SuccessFactors – Tipps, Tricks & Features 2H 2023
Änderungen und Erweiterungen
Am 17. November 2023 hat SAP für die SuccessFactors Suite das 2. Release-Update 2023 für die Produktionsumgebung veröffentlicht.
Das Release 2H 2023 mit fast 400 Anpassungen steht ganz im Zeichen von Machine Learning, neuen einheitlichen modernen Oberflächen und der Nutzung von Skills und Kompetenzen sowie dem Talentmanagement für integrierte automatisierte Prozesse.
Der Ansatz, erleichtere dem Anwender die Arbeit wo immer möglich, spiegelt sich in allen Änderungen verstärkt wider. Die Microsoft Teams Integration wurde auf eine neue Ebene gehoben. Für gewisse Bereiche wurde eine parallele Datenerfassungsmöglichkeit über Microsoft Teams geschaffen. Wichtige Werkzeuge der Zukunft sind das SAP Talent Intelligence Hub und der SAP AI Business Services. Optisch wurde das SAP Standard Theme HORIZON nun komplett und vollständig übergreifend ausgerollt.
Wie üblich möchten wir Ihnen aus der Vielzahl an Änderungen und Erweiterungen ein paar Neuerungen, Ausblicke und nützliche Hilfen vorstellen.
Microsoft Teams die zusätzliche Arbeitsplattform
Einen großen Vorteil bietet die Microsoft Teams Integration für das Recruiting Modul. Die Nutzung von Teams-Chats direkt aus dem Mitarbeiterprofil gibt es bereits länger. Nun folgt die Möglichkeit, SAP eigene APPs basierend auf den neuen Quickcards „Manage My Data“ und „Manage My Team“ in Teams für die Erfassung von Daten und Benachrichtigungen zu implementieren. Erstmals gibt es somit die Möglichkeit, anmeldungsfrei außerhalb von SAP SuccessFactors für SuccessFactors Daten zu erfassen. Benutzer werden direkt in Microsoft Teams über Genehmigungen, zeitkritische Erinnerungen und andere Ereignisse benachrichtigt. Die Anwendungen stehen im Web und mobil zur Verfügung.
Ziel der neuen Quickcards ist es, dem Mitarbeiter oder Manager für bestimmte Situationen eine standardisierte Funktion zur Erfassung bestimmter Daten zu ermöglichen und diese stark integriert zu nutzen. SAP hat hierfür anpassbare Standardprozesse vordefiniert.
Auch für die Interviewplanung steht die Einplanung eines Microsoft Teams-Meetings nun bereit. Microsoft Teams-Besprechungsinformationen lassen sich bei der Planung von Interviews mit einbeziehen. Die Effizienz im Interviewplanungsprozess wird durch die Automatisierung der Microsoft Teams-Einladung als Teil des Buchungsprozesses für Vorstellungsgespräche verbessert. Sowohl Interviewer als auch die Bewerber nutzen den Besprechungslink, um am Vorstellungsgespräch teilzunehmen.
Recruiting im Wandel mit KI Unterstützung
Das so mächtige Reporting Modul wurde auch in diesem Release mit einigen Verbesserungen und Erweiterungen bedacht. KI unterstützte Arbeit, die Nutzung von Microsoft Teams und die neue Bewerber Oberfläche sind die wesentlichen Errungenschaften dieses Releases.
KI unterstützt Recruiter
Auf Basis des Stellenprofils und der Stellenanforderung wird auf Wunsch KI-gesteuert ein Stellenausschreibungstext erstellt. Zu verwendende Felder sind zu definieren. Recruiter wählen zwischen dem Standardtext oder dem generierten Text. Interviewfragen werden nicht unterstützt. Diese Erweiterung ist freizuschalten, einzurichten und steht nur für die Produktionsumgebung zur Verfügung.
Auf Basis der Stellenbeschreibungen ist es möglich, unter Benutzung der KI Funktionen Interview-Fragen zu generieren. 24 Stunden vor dem geplanten Interviewzeitpunkt wird der Interviewteilnehmer benachrichtigt. Nach Abschluss des Vorstellungsgespräches findet die Bewertung der Fähigkeiten des Bewerbers in Teams statt.
Das neue Application Management Feature
Mit diesem Release wurde das Redesigned Applicant Management Tool generell zur Verfügung gestellt. Die alte und die neue Funktion stehen dem Anwender zur Verfügung. Das überarbeitete Kandidaten Management besticht durch eine komplett neue Optik und Struktur. Erklärtes Ziel von SAP ist es, die Suche nach Kandidaten für Recruiter vor allem bei einem sehr hohen Datenaufkommen zu vereinfachen und performanter zu gestallten. Eine wesentliche Funktion ist die neue Kandidatensuche. Diese bietet vielfältige Such-& Filterungsmöglichkeiten mit neuen Kategorien und konfigurierbaren Filtern. Die Ergebnisse stellen eine gute Basis für Massenaktionen da. Die Anzeige der Detaildaten eines Kandidaten wurde ebenfalls neu aufgebaut. Das Tool wird stetig weiterentwickelt und bietet auch in Zukunft weitere Verbesserungen an.
New Career Site Search
Über eine Erweiterung der Implementierung erhalten Kandidaten verbesserte Suchmöglichkeiten auf der Karriereseite, sofern die Karriereseite über Career Site Builder CSB gesteuert wird. Die komplette Überarbeitung der Suchfilter durch SAP bietet viele neue Möglichkeiten, wie z. B. optische Unterscheidungen, eine vollständige Branding-Unterstützung, Synonyme für Standortnamen, flexible Job-Detaillayouts, verbesserte Regeln für die Job-Layout-Auswahl und vieles mehr. Das Unified Data Model ist hierfür durch Administratoren unter Berücksichtigung bestimmter Voraussetzungen zu enablen.
Stellenausschreibungen
Das System führt vor der Veröffentlichung von Jobs eine Datenprüfung durch. Im Falle eines Fehlers wird dieser jetzt angezeigt. Die bisher sehr komplizierte Möglichkeit des Kopierens des Ausschreibungslinks wurde deutlich verbessert.
Globale Kalender
Im Recruiting stehen per sofort zwei Kalender zur Verfügung, ein bevorzugter und ein weiterer globaler Kalender.
Flexible Kandidaten anonymisieren
Recruiter & Administratoren verfügen über eine neue Funktionalität, das „Kandidatenprofil anonymisieren“, um spontan bei Bedarf Kandidatenprofile zusammen mit disqualifizierten Bewerbungen zu anonymisieren. Gleichzeitig werden die definierten Anonymisierungsregeln außer Kraft gesetzt. Der Recruiter wird somit flexibler und kann auf zusätzliche Anforderungen reagieren, parallel zum eingerichteten Data Retention Time Management (DRTM).
Skills direkt an der Person - Die neue Stufe der Talentförderung - Der Talent Intelligence Hub
Mit dem Release 2H 2023 steht der Talent Intelligence Hub (TIH) allgemein zur Verfügung. Es ist die neueste und höchste Stufe des Talent Managements, die das Center of Capabilities ablöst und mit der SAP Businesss AI verbunden ist. Die neue Funktion umfasst drei Bereiche:
- Attributes Library
Eine zentrale Bibliothek, welche ausgewählte Fähigkeiten und Mitarbeiterattribute eines Unternehmens verwaltet.
- Das Growth Portfolio
Direkte Zuweisung von Skills & Attributen zu Mitarbeitern. Auf diese Weise entsteht ein Growth Portfolio, welches als Quickcard aufgerufen werden kann. Diese Informationen nutzen integrierte Module.
- Die Skills Ontology
SAP erstellte Datenbasis von 30.000 Skills basierend auf globalen Job Postings.
Zukünftig ist es möglich Skills, direkt und sehr einfach einer Person zuzuweisen. Bisher war der Aufbau einer unübersichtlichen, schwer nachvollziehbaren Struktur erforderlich. Mitarbeiterfähigkeiten wurden bestenfalls über den Job Profil Builder direkt Rollen und Jobprofilen zugewiesen, nicht aber direkt der Person. Die zusätzliche Zuweisung von Job Code zu Job Roles war nötig, um indirekt über die Planstelle, dem Mitarbeiter die Fähigkeiten zuzuweisen. Der Job Profil Builder bleibt erhalten, wird in den Hub teilweise integriert und reduziert sich auf die Verwaltung von Job Attributen.
Der Talent Intelligence Hub ist Bestandteil der SAP SuccessFactors-Plattform, somit ist er frei nutzbar und es fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an.
Die neue Funktion ist in vielen SuccessFactors Modulen integriert. So können beispielsweise im Recruiting Bewerber anhand ihrer Skills bewertet werden. Skills aus dem Hub werden vorher ins Stellenprofil mit aufgenommen. SAP bietet im Learning Management das automatische Generieren von Schulungsempfehlungen auf Basis von Skills.
Für die Nutzung des Hubs sind Systemumstellungen erforderlich. Es ist zu beachten, dass nicht alle Daten migriert werden. SAP hat hierfür einen Upgrade Leitfaden erstellt.
LMS Learning Management wird modern
Die neue Learning Homepage bietet für den Lerner eine völlig neue Erfahrung und ist attraktiver geworden. Die Unterstützung durch Machine Learning hat Einzug genommen. Die Anwender-Oberflächen wurden einem kompletten Redesign im neuen modulübergreifenden SAP Standard unterzogen. Aktuell kann der Anwender über einen Schalter im oberen Rechtenrand zwischen neuer und alter Learning Homepage wechseln. Die alte Homepage bleibt erhalten. Die neue Oberfläche wird per Default gesetzt. Die neue Lernansicht umfasst bereits viel, aber noch nicht alles. SAP hat hierfür eine Roadmap ausgegeben. Für 2024 ist die Umsetzung der Manager Experience, Recommended Assignments, Zugang zu Standard Lernfunktionalitäten, Admin Recommendations und Custom Content geplant.
Die neue Homepage ist in folgende Bereiche strukturiert:
Die neue erweiterte Suchfunktion ist angenehm in der Benutzung und Ergebnisse werden schneller gefunden. Über eine Type-ahead Funktion werden Vorschlagswerte gruppiert angezeigt. Es kann über verschiedenste Kriterien gesucht werden. Zu beachten ist, dass die neue Suchfunktion nicht für alle Data Center gleichzeitig ausgerollt wird. Für Preview startet die Ausrollung ab 7.11.2023. In der Übergangszeit steht die bisherige Suchfunktion weiter zur Verfügung.
Die erweiterte Suche bietet eine umfangreiche Filtersetzung und Sortierung. Suchergebnisse lassen sich mit Lesezeichen markiert und als Empfehlung an Kollegen weiterleiten. Bei neuen Suchen behält man vorherige Filter bei und die Details zur Lernaktivität werden in einem gesonderten Tab angezeigt, so dass die Sucheinstellungen innerhalb der Session nicht verloren gehen. Änderungen durch Administratoren in den Stammdaten werden erst nach 12 Stunden in der Suche reflektiert.
Auch im Learning stehen Funktionen des SAP AI Business Services zur Verfügung.
Die maschinelle Lerntechnologie unterstützt personalisierte Lernempfehlungen auf Basis von Skills und Kompetenzen aus dem Talent Intelligence Hub und weiteren Profil-Informationen. Diese lassen sich auf der neuen Learning-Homepage separat ausweisen. Das Feature Personalisierte Empfehlungen ist ein Opt-In und wird ebenfalls nach und nach über die Data Center ausgerollt.
Im LMS ist eine Integration zu Talent Intelligence Hub möglich und sinnvoll, aber nicht zwingend erforderlich. Die Nutzung des Talent Intelligence Hub verbessert die Verknüpfung von Skills mit Learning.
Die Course Home Experience wurde zusätzlich weiterentwickelt, um die Bedienung zu erleichtern und mehr Neugierde zu schaffen. Unabhängig vom Ort der Durchführung und der Art der Schulung werden nun Zeitzonen für die Startzeit der Kurse angezeigt, um dem Benutzer die Zeitplanung zu erleichtern. Kursinhalte wählt man einfacher über einen beliebigen Klick auf der ganzen Kursfläche.
Joule & SuccessFactors
Joule ist ein systemübergreifender, digitaler KI–generativer Assistent von SAP, der nun auch in SuccessFactors integriert ist. Er ist je nach SAP-Anwendung bis zu einem bestimmten Limit kostenlos in den Anwendungen enthalten. Der digitale Assistent unterstützt Anwender in drei Bereichen: bei der Navigation, bei der Beantwortung von Fragen und bei der Durchführung von HR spezifischen Aufgaben sowie beim Auffinden von Informationen. Er basiert auf einer gesprächsgeführten Kommunikation, auf einem höheren Niveau als normale Chatbots, mit dem Ziel, eine effektive Kommunikation zwischen Anwender und Computer zu realisieren. Joule steht am Anfang seiner Entwicklung und wird sicherlich in naher Zukunft verstärkt Einzug in die HR-Tätigkeitsbereiche von Unternehmen finden.
Reporting im Wandel
Die zukünftige alles umfassende go-to Solution für People Analytics in SF sind Stories. SAP hat nun angekündigt, dass die anderen Report Tools wie Classic Reports, Table Reports, Canvas Reports und Tiles & Dashboard zukünftig auslaufen. Im Zuge dessen hat SAP eine Timeline veröffentlicht.
Mit diesem Release wird der Daten-Umfang von Stories nochmals erweitert. Von nun an ist es möglich den systemseitigen E-Mail-Verkehr zu überwachen. Diese Daten sind zu berechtigen. Es ist eine gute Option, Versandfehler schnell zu verifizieren. Die Auswertung des Kandidatenstatus wird nun unterstützt. Auch der neue Talent Intelligence Hub steht für Story Reports zur Verfügung. Im Time Management besteht die Option Kommentare zu temporären Zeitinformationen auszuwerten.
Zu Sicherstellung von Compliance Anforderungen eines Unternehmens, kann seit Neustem die Angabe von Gründen für den Download von sensitiven Daten eingerichtet werden.
Durch neue Berechtigungen ist es auf einfache Weise möglich, bestimmten Personengruppen für das Reporting einen Zugriff auf alle Daten zu gewähren. Diese Berechtigung ist mit Bedacht zu setzten, aber vor allem für Administratoren sehr hilfreich.
Unified Story Experience: Die Erstellung von Stories wurde weiterhin verbessert und die Bedienung erleichtert. Eine nützliche neue Funktion ist das Kopieren von Widges zu anderen Browser Tags.
Für Kunden der SAP Analytics Cloud (SAC) gibt es nun die Möglichkeit eine Live-Connection zu SF einzurichten. Dies bietet den Vorteil, dass man für die SF Daten auf ein breites Funktionsspektrum zugreifen kann.
Hilfreich - Klein aber fein!
Es gibt zahlreiche kleinere Neuerungen, die durchaus sehr hilfreich im Arbeitsalltag sind. Nachfolgend einige Beispiele.
ONB/OFF – Custom Tasks & Delegierung
Viele Kunden freuen sich! Das On-/Off-Boarding wurde um zwei sehr hilfreiche Funktionen erweitert:
- Benutzerdefinierte Aufgaben erstellen und zu bestehenden Onboarding- und Off-Boarding-Programmen hinzufügen
- E-Mail-Benachrichtigungen automatisch an Aufgabenempfänger senden, wenn die Aufgabe zugewiesen und abgeschlossen wird
Diese Funktion ist bei Bedarf einzurichten. Für Aufgaben wurde nun die Möglichkeit des Delegierens ausgerollt.
SAP Support Connection
Manche Anwender stört der bisherige Support-Button in der Ansicht während ihrer Arbeit, da der Button Bildschirmteile verdeckt. Dieser Schaltfläche wurde nach rechts oben in die Menüleiste verlegt.
Die Vielfalt der Benutzernamen
SAP bietet eine neue Funktion, die es ermöglicht, Usernames auf Case-Insensitive umzustellen. SAP folgt hiermit Kundenwünschen, um die Anbindungen in einer heterogenen Systemlandschaft zu vereinfachen. Diese Umstellung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Mobile Passwort-Vergessen-Funktion
Die mobile SuccessFactors Anwendung wurde um eine Passwort-Vergessen-Funktion erweitert. Eine kleine Erweiterung, aber eine nützliche Erleichterung für Administratoren. 
Und es gibt noch vieles mehr!
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