preview & Spotlight, das neue Mitarbeiterprofil

Es gibt ein neues Mitarbeiterprofil und ein neues Organigramm. Neben dem bisherigen Mitarbeiterprofil, was von nun an komplettes Profil genannt wird, gibt es zwei neue vorgelagerte Bereiche des Profils, die Preview-Sicht und das Spotlight. Die Preview-Sicht erscheint immer zusätzlich am rechten Rand des Bildschirms als Add-On Info und ermöglicht so die Anzeige von Informationen, ohne die eigentliche Anzeige von Daten z. B. das Organigramm zu verlassen. Ziel ist es, das auf die Schnelle modulübergreifend informiert wird, wer die Person ist und was sie kann. Die Preview-Sicht ist an vielen Stellen integriert z. B. im neuen Organigramm. Von nun an kann der Mitarbeiter selbst entscheiden, welche Informationen von ihm veröffentlich werden und wie sein Profil gebrandet werden soll. Diese neue Profilstruktur kann bis 1H 2025 deaktiviert werden. Für Manager und Recruiter ist es eine sinnvolle Verbesserung, um sich einen Eindruck von dem Mitarbeiter zu verschaffen. Für HR Manager ist es eine Verkomplizierung der Anwendung. Nun sind zwei Klicks mehr erforderlich, um an die Basisdaten des kompletten Profils zu kommen. Dies stößt nicht nur auf Zustimmung. Zukünftig wird sich dieses neue Profil verstärkt in anderen Anwendungen wiederfinden und seine Möglichkeiten und Daten erweitern. Das neue Profil, sowie das neue Organigramm stehen auch mobil zur Verfügung. 

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Das intuitive Manager Planstellentool

Seit langem ist vielen Anwendern, die sich nicht auf der administratorischen Ebene befinden, dass Planstellenmanagement Tool zu komplex. Häufig sind Manager jedoch aufgefordert für ihren Bereich Planstellen anzulegen, zu beantragen, Stellenausschreibungen anzufordern usw. Mit dem neuen Tool, welches über eine Kachel aufgerufen wird, ist dies nun auf einfache und übersichtliche Weise zu bewältigen. Es handelt sich um einen neuen zusätzlichen Weg, um die unterstellten Planstellen zu verwalten und sich zu informieren. Der Manager sieht eine klare kachelbasierte Übersicht über die Team-Planstellen gruppiert nach Planstellen mit und ohne zugewiesene Mitarbeiter. Über die Definition von kundenspezifischen Quick Actions auf Basis von SAP Templates können pro Planstelle Aktionen, die auf spezifische Bedürfnisse für verschiedene Gruppen zugeschnitten sind, ausgeführt werden. So lässt sich z. B. eine Planstelle kopieren oder die organisatorische Zuordnung schnell finden. Alle Quick Actions können separat berechtigt werden. Bei einer bestehenden Microsoft 365 Integration, können diese auch über Teams ausgeführt werden. 

Für die Quick Actions, die den Mitarbeiter betreffen, können diese über das Mitarbeiterprofil ausgeführt werden und stellen sich als eine Form des Self-Services da. In Joule sind sie ebenfalls verfügbar.  

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Redesign der ausstehenden Workflows

Workflows im Überblick zu behalten ist für alle Beteiligten von Interesse. Mit der Überarbeitung der Anzeige ausstehender Workflows steht nun eine charmante und gut strukturierte Funktion zur Verfügung, die die bisher eher sperrige Ansicht ersetzt. Direkt von der Homepage kann per Quick Action Card eine per Reiter und Themengebiet strukturierte Übersicht aufgerufen werden. Die Bedienung ist intuitiv und in die Workflow Details kann verzweigt werden. 

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Arbeitserleichterung durch automatisierte Einstellungen

Für Onboarding, Recruiting und Employee Central gibt es eine neue übergreifende Funktion, die automatisierte Einstellung unter ausstehende Einstellungen. Bewerber aus Recruiting und Onboarding für Neueinstellungen und Wiedereinstellungen können automatisiert eingestellt werden, ohne die Funktion „ausstehende Einstellungen“ auszuführen. 

Die Bewerber erhalten ein spezielles neues Symbol für eine automatisierte Einstellung und aufgetretene Fehler. Es ist ein einfacherer und effizienterer Prozess, der die manuellen Schritte vermeidet und die Zeit für die Einstellung von Bewerbern verkürzt. Es werden Regeln definiert, die den Automatismus ermöglichen.  Über eine interne automatische Datenprüfung werden Fehler verifiziert und die Personen sind ggf. manuell einzustellen. Somit liegen bei Aktivierung dieser Neuerung, Neueinstellungen in „Ausstehende Einstellungen verwalten“ nur bei Fehlern oder ungültigen Daten zur Bearbeitung vor. 

Work Tech, die Microsoft 365 Allround Integration - Ablösung der Outlook Integration durch Work Tech

Unternehmen, die im Recruiting die Interviewplanung über die Outlook Integration nutzen, sind mit dem neuen Release aufgefordert, diese auslaufende Integration auf die Work Tech Integration von SAP SuccessFactors HCM zu Microsoft 365 umzustellen. Hierfür gibt es eigens ein neues Integrationstool „Work Tech Configuration“, welches separat berechtigt werden kann.  

Die Work Tech Integration ist ein sehr umfassendes Tool, dass neben der Outlook Anbindung und der bekannten Nutzung von Microsoft Teams in SAP SuccessFactors HCM, die volle Integration zu Microsoft Teams bietet. So besteht die Möglichkeit in Microsoft Teams SAP SuccessFactors HCM Apps lizenzfrei aus dem Microsoft Teams App Store zu installieren, um Arbeitsprozesse für SAP SuccessFactors HCM in Microsoft Teams im gleichen Erscheinungsbild wie in SAP SuccessFactors HCM inkl. Benachrichtigungen und Genehmigungen durchzuführen. Die Anmeldung in SAP SuccessFactors HCM ist nicht mehr zwingend notwendig. Diese Erweiterung ist speziell für Mitarbeiter & Manager, die nur sporadisch in SAP SuccessFactors HCM arbeiten eine erfreuliche und arbeitseffiziente Funktion. Neue Tabs bieten den Zugriff auf persönliche  Informationen, Quick Actions und Aufgaben. Work Tech unterstützt zahlreiche  ESS/MSS Prozesse wie z.B. Genehmigung von Angeboten, Stellenausschreibungen und die Pflege von Notfallkontakten. 

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Bewerber Screening mit AI Skills im Recruiting

In vielen Bereichen in SAP SuccessFactors HCM zieht die KI Unterstützung ein. Besonders im Recruiting kommt dies in vier Bereichen zum Tragen, um den Recruiting-Prozess effektiver und schneller zu gestallten. 

Über das AI Skills Assisted Applicant Screening werden die Fähigkeiten des Bewerbers sofort anhand der erforderlichen Fähigkeiten aus der Stellenausschreibung überprüft. Durch die Identifizierung sowohl direkter Qualifikationsübereinstimmungen als auch „wahrscheinlicher“ Qualifikationen verbessert die KI die Bewertungsqualität und ermöglicht eine erleichterte Auswahl. 

KI-gestützte Skill-Validierung ermöglicht es Bewerbern, Fähigkeiten hinzuzufügen, zu verwalten und sie im Rahmen ihrer Bewerbung mit dem Recruiter zu teilen. Skills werden in der Ausschreibung hinterlegt. Der Bewerber kann auf der Karriereseite max. 25 Skills zu seinem Profil hinzufügen oder seine Skills werden automatisch aus dem Lebenslauf abgeleitet. Auf diese Weise erhalten Bewerber mehr Klarheit und Kontrolle über die Fähigkeiten, die sie im Rahmen ihrer Bewerbung bereitstellen.  Recruiter erhalten genaue kompetenzbezogene Informationen, da diese Kompetenzen vollständig vom Bewerber verwaltet und validiert werden. Die Voraussetzung für die Nutzung ist eine SAP AI Units-Lizenz und die Aktivierung der mobilen Bewerbung. In der Preview-Umgebung ist keine Lizenz erforderlich, so dass die Anwendung getestet werden kann.  

Das KI gestützte Kompetenz-Matching bietet Einblicke in die übereinstimmenden Fähigkeiten eines Bewerbers mit den für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten, indem die KI verwendet wird. In der Bewerberübersicht sieht der Recruiter die von der KI ausgewerteten Kompetenzergebnisse. Es werden im Bewerberprofil verschiedene Arten von Skills angezeigt wie z.B.  übereinstimmende, naheliegende, mögliche und fehlende Bewerber Skills. Voraussetzung für die Nutzung ist die Aktivierung der neuen Bewerber Workbench. 

Im Zuge des Talent Intelligence Hub gibt es eine Upgrade Option zur KI-gestützten Erstellung der Qualifikationsarchitektur. Es wird eine Struktur erstellt, die mit den Fähigkeiten von Arbeitsplätzen verbunden werden kann. Fähigkeiten werden einer Attributsbibliothek hinzugefügt. Auf Basis von Stellenrollen kann diese Bibliothek neu angelegt werden. Aus den Beschreibungen von Stellenprofilen werden die Qualifikationen ermittelt. Das Talent Intelligence Hub erhält die übermittelten Ergebnisse. 

Für aktive Recruiting Nutzer ist diese Funktion noch nicht freigegeben. 

Recruiting - Ausschreibung-ULRs einfach kopieren - mit Sprachunterscheidung

Im Recruiting zieht die KI ein, zudem gibt es weitere nennenswerte Änderungen. Über neue Berechtigungen kann die Anzeige und Verwendung von Onboarding aus dem Recruiting heraus spezifischer ausgeprägt werden. Die Anzeige des Onboarding-Portlet kann per sofort berechtigt werden ohne das Onboarding eingeleitet werden darf. Über eine neue Funktion kann der Schreibschutz von Auswahlfragen für den Bewerber aktiviert werden. So wird verhindert, dass Bewerber ihre Antworten auf Vorauswahlfragen nachträglich bearbeiten.  In der Stellenanforderungsvorlage wird eine Funktionsberechtigung hinzugefügt, die Antworten in schreibgeschützt ändert. Sobald sich ein Bewerber beworben hat, werden die Antworten gesperrt und können nicht mehr bearbeitet werden. Die neue Bewerber Workbench wurde um bisher fehlende Aktionen wie z.B. „weiterleiten als Bewerber“, Interviewergebnisse, Sortierungen, Zusammenfassung von re-action und post-action usw. erweitert. Es gibt einen neuen Bewerbertyp für empfohlene Kandidaten. 

Wichtig zu erwähnen sind die sprachunterschiedlichen Ausschreibungs-URLs. Das Kopieren von Ausschreibungs-URLs war bisher eher ein wenig befriedigender Vorgang. Dies wurde nun deutlich verbessert. Neben den Standard-URLs für Stellenausschreibungen werden auch alle sprachspezifischen URLs für Stellenausschreibungen angezeigt. Recruiter können die URL‘s besser kopieren und Bewerber, die sich auf eine privat ausgeschriebene Stelle bewerben, haben nun die gleiche Branding Erfahrung, wie bei veröffentlichten Ausschreibungen. 

Im Bereich der mobilen Anwendung  werden „Meine Interviews“ und „Meine Angebote“ für interne & externe Bewerber unterstützt. Für den Bewerber gibt es ein  verbessertes Layout zum Online-Angebot. 

Recruiting - Die neue Jobsuche über Google Maps auf der Karriereseite

Eine Neuerung im Carree Site Builder macht die Stellensuche für Kandidaten noch attraktiver. Kandidaten können über eine integrierte Karte visuell nach Jobs und Standorten suchen. Die Geokodierung des Arbeitsorts unterstützt die Straßenadresse, sodass auf der Karte der genaue Einstellungsort angezeigt werden kann.  Ein Wechseln zwischen Listen- und Kartenansicht ist möglich. Zusätzlich stehen erweiterte Styling-Optionen für das Aussehen der Karte zur Verfügung. 

Die Neue Erfahrung für den Onboardee – Redesign Bewerber Dashboard

Im Onboarding hat sich mit diesem Release einiges getan. Neben den bereits erwähnten automatisierten Einstellungen, kann nun auch das Startdatum oder ein Managerwechsel nachträglich angepasst werden. Das Bewerber Dashboard wurde redesigned und die Anwendung übersichtlicher, intuitiver und informativer gestaltet. Der Onboarding-Prozess wird auf einer einzigen Seite angezeigt, der Fortschritt des Prozesses kann somit besser verfolgt werden und die Navigation wurde verkürzt. Alle Bereiche der Datenerfassung sind separat ansprechbar, ausgewiesen und können einzeln bearbeitet werden. Der Onboardee erhält somit eine ganzheitliche Übersicht. Dies ist eine sinnvolle Verbesserung, die zu weniger Verwirrung bei den Kandidaten führt. 

Wichtig zu erwähnen ist der neue Step „ Datenkorrektur“ im Onboarding-Prozess. Es besteht die Möglichkeit für Administratoren, Daten nach der Erfassung personenbezogener Daten, aber vor Einstellung zu überprüfen. Administratoren können Korrekturen anfordern, indem sie den Schritt zur Erfassung personenbezogener Daten erneut auslösen, wodurch ein vollständiger Neustart des Onboarding-Prozesses vermieden wird. Dies steigert die Effizienz, indem Datenverluste verhindert und Korrekturen optimiert werden, ohne die Compliance-Prozesse zu unterbrechen. 

Diese Funktion würde es auch ermöglichen, vorherige Daten zu speichern, anstatt vorherige Daten basierend auf der Neustartkonfiguration zu löschen. Eine weitere hilfreiche Erweiterung ist die Möglichkeit Anhänge für benutzerdefinierte Aufgaben zu hinterlegen. 

Das Onboarding Dashboard verfügt jetzt über eine Massenänderungsfunktion und erweiterte Filter. Bis max. 100 Aufgaben können nun gleichzeitig bearbeitet werden. 

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BTP Audit Log Service (ALS) – Das neue Tool für Audit-Log-Funktionalitäten

SAP wechselt das Tool im Bereich des Datenschutzes für Audit-Log-Funktionen, wie Read Audit, Change Audit und General Audit von einer Drittanbieterlösung zu einem eigenem Produkt. Zukünftig wird dieser Bereich über den BTP Audit Log Service (ALS) abgedeckt. 

Die Migration erfolgt automatisch durch SAP im 1. Halbjahr 2024. Hierfür hat SAP einen Zeitplan veröffentlicht, der eingesehen werden kann.  Bereinigungsprozesse werden automatisiert durch SAP vorgenommen. Das moderne BTP-ALS-Tool bietet einen zentralen Ort für die Definition von Richtlinien zur Aufbewahrung von Auditdaten. Für die Nutzung des BTP ALS-Service fallen keine zusätzlichen Kosten an.  Im Standard werden von SAP Aufbewahrungsfristen von 2 Jahren (730 Tagen) vorgesehen. Alle Kunden sind nun aufgefordert bis zum 24. Juni 2024 Aufbewahrungsrichtlinien im neuen Tool zu konfigurieren. 

Neue Timeline für Auslauf von nicht Story-Reporting

Herkömmliche Reporttypen bleiben bis 2025 und ihre Verwendung kann überwacht werden.

Wie schon seit längerem von SAP angekündigt sind People Stories der verpflichtend zu nutzende Reporttyp der Zukunft. Das Zeitfenster für die Beendigung der bisherigen Reportarten wurde von SAP in die Zukunft verschoben. Nun gilt das folgende Zeitschema: 

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Mit dem neuen Release findet im Report Center nun eine automatische Gültigkeitsprüfung statt. Nicht validierbare Reports werden vorübergehend auf ungültig gesetzt. 

Ein Vorteil für den Anwender ist nun die Unterstützung lokaler Formate. Datums-, Uhrzeit- und Zahlenformate in Storys sind nun gebietsschemaspezifisch, d.h. die Formate entsprechen der Sprache, die der Anwender in der Anwendung auswählt. Bisher wurden Datum, Uhrzeit und Zahlen nur im Standardformat (Englisch US) angezeigt 

Der nutzbare Datenumfang für Stories wurde um Adressdaten, Notfallkontakte und Sollarbeitszeit erweitert. Besonders erwähnenswert ist die neue Möglichkeit, die Verwendung von Berichten zu überprüfen. 

Die Verwendung von Tabellen, Kacheln und Dashboards kann mithilfe des neuen Schemas Berichtsverwendungsdaten in Story-Berichten dargestellt werden. Dies ist eine SAP Hilfe für die Umstellung alter Report-Arten auf Stories. Das Schema enthält auch andere Tabellen, mit denen die Berichtsgenerierung und das Teilen von Daten abgerufen werden können. Die letzten 12 Monate ab dem aktuellen Datum stehen zu Verfügung. Die Anzahl der verfügbaren kachelbasierten Dashboards kann ebenfalls ermittelt werden. 

Erhöhte Sicherheit für mobile Anwendungen

Ab dem 17. Mai 2024 erhöht SAP dauerhaft die Sicherheit für alle mobilen Anwendungen. Über die neue Funktion “Erneute Authentifizierung erforderlich” werden Mitarbeiter regelmäßig aufgefordert ihre Identität zu überprüfen und sich in bestimmten Abständen neu anzumelden. 

Die SAP SuccessFactors HCM App wurde auch an sich um einiges erweitert. Das neue Mitarbeiterprofil und das neue Organigramm werden ebenso unterstützt, wie eine Vielzahl neuer Schnellaktionen, eine neue und moderne Darstellung, sowie eine bessere Navigation im Learning Management Bereich. 

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LMS – Banner, neue Strukturen und Historien-Redesign

Im Bereich des Learning Management System gibt es einige Erneuerungen in der Schulungsübersicht eines Mitarbeiters und eine überarbeitete Anzeige von abgeschlossenen Schulungen. Die im Release 2H 2023 ausgerollte neue Schulungsübersicht ist nun in allen Bereichen aktiv.  Es wurden zwei neue Rubriken eingeführt, wie „wichtiges Lernen“ und „vom Admin empfohlen“.  Für Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum gibt es nun eine Benachrichtigungsunterstützung, an nicht abgeschlossene Aufgaben kann ebenfalls erinnert werden. In drei Bereichen können max. acht kundeneigene Karten unterschiedlicher Formate erstellt werden. Mit der neuen Banner-Funktionalität ist es möglich zeitsensible Informationen und Ressourcen für Lernende hervorzuheben und dies kundenspezifisch zu definieren. 

Die überarbeitete Lernhistorie bietet einen intuitiveren und schnelleren Blick auf die abgeschlossenen Schulungen, so dass die Kompetenzen schneller erkannt werden können. Die Suchfunktion wurde um Standorte erweitert. 

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Kontakt

Wiebke Sandmann
Telefon: +49 (0)40 53302-0
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