Situationsvorlagen in SAP – Die Helfer im Alltag
Unterstützung, Verbesserung und Fokussierung
Die Situationsverarbeitung steht im SAP S/4HANA im Standard zur Verfügung und dient zur Unterstützung täglicher Aufgaben, zur Verbesserung von Geschäftsprozessen und zur Fokussierung der Mitarbeiter auf fachlich anspruchsvolle Aufgaben.
Als Basis der Situationsverarbeitung werden sogenannte Situationsvorlagen verwendet, die alle notwendigen Einstellungen enthalten, um das System automatische Prozesse durchführen zu lassen.
SAP bietet 2 unterschiedliche Frameworks an:
Über das Responsibility Mangement von SAP werden die verantwortlichen Nutzer über aktuelle Ereignisse oder Situationen informiert. Das bedeutet, dass das System eine Benachrichtigung im Fiori-Umfeld an den jeweiligen Empfänger anstößt (Näheres dazu s. u.). Diese Funktionalität unterstützt den Benutzer bei Routineaufgaben und ermöglicht es, sofort auf kritische Situationen zu reagieren. Mitarbeiter können per Benachrichtigung auf eintretende Ereignisse oder Probleme aufmerksam gemacht werden, ohne dass sie selbst prüfend tätig werden müssen. Nach einem Klick auf die Benachrichtigung wird der User automatisch zum betreffenden Sachverhalt weitergeleitet und kann direkt in die Bearbeitung einsteigen.
Um Situationsvorlagen anlegen zu können, braucht man eine bestimmte Berechtigungsrolle. Mit dieser werden die notwendigen Apps zur Anlage und Verwaltung der Situationsvorlagen im Fiori-Launchpad zur Verfügung gestellt.
Welche Vorteile bietet die Situationsverarbeitung?
- Dringende oder wichtige Ereignisse werden automatisch identifiziert (z. B. Deadlines, Verzögerungen, auslaufende Verträge, Budgetüberschreitungen, fehlende Genehmigungen u. a.)
- Die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter wird durch proaktive Benachrichtigung des Systems auf eintretende Ereignisse gelenkt.
- Den Benutzern wird es ermöglicht, bei aufkommenden Problemen sofort zu handeln.
- Die kontinuierliche Optimierung der Geschäftsprozesse wird unterstützt.
- Fokussiert die Benutzer auf wichtige Aufgaben, für die Fachwissen erforderlich ist.
- Situationsbezogene Daten werden gesammelt und unterstützen bei der Entscheidungsfindung.
- Reduziert Routineaufgaben der Benutzer und automatisiert Standardaufgaben.
Beispiel: WE/RE-Kontenabstimmung – Automatisierung des Prozesses
In der WE/RE-Verarbeitung gibt es immer wieder Klärungsfälle, die von Mitarbeitern bearbeitet werden müssen, beispielsweise bei fehlenden Waren- oder Rechnungseingängen. Normalerweise gibt es einen Mitarbeiter, der das WE/RE-Konto verwaltet und verantwortliche Kollegen über Klärungsfälle telefonisch oder per E-Mail informiert. Um diesen Prozess etwas zu vereinfachen, bietet SAP im Standard eine Situationsvorlage an. Der Mitarbeiter kann zukünftig am fragwürdigen WE/RE-Posten (App WE/RE Konto verwalten) einen verantwortlichen Kollegen eintragen und ggf. eine Notiz mitgeben:
Nach der Speicherung wird der eingetragene Mitarbeiter per Benachrichtigung darüber informiert, dass ihm ein Posten zur Klärung zugeordnet wurde. Mit einem Klick auf die Benachrichtigung kann dieser nun direkt zum Posten gelangen und ihn bearbeiten.
Doch wie funktioniert das? Die im SAP Standard vorhandene Situationsvorlage für diesen Prozess kann kopiert und so mit eigenen Selektionsparametern genutzt werden. Beispielsweise können Filterkriterien eingesetzt werden, um zu steuern, wann eine Benachrichtigung versendet werden soll. Ebenfalls kann das Layout der Meldung und die Versendung einer zusätzlichen E-Mail konfiguriert werden.
Die Benachrichtigung im Fiori-Launchpad kann im Standard verwendet oder in der Situationsvorlage individuell angepasst werden:
Allerdings wird in diesem Prozess ein Mitarbeiter benötigt, der regelmäßig das WE/RE-Konto prüft und bei Klärfällen selbst einen zuständigen Sachbearbeiter einträgt. Somit wird zwar der Kommunikationsweg vereinfacht, die Verwaltung des WE/RE-Kontos bleibt aber als Arbeitsaufgabe bestehen.
Um einen höheren Grad der Automatisierung zu erreichen kann der WE/RE-Monitor mit Hilfe eines BADI´s erweitert werden. Der Sachbearbeiter wird in diesem Zuge automatisch einem zu klärenden WE/RE-Posten zugeordnet, sodass darauf aufbauend die Situationsvorlage den entsprechenden Mitarbeiter benachrichtigt. Dies führt zu einer Reduzierung des manuellen Aufwandes zur Verwaltung des WE/RE-Kontos und fokussiert den Mitarbeiter auf fachlich herausforderndere Aufgaben.
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