SAP SuccessFactors HCM - Tipps, Tricks & Features 2H 2024
Änderungen und Erweiterungen
Am 17. November 2024 wird von SAP für die SAP SuccessFactors HCM Suite das 2. Release-Update 2024 für die Produktionsumgebung veröffentlicht. Nach heutigem Stand umfasst das Release viele moderne Innovationen, die dazu beitragen die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und die Personalverwaltung zukunftssicher zu gestalten. SAP SuccessFactors hat sich mittlerweile zu einer hoch modernen globalen KI-unterstützen HCM Suite entwickelt.
Die wesentlichen Schlagworte dieses Release sind people profile enhancements, AI-recommended jobs, AI-assisted skills identification, AI-assisted 360-degree reviews, Joule -updates (AI copilot from SAP, Global benefits experience und HR in the flow of work.
Im heutigen dynamischen Arbeitsumfeld stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Belegschaft gezielt zu entwickeln und gleichzeitig auf individuelle Bedürfnisse einzugehen. Mit einer neu integrierten, KI-gestützten Karrierelösung können Unternehmen Qualifikationslücken schließen, die berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter fördern und eine strategische Personalplanung vorantreiben. Durch KI-empfohlene Jobvorschläge werden Kandidaten gezielt auf Stellen hingewiesen, die zu ihren Fähigkeiten passen, während die KI-gestützte Skill-Identifikation den Administratoren hilft, relevante Kompetenzen aus Kursbeschreibungen zu extrahieren und automatisch Lerninhalten und Personen zuzuordnen.
Mitarbeiterfeedback wird durch KI-gestützte 360-Grad-Bewertungen optimiert, da konkrete Einblicke in Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten gegeben werden. Joule, der KI-Copilot von SAP, erleichtert zudem den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, Führungskräfte und HR-Teams durch eine dialogorientierte Unterstützung, die Aufgaben schneller und effizienter erledigen lässt.
Ergänzend dazu sorgen Verbesserungen am Mitarbeiterprofil und ein globales Benefits-Management dafür, dass Angestellte wichtige Informationen und Leistungen einfacher verwalten können. Über die Integration in Microsoft Teams können Mitarbeiter und Führungskräfte zudem alltägliche HR-Aufgaben direkt im Arbeitsfluss erledigen, wie etwa Urlaubsanträge einreichen und genehmigen oder Stellvertreter benennen.
Wie üblich möchten wir Ihnen aus der Vielzahl an Änderungen und Erweiterungen ein paar Neuerungen, Ausblicke und nützliche Hilfen vorstellen.
Das neue Full People Profil: Alle Informationen auf einen Blick
Das neue aus dem 1H 2024 Release bekannte Mitarbeiterprofil ist nun besser integriert und wird mit einem neuem Design des vollen Mitarbeiterprofils und zahlreichen Innovationen ausgeliefert. Bei Aktivierung der neuen Full People Profils erhält der Anwender eine angenehme moderne Arbeitsoberfläche.
Die neue Personal Quick Card, die seit der ersten Jahreshälfte 2024 im Organigramm verfügbar ist, wurde für alle Module aktiviert. Zusätzlich wird ab sofort auch ein Teams Button angezeigt, um die Integration von Kommunikationsfunktionen zu fördern. Der Benutzername kann optional eingeblendet werden, was mehr Flexibilität in der Darstellung ermöglicht.
Auch im Bereich des Organigramms gibt es Verbesserungen. Die Anzeige der Anzahl der Matrixmanager und Contingent Worker kann unterdrückt und konfiguriert und aus dem Organigramm kann zur Mitarbeiterprofil Review Sicht gewechselt werden.
Dieses Profil wird ab sofort auch direkt über die Suche und aus dem Spotlight unterstützt.
Über das neue Administrator Design Tool für die Mitarbeiterprofilgeneration lassen sich verschiedene Design-Einstellungen vornehmen, um das Layout und die Benutzerfreundlichkeit der Profilansicht zu optimieren.
Mit Hilfe dieses Tools können die nachfolgenden Neuerungen definiert werden.
- Kartenverwaltung: Karten können sowohl im Spotlight als auch im Vollprofil ausgeblendet werden, um eine individuelle Anpassung der Profilansicht zu ermöglichen.
- Hilfetexte: Für Karten im Vollprofil können spezifische Hilfetexte hinterlegt werden, um zusätzliche Informationen oder Anleitungen bereitzustellen.
- Kundeneigene Karten: Es besteht die Möglichkeit, bis zu 14 eigene Karten zu erstellen, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
- Preview und Spotlight: Diese beiden Funktionen können nicht deaktiviert werden, um eine konsistente Benutzererfahrung zu gewährleisten.
- Berechtigungssteuerung: Die Kartenfunktionalität wird über die bereits bestehenden Berechtigungen gesteuert, sodass Zugriffsrechte einfach verwaltet werden können.
- Automatische Aktivierung: Das neue People Full Profil wird automatisch von SAP aktiviert, was den Implementierungsaufwand für Unternehmen reduziert.
Einfach & schnell: Optimierungen im Onboarding-Prozess
Bisher wurde es als umständlich wahrgenommen, dass das Onboarding nur direkt aus dem Recruiting gestartet werden konnte. Mit dem neuen Release ist dies auch über das Onboarding Dashboard direkt möglich.
Die neuesten Verbesserungen des Onboardings führen im Recruiting zu einer besseren Transparenz des Onboarding-Prozesses und bieten eine Reihe von nützlichen Funktionen, die den Prozess effizienter gestalten und die Verbindung zum Onboarding Modul transparenter werden lassen.
- Verbesserung der Dokumenten-Download-Funktionen:
Die optimierte Download-Funktion ermöglicht einen schnelleren und einfacheren Zugriff auf wichtige Dokumente während des Onboarding-Prozesses. - Anzeige des Onboarding-Status:
Der aktuelle Status des Onboarding-Prozesses wird jetzt übersichtlich angezeigt, sodass Benutzer jederzeit den Fortschritt nachvollziehen können. - Direkter Start des Onboardings aus der Workbench:
Aus der Workbench heraus kann der Onboarding-Prozess direkt gestartet werden, was den Einstieg für neue Mitarbeiter noch reibungsloser macht. - Anzeige historischer Daten:
Frühere Daten wie Assessments und Screening-Fragen können jetzt ebenfalls eingesehen werden, was eine lückenlose Übersicht über den gesamten Onboarding-Prozess ermöglicht.
Optimierte Benutzererfahrung für Onboardees
Neue Funktionalitäten und KI-Steuerungen bieten Bewerbern und Onboardees eine deutlich bessere Benutzererfahrung.
Mit Hilfe des AI-Assisted skills matching können Kandidaten ihre hinterlegten Skills nutzen, um nach Jobs zu suchen und über Lebenslauf-Uploads können Jobs vorgeschlagen werden. Über neue Styling-Möglichkeiten ist es möglich Skills pro Job auf der Karriereseite anzuzeigen.
Für den Onboardee wird der Onboarding-Prozess transparenter, indem eine zentrale einsehbare Anlaufstelle für alle relevanten Informationen geboten wird.
Benutzer, die bereits über Onboarding-Checklisten verfügten, können nun über die Seite „Personenprofil“ auf ihre früheren Checklisten zugreifen und diese anzeigen. Zu den Arten von Onboarding-Informationen und Dokumenten in der Onboarding-Checkliste gehören Compliance-Formulare wie das US-Formular I-9 und E-Verify Informationen, die „Erfassung personenbezogener Daten“ und „Erfassung benutzerdefinierter Daten“ sowie Dokumente.
Sobald ein Onboarding Prozess gestartet wurde, sind die Onboardees über Suchen sichtbar.
Joule unterstützt von nun an die Onboarding Manager-Funktionen.
Das Arbeiten mit der Onboarding Checklist ist für den zukünftigen Mitarbeiter angenehmer geworden. Neue Mitarbeiter profitieren jetzt von einer optimierten Seite, die ihre Onboarding-Checkliste enthält und es ihnen ermöglicht, ihre Onboarding-Aufgaben effektiver zu erledigen.
Manager können für neue Mitarbeiter über den Modulwähler einfach auf Managementaufgaben zugreifen, was die Navigation und das Aufgabenmanagement erheblich vereinfacht. Zusätzlich erhalten neue Mitarbeiter klare Anleitungen zu nicht verfügbaren Aufgaben, damit sie über ihren Fortschritt und die nächsten Schritte stets informiert bleiben.
Zukünftig gibt es neue Anmeldemöglichkeiten für den Onboardee.
Über SAP Customer Data Cloud stehen neue Authentifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Anmeldung kann via Telefonnummer, via Social Logins oder E-Mail erfolgen. Eine E-Mail-Adresse ist nicht mehr zwingend erforderlich. Es wird ein Einmalpasswort verwendet. Leider ist diese neue Funktion aktuell noch nicht für den europäischen Bereich verfügbar.
Drittanbieteraufgaben für den Onboarding-Prozesses
Die Definition des Onboarding-Prozesses wurde um eine sehr erwähnenswerte, hilfreiche und oft vermisste Funktion erweitert. Der Prozess kann nun über die von SAP vorgegebenen Aufgaben erweitert werden. Es können zum Zeitpunkt „Überprüfung der Daten neuer Mitarbeiter“ oder „Erfassung personenbezogener Daten“ mehrere Hintergrundaufgaben von Drittanbietern hinzugefügt werden, die zwingend erfüllt werden müssen, bevor der Prozess in den nächsten Schritt übergeht. Diese Erweiterung erfolgt über die Festlegung eines Extention Points. Sobald ein Erweiterungspunkt in einem dieser Blöcke aktiviert wird, pausieren alle nachfolgenden Aufgaben und bleiben gesperrt, bis die jeweilige Hintergrundaufgabe abgeschlossen ist. Dies könnte z.B. eine automatisierte compliancebedingte User-Anlage und Synchronisation in einer Systemlandschaft sein.
Erwähnenswert: Im Bereich des OFF-Boardings können nun kundenspezifische Prozesse flexibel über den Prozessvarianten-Manager definiert und angepasst werden.
Innovative Neuerungen in MS Teams
Die Möglichkeiten der MS Teams Nutzung als ausgelagertes Arbeiten für SuccessFactors wurde im Wesentlichen Anfang des Jahres ausgerollt. SAP vervollständigt diese Funktionen mit jedem Release kontinuierlich. Mit 2H 2024 sind die Möglichkeiten der Workflow Delegation aus Teams heraus, neue Benachrichtigungskarten für zahlreiche Genehmigungsprozesse, sowie weitere neue Schnellaktionen hinzugekommen.
Hinzugekommen sind:
- Planstellen genehmigen
- Abwesenheit beantragen
- Kurzarbeit
- Rückkehr aus Kurzarbeit
- Suspendierung
- Rückkehr aus Suspendierung
Wie in allen Bereichen darf die KI Unterstützung nicht fehlen. Mit einer neuen Funktion können ab sofort Aufgaben und Inhaltsinformationen in natürlicher Sprache in Teams gesucht werden. Dank dieser intuitiven Möglichkeit lassen sich benötigte Informationen schneller und einfacher finden. Zusätzlich ermöglicht die Funktion, schnelle Aktionen direkt in natürlicher Sprache auszulösen, was den Workflow erheblich beschleunigt und vereinfacht.
Diese leistungsstarken Features werden durch eine AI-Engine unterstützt, die fortschrittliche Sprachverarbeitung bietet. Für die Nutzung dieser Funktion ist eine AI SKU Lizenz erforderlich.
Eine Flut von KI Unterstützungen – automatisierte Skills Zuweisung
Wie bereits erwähnt, hat die KI Unterstützung in zahlreichen Modulen und Bereichen von SuccessFactors Einzug gehalten. Dazu gehören beispielsweise die Auswertung und Zuweisung von Skills, die Unterstützung bei der Texterstellung, automatisierte Übersetzungen sowie die Generierung von Empfehlungen und Übersichten unterschiedlichster Art.
Manches ist frei nutzbar, manches in einem gewissen Umfang oder bedarf einer Lizenz.
Skills spielen eine entscheidende Rolle in HR-Prozessen, um schnell den richtigen Kandidaten zu finden sowie Mitarbeiter zu motivieren und zu fördern. Der effektive Einsatz von Skills stellt jedoch einen aufwendigen, modulübergreifenden Prozess dar. KI-unterstützte Tools und Prozesse bieten erhebliche Erleichterungen und liefern Ergebnisse in Echtzeit. Die komplexe Erstellung von Skills, ihre Zuweisung zu Entitäten und Personen sowie deren Nutzung und Analyse werden zunehmend durch die KI-Engine automatisiert. Dieses Release bietet zusätzliche KI-Funktionen, wie beispielsweise das Skills Matching in Stellenausschreibungen und die automatisierte Skills-Zuweisung im Learning Management System (LMS).
Nachfolgend ein kleiner Auszug aus der Vielzahl an KI-Innovationen.
Skills Matching in Stellenausschreibungen
Wie bereits erwähnt ermöglicht das neue Release die Integration von Skills in Stellenausschreibungen. Innovative Funktionalitäten und KI-gesteuerte Tools verbessern die Benutzererfahrung für Bewerber und Onboardees erheblich. Mit dem AI-assisted Skills Matching können Kandidaten ihre hinterlegten Skills nutzen, um gezielt nach passenden Stellen zu suchen. Zudem erlaubt der Lebenslauf-Upload die automatische Erstellung von Vorschlägen für relevante Jobangebote. Darüber hinaus bieten die neuen Styling-Optionen die Möglichkeit, Skills für jede Position auf der Karriereseite anzuzeigen.
Learning Management (LMS) – KI gesteuerte Skills Zuweisung
Besonders erwähnenswert ist die automatisierte Skills Zuweisung im Learning Management (LMS). Durch den Einsatz von KI-Funktionen können Skills automatisch aus den Schulungsbeschreibungen extrahiert und den Lernenden zugewiesen werden.
Diese automatische Zuweisung basiert auf der Talent-Intelligence-Hub (TIH) Attributbibliothek, die eine umfassende Sammlung von Skills und Attributen bereitstellt.
Dank dieser Technologie ist es möglich, Skills in großem Umfang effizient zu verarbeiten und zu verwalten.
Learning Managements (LMS) – KI Schreibassistent
Im Bereich des Learning Managements (LMS) wird z.B. ein Schreibassistenz für Titel und Beschreibung der Items angeboten. Auch Stellenausschreibungen können unterstützt werden.
KI basierte Übersetzung
Die Übersetzung schriftlicher Inhalte erfolgt schnell von der Ausgangssprache in die Zielsprache und ist ein integraler Bestandteil des KI-gestützten Schreiberlebnisses.
Moderne Benutzererfahrung für Manager im Learning Management (LMS)
Die Modernisierung der Manager-Anwendung im Learning Management System (LMS) wurde abgeschlossen. Ab sofort steht eine optimierte Manageransicht zur Verfügung, die den neuesten Standards entspricht. Eine neue Direktfunktion ermöglicht es Managern, Teammitglieder schnell an überfällige Schulungen zu erinnern. Zudem können Manager nun die Lernaktivitäten ihrer Teammitglieder überprüfen und gezielte Maßnahmen ergreifen. Mit Massenaktionen lassen sich Schulungen effizient dem gesamten Team zuweisen und verwalten. Manager erhalten außerdem Zugang zu der Vorschau und dem Spotlight des Mitarbeiterprofils, das eine umfassende Übersicht über die Entwicklung und Qualifikationen des Teams bietet. Der Zugang zu Genehmigungen im LMS wurde vereinfacht und eine umfassende Delegierungsfunktion für den Manager mit entsprechender Sicht ist verfügbar. Auch die Schulungssuche wurde verfeinert und optimiert.
Die Schulungshistorie wurde ebenfalls verbessert: Die Übersichtsanzeige fokussiert sich nun auf das Wesentliche, während die Detailansicht erweitert wurde, um einen tieferen Einblick zu ermöglichen.
Die neue Berechtigungsvergabe - Modern, effizient und benutzerfreundlich
Mit diesem Release schließt SAP die Modernisierung des Berechtigungstool weitestgehend ab.
Ab sofort können Berechtigungen ohne Zuweisung kopiert, die Dauer einer Berechtigung festgelegt, der Status einer Rolle angezeigt und die Historie von Rollenzuweisungen eingesehen werden. Zudem sind detaillierte Reporting-Auswertungen nach Kategorie und Beschreibung der Rolle möglich. Zuweisungen können direkt vorgenommen und Tree Security genutzt werden. Das neue Admin-Tool/Troubleshooting ermöglicht eine schnelle Analyse von Berechtigungsfehlern.
Admins aufgepasst: CSB – Links für Top Jobs und View all Jobs
SAP hat angekündigt, eine Definitionsmöglichkeit für die Karriereseite zu reduzieren. Es kann notwendig sein, im Career Site Builder (CSB) zu überprüfen, ob dies zukünftig Auswirkungen auf die Karriereseite eines Unternehmens haben könnte.
Besonders relevant ist, dass alle Links zu „Top Jobs“ und „View all Jobs“ gelöscht werden. Diese Änderung betrifft die Karriereseite jedoch erst, wenn weitere Anpassungen vorgenommen werden. Es ist daher wichtig, die Karriereseite im Auge zu behalten und bei zukünftigen Änderungen entsprechend zu reagieren.
Nützliche Hilfen
Internes Einstellungsverfahren über Regeln auslösen
Von nun an besteht ausschließlich für interne Mitarbeiter die Möglichkeit, das Einstellungsverfahren neben Workflows und Planstellenänderungen per Regel einzuleiten. Hierfür wird ein Regelszenarios „OnPostSave-Ereignisse für Stelleninformationen auslösen“ angeboten.
Typeahead
Die neue Typeahead-Funktion wird in vielen Bereichen und für zahlreiche Felder als praktische Eingabehilfe angeboten.
Login Konten für Benutzertyp
Über das Admin Tool zur Verwaltung von Login-Konten kann eingesehen werden, ob es sich bei einem Nutzer um einen internen Mitarbeiter oder einen externen Onboardee handelt.
Berechnung sensibler Felder in Auswertungen
Für sensible Felder können Berechnungen unter Beachtung der Compliance-Anforderungen durchgeführt werden.
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