SuccessFactors – Tipps, Tricks & Features 1H 2023
Änderungen und Erweiterungen
Am 2. Juni 2023 veröffentlicht SAP für die SuccessFactors Suite das 1. Release-Update 2023 für die Produktionsumgebung.
Das Release 1H 2023 steht ganz im Zeichen von SAP Fiori HORIZON. Neue Oberflächen, neue Designstandards, verbessertes Benutzererlebnis und eine zunehmende Einheitlichkeit der Oberflächen und Bedienung durch die gesamte SAP Systemlandschaft werden mit diesem Release für den Anwender erlebbar. Dieser Faden zieht sich auch durch viele Neuerungen in den mobilen Anwendungen z. B. im Bereich des Time Managements.
Diese Verbesserung der Datenqualität und Sicherheit sind weiterhin ausgeprägte Ziele, dies sich auch durch zahlreiche Entwicklungen widerspiegeln, wie z. B. dem Virus-Scanning, dem Ausbau des Check-Tools und der Modernisierung von Meldungen und Jobeinplanungen. Centralized Services wachsen weiterhin stetig für den Ausbau der Automation und Integration. Dynamische Teams stehen per sofort generell zur Verfügung und können in Stories ausgewertet werden. Neuerungen bringen aber ebenso die Beendigung bestimmter Funktionen mit sich, die eine veraltete Technik nutzen oder bei Kunden nicht die erforderliche Akzeptanz fanden. Wie in jedem Release sind auch diese Entwicklungen sorgfältig zu prüfen, um im vorgegebenen Zeitfenster neue kundeneigene Lösungen zu finden.
Im Bereich des Moduls Employee Central EC ist das neue Contingent Worker Template zu erwähnen und die zahlreichen Erweiterungen für die lokalisierte Datenhaltung. Im Learning Management LMS wurde Course Home weiter ausgebaut, um eine bessere Anwendererfahrung zu schaffen. Die Einsicht abgeschlossener Kurse mit all ihren Informationen wurde verbessert und das Lernen über die mobile Anwendung geht nun auch offline. Im Recruiting ist die Integration neuer Job-Board zu erwähnen und in den Stellenanforderungen können jetzt Fähigkeiten und Kompetenzen aus der Suite zugewiesen werden. Dies führt zu einer weiteren wichtigen Nutzung von Suite übergreifenden Komponenten, die die Konsistenz der Daten erhöht.
Onboarding wurde als Nachzügler nach dem Recruiting nun umfassender in die neue Home Page integriert. Der Einstellungsprozess wird über eine Verbesserung der New Hire Funktionalität im Onboarding vereinfacht und führt zu einer schnelleren Prozessbearbeitung. Zusätzlich wurden E-Mail-Benachrichtigungen flexibler gestaltet und Fälligkeitsdaten sind nun konfigurierbar. Das Time Management und Time Tracking haben einen weiteren großen Schritt nach vorne gemacht. Time Off wurde weiter ausgebaut. Der Mitarbeiter wird verstärkt am Anfang des Prozesses mit Detailinformationen, wie z. B. Dokumenten und Links, versorgt. Administratoren können nun eine neue UI Planned Working Time nutzen.
Im Time Tracking stehen Erweiterungen von komplexen Zeitbewertungen im Focus und Ruhezeiten können in die Zeitdatenerfassung integriert werden. Die Feiertagsabwicklung und abzuleitende Bezahlung sowie die Möglichkeiten der Zeiterfassung wurden verbessert und SAP Best Practices wurde um wesentliche Komponenten erweitert.
Wie üblich möchten wir Ihnen aus der Vielzahl an Änderungen und Erweiterungen ein paar Neuerungen, Ausblicke und nützliche Hilfen vorstellen.
Der neue Designstandard HORIZON
Mit dem Releasewechsel ändert sich das Design der Home Page von Fiori 3 Quartz zu Horizon. Es ist eine automatische Umstellung auf die neusten Designstandards, die in der gesamten SAP Suite genutzt werden, mit dem Ziel eines einheitlichen Benutzererlebnisses. Mobile Apps nutzen seit 1H 2022 Horizon. Nicht alle Module und Teilbereiche werden auf Horizon umgestellt, so folgt das Learning Management erst ab 2H 2023. Die Oberflächenänderung bedeutet keine Änderung der Funktionalität. Kundeneigene Themen bleiben erhalten.
Welche Bereiche werden umgestellt?
Neben der Designänderung gibt es jedoch auch weitere Neuerungen der Home Page. Das System kann nun so konfiguriert werden, dass ein Anwender auf die zuletzt bearbeitete Anwendung geleitet wird, wenn er in eine SuccessFactors Session zurückkehrt.
Richten Sie Ihre Custom Quick Action Cards ein
Viele Kunden haben es schon lange vermisst, nun sind sie da, die Möglichkeit kundeneigene Cards für die Home Page einzurichten. SAP bietet hierfür spezielle Icons an. Die Cards können bei Bedarf für mobile Anwendungen ausgeschlossen werden, wenn z. B. der Inhalt nicht App fähig ist. Als nettes Plus dieser Anwendung besteht nun auch die Möglichkeit, die Anzeigereihenfolge der Cards unternehmensweit selbst zu bestimmen.
Probieren Sie die neuen mobilen Oberflächen aus
Mobil Demo Mode
Für mobile Anwendungen gibt es ab sofort einen Mobil Demo Mode, der für iOS aktiviert werden kann. Über den Startbildschirm der App kann in den Demomodus gewechselt und folgende Funktionen erlebt und ausprobiert werden.
Mobile Standards & Neuerungen
Für Employee Central, Payroll, Platform und Time Management wurden neben zahlreichen Erweiterungen die neusten SAP Fiori Design Standards für die mobile Anwendung zur Verfügung gestellt. Die My Team Funktion unter „For you today“ ist jetzt auch mobil verfügbar. Eine neue Sicherheitsfunktion für iOS rundet das Packet ab. Generell kann nun für IOS verhindert werden, dass Screen Recording vorgenommen wird, Screenshots können nicht verhindert werden. Auch das Icon für die mobile SuccessFactors Anwendung wurde modernisiert.
Mentoren Genehmigung
Für Mentoren wurde eine Genehmigung eingeführt. Auf der Home Page, wie auch mobil können sie jetzt die von Mentees gesendeten Mentoring-Anfragen genehmigen oder ablehnen und bei Bedarf einen Kommentar erfassen.
Schnelle Erreichbarkeit - Teams Chat Integration
SAP hat die Möglichkeit geschaffen, Teams Chat direkt aus der SuccessFactors Suite heraus für einen bestimmten Mitarbeiter zu starten. Dieser vereinfachte Arbeitsprozess kann aus der multifunktional verfügbaren People Quick Card und aus dem Kopfbereich des Mitarbeiterprofils genutzt werden. Der Funktionsumfang steht auch für die mobile Nutzung zur Verfügung. Erforderlich ist lediglich eine Basis Integration von Microsoft 365 zu SuccessFactors. Hierfür wurde eine neue UI entwickelt.
Story-Reporting mit neuen Designstandards
Die Bedienung und Anlage von Stories werden zukünftig einfacher. SAP stellt die neuen Design Modes ODE (Optimized Design Experience) und ODV (Optimized Design View) hierfür zur Verfügung. ODE unterstützt die Erstellung neuer Stories und ODV erlaubt alte und neue Stories optimierter auszuführen. Die neuen Standards werden mit dem Release automatisch aktiviert. Bestehende Stories können diesen Mode nicht nutzen.
Recruiting stellt auf Google Analytics 4 um
Zum 1.Juli 2023 ersetzt Google die Universial Analytics durch Google Analytics 4.
Im Recruiting Marketing sind im Career Site Builder entsprechende Anpassungen in der Konfiguration vorzunehmen, damit auch zukünftig Analysedaten geliefert werden. SAP hat hierfür eine ID Trennung in Google Analytics 4 ID und Google Analytics ID (Universal Analytics ID) vorgenommen.
Das Position Management wird konsistenter
Das Position Management verfügt nun über Event-Based (Asynchronous) Position Follow-Up Prozesse. Bestimmte Folgeaktivitäten aus der Planstelle werden nun als Background Job gesteuert. Dies bietet verschiedene Vorteile. Die Performance wird verbessert, die Fehler können eingesehen, korrigiert und die Dateneingabe reaktiviert werden. Wenn ein Fehler während des Prozesses auftritt, wird eine Meldung mit Detailinformationen an den auslösenden User gesendet. Die erfassten Daten gehen somit nicht verloren. Alle integrierten Prozessteile ohne Fehler werden unabhängig vom Fehler aktualisiert. Es findet somit eine Teilung der Datenaktualisierung statt. Die Aktivierung von Centralized Services ist die Grundvoraussetzung für den Prozess. Des Weiteren wurde der Positionsübertragungsprozess optimiert und wird jetzt nur noch ausgelöst, wenn der Vorgesetzte eines Mitarbeiters aktualisiert wurde.
LMS wird Manager freundlicher
Im Learning Management System LMS werden zahlreiche Verbesserungen des Anwendererlebnisses ausgerollt. Dies betrifft vor allem die Manager. So wurde Course Home um einige Weiterleitungen erweitert. Der Manager kann nun andere für eine Kurseinheit registrieren und ein Element seinen Teammitgliedern zuweisen. Im Lernplan für ein Teammitglied verfügt der Manager nun über die Möglichkeit Daten zur Lernhistorie hinzuzufügen, zu entfernen und erforderliche Aktionen einzusehen. Zusätzlich erhält er eine Detaileinsicht in Programm und Curricula Erfordernisse für sein Teammitglied. Mitarbeiter können beim Absenden einer Genehmigungsanfrage für eine Registrierung einen Kommentar hinzufügen und sie können Sonderwünsche für eine Kursanmeldung bis zum Anmeldeschlussdatum oder bis zum Startdatum des Kurses erfassen, wenn kein Anmeldeschlussdatum definiert wurde. Für Administratoren besteht die Möglichkeit Attribute als neue Kategorie den Elementen zuzuweisen. Diese umfassen die Kompetenzen und Skills. Des Weiteren können Meldungen definiert werden, die bei einer Registrierung erscheinen, wenn ein Kurs über einen Preis verfügt. Bei der Durchführung eines Programms wurden die Möglichkeiten des Absprung aus einzelnen Steps zurück ins Programm verbessert. Der Status der LMS Integration in SuccessFactors Plattform, kann nun über LMS eingesehen werden. Erweiterte Audit-Informationen für Assessments stehen zur Verbesserung der Compliance-Anforderungen zur Verfügung.
Benötigen Tutorials eine Prozessänderung?
Im November 2023 werden die Kundenfunktionen Help and Tutorials, Handout Builder, and Admin Resources, die in einigen Anwendungen angeboten wurden, auf Grund der veralteten Technik nicht mehr zur Verfügung stehen. Es wird keinen modernen Ersatz geben. Der Kunde ist angewiesen für sich neue Business Szenarien aufzubauen.
Die komfortable Job-Überwachung
Seit einiger Zeit ist der Schedule Job Manager das zukünftige Werkzeug für die Einsicht und Planung von Jobs. Zum 2. Juni 2023 wird nun das alte Tool Schedule Jobs abgeschaltet. Mit diesem Release wurde diese Funktionalität des Schedule Job Manager um Einiges weiter entwickelt und alle denkbaren Jobs integriert. Logs und Meldungen wurden qualitativ verbessert, verfügen über mehr Informationen und wurden deutlicher formuliert. Es gibt eindeutigere Beschreibungen und Titel, der Jobstatus wird optisch hervorgehoben und eine Detailsicht wurde eingefügt. Jobs können nun in Staffelung, also in Abhängigkeit von anderen Jobs, geplant werden.
Admin Überwachung & Analyse leicht gemacht
Neue Admin Alerts zur Überwachung von Datenvolumen
Es gibt fünf neue Admin Alerts, die berechtigt werden können, die auf alarmierende Datenmengen für MDF-Objekte hinweisen, so dass erforderliche Maßnahmen ergriffen werden können. Mit Hilfe dieser Überwachung kann die Systemperformance verbessert werden.
Rule Trace wird vielfältiger
Es können jetzt zusätzlich inaktive und technische User für den Rule Trace genutzt werden. Zusätzlich gibt es die neue Funktion, nur ein kompaktes Log mit den wichtigsten Informationen auszugeben.
Rule Assigment, der Gesamtüberblick
Eine sehr nützliche Erweiterung im Regelmanagement ist die neue Ausweisung der Verwendung von Regeln in der Downloadfunktion für Regeln. Bisher konnte diese Information nur einzeln manuell über die Regel eingesehen werden. Jetzt kann man sich einen Gesamtüberblick verschaffen.
Neue Application-Specific Rule Scenarios
Es gibt mit diesen Release drei neue Rule-Scenarios für Compensation & Pay, Contingent Workforce Management und EC Core. Über das Check Tool können die bisherigen Basis Regeln in die neue Form migriert werden.
Check Tool unterstützt das saubere System
Das Check Tool ist ein bekanntes Werkzeug, dass bereits jetzt eine umfassende Systemanalyse und Korrekturhilfen bietet. Mit dem neuen Release können nun auslaufende Elemente gefunden und automatisch über einen Quick Fix entfernt werden.
Meldungen managen wird einfach
Meldungen wurden einer Modernisierung unterzogen, die sich durch die gesamte Suite zieht. Mit dem neuen Release werden sie filigraner, verständlicher und schneller auffindbar. Erklärtes Ziel von SAP ist es, die Reaktionszeit und Korrekturzeit von Anwendern aller Gruppen auf Meldungen zu reduzieren und damit die Konfigurations- und Datenqualität zu erhöhen. Es gibt neue Felder für den Schweregrad, zur Ausweisung der Entität und mehr Kontextinformationen.
Replication - Der schnelle Weg zum Message Monitor
SAP stellt neue Support Packages für die Standardschnittstelle zur Datenreplikation zwischen SuccessFactors und SAP ERP/S4 Hana zur Verfügung. Dieses Add-ons beinhalten eine Modernisierung der Schnittstellenüberwachung. Die Überwachung von Fehlern in der Datenreplikation wurde um die Integration des Message Monitors erweitert. Bisher musste diese über die Transaktion SRT_MONI aufgerufen werden, was immer ein Verlassen des Stacking Bereiches erforderlich machte. Je nach System unterscheidet sich der Umfang der Neuerungen und das einzuspielende Support Package.
Mit dem Add-on ist ein Initial Load für die Create and Execute Employee Master Data and Org. Assignment Query möglich. Zudem wird die Message ID of Response angezeigt. Sehr nützlich ist ein neues Tool „Employee Temporarily Excluded from Data Processing“. Es ermöglich die Aussetzung der Verarbeitung eines Mitarbeiterdatensatzes, für den Fehler aufgetreten sind. Bisher wurde die Verarbeitung des gesamten Replikationspaketes gestoppt, nun können die fehlerhaften Sätze temporär ausgeschlossen werden, um nicht die gesamte Replikation zu stoppen.
Mit den neuen Packages wird ein weiterer wesentlicher Gap geschlossen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, die Beschäftigungsdaten gelöscht wurden und anschließend der Mitarbeiter wieder neu eingestellt wurde, so wurde dies nicht befriedigend repliziert. Von nun an werden die Non-Effective-Dated Daten, wie z.B. die E-Mail-Adresse bei Wiedereinstellung an das SAP übergeben. Replication Request werden jetzt automatisch gelöscht, wenn für das gleiche Objekt eine neue Anfrage gestellt wurde, die den Status erfolgreich oder veraltet hat und in den letzten 30 Tagen oder früher nicht geändert wurde. Dies macht die Funktion um einiges übersichtlicher.
Zusätzlich gibt es ein neues Löschtool für Bestandsdatentabellen, um das Volumen der Daten zu reduzieren. Das Full Transmission Start Date für Organizational Object Replication aus Employee Central wurde in die Transformation Template Group verlegt. Die Exchange Rate kann nun über die Standardschnittstelle nach SuccessFactors repliziert werden.
Nice to know - Auto-Acknowledgement für Admin Alerts
Für bestimmte Admin-Alerts besteht jetzt die Möglichkeit eine automatische Bestätigung nach X Tagen nach Veröffentlichung des Alerts einzurichten. Für bestimmte Systemgrößen und unkritische Meldungen kann dies sicherlich sehr hilfreich sein.
Datenschutz wird noch vielfältiger
Es gibt vielfältig Neuerungen im Bereich des Datenschutzes, der Datenüberwachung und der Datensicherheit, die bekanntermaßen schon sehr umfänglich in SuccessFactors ausgeprägt sind.
Datenschutz Benutzeränderung
Über eine neue Audit-Report Funktion können von nun an Änderungen an einem Benutzer nachvollzogen werden. Aufgezeigt werden Änderungen an Kontostatus, Anmeldename, Anmeldemethode, Gebietsschema, Zeitzone, Kontotyp, globaler Benutzer-ID und Personen-UUID.
Datenexport mit Rechtfertigung
Zum Schutz von sensiblen Daten kann mit dem neuen Release eingerichtet werden, dass ein Benutzer beim Export sensitiver Personaldaten eine Begründung hinterlegen muss.
Virus Scanning
Im Dokumenten-Management wurden Benachrichtigungswarnungen für Virenscans aktiviert. Sie beziehen sich auf Anhänge. Wenn ein Virus in hoch- oder heruntergeladenen Anhängen entdeckt wird, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Administrator gesendet.
Diese Funktionalität wurde auch automatisch im LMS aktiviert. Die Überprüfung erfolgt dort für das direkte Upload von Dateien oder automatisch über Connector-Verbindungen. Für den direkten Upload erscheint eine Fehlermeldung, für indirekte kann ein Ergebnisprotokoll im Connector eingesehen werden.
Achtung - End of Maintenance für Integration Packages
Einige Integration Packages, die von Kunden wenig angenommen wurden, wie z. B. Packaged Integration SAP SuccessFactors Learning and SAP ERP Financials Integration laufen aus und werden zukünftig nicht mehr von SAP unterstützt oder zur Verfügung gestellt. Hier ist das Unternehmen selbst gefordert neue Lösungen zu finden.
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