SuccessFactors – Tipps, Tricks & Features Release-Update 1H 2021

SuccessFactors – Tipps, Tricks & Features Release-Update 1H 2021

Am 21. Mai 2021 veröffentlicht SAP für die SuccessFactors Suite das neue Release-Update für die Produktionsumgebung. Nennenswerte Highlights dieses Jahres sind z.B. die Weiterentwicklung von SAP WORK ZONE for HR, das Vorantreiben des Human Experience Management, die Funktion des Time Trackings und die neue Homepage.

Wir möchten Ihnen aus der Vielzahl an Änderungen und Erweiterungen ein paar Highlights und nützliche Hilfen vorstellen.

Reimagined Homepage

Als ein optionales Feature gibt es seit dem Release-Update 2H 2020 eine neue Homepage. Generell ausgerollt wird sie zum Release-Update 1H 2022. Im Zeitraum zwischen der Version 2H 2021 und der Version 1H 2022 können Kunden die neu gestaltete Homepage testen, um neue Erfahrungen zu gewinnen.

  2H 2020 1H 2021 2H 2021 1H 2022
Release Readiness Early Adoption Early Adoption General Availability General Availability
Rollout Plan Admin Opt-In Admin Opt-In Admin Opt-In Universal
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SAP Work Zone for HR

SAP Work Zone ist der neue digitale integrative und zentrale Arbeitsplatz von SAP und ein Wegbereiter auf dem Weg des Human Experience Management (HXM). Ziel ist es, die Produktivität und das Engagement der Benutzer zu steigern.  Es zentralisiert den Zugriff auf relevante Geschäftsanwendungen, Prozesse, Informationen und Kommunikation an einem einheitlichen Einstiegspunkt und systemübergreifend. Der Benutzer kann von jedem Gerät aus zugreifen. Somit rückt der Mitarbeiter immer mehr in den Focus. Langfristig gesehen wird SAP Work Zone das SAP Portal und SAP Jam ablösen.  SAP Work Zone ist eine Ebene über dem SAP Cloud Plattform Launchpad.

SAP Work Zone for HR ist eine seit Ende 2020 zur Verfügung stehende Lösung aus dem Bereich  Human Experience Management. Hierbei handelt es sich um eine übergeordnete und um Workflow und mobile Services erweiterte SuccessFactors-Lösung basierend auf SAP Work Zone, die speziell auf die Anforderungen von HR-Organisationen zugeschnitten ist. Sie ist über SAP SuccessFactors erhältlich und verfügt über Standard-Pakete des Experience Management.

 

Mit dem neuen Release-Update wurden einige Erweiterungen veröffentlich:

  • Erweiterung bestehender UI integration cards:
    My Profile and Org Chart verfügen nun über Customizing-Funktionen für die Anzeige
  • Neue Workspace Templates
  • Neue Guided Experience, Return to Workplace (Employee)
  • Neue UI integration cards:
    • Development Goals:
      Anzeige und Update der persönlichen Development Goals
    • Learning Approval:
      Verwalten der Genehmigungsanfragen zu Schulungen
    • Curricula Status:
      Gesamtübersicht des persönlichen Curricula Status
    • Vaccination Status:
      Verfolgen des aktuellen Status von Mitarbeiter-Impfungen
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Time Tracking

Seit Januar 2021 hat SAP die langersehnte Funktion Time Tracking auf den Markt gebracht.  Für das Jahr 2021/2022 sind viele Erweiterungen geplant. Diese Lösung ermöglicht es den Unternehmen, Zeitdaten für ihre Mitarbeiter detailliert und abrechnungsfähig zu erfassen. Hierfür wird eine eigene UI verwendet. Es erweitert die aktuelle Zeitwirtschaft unter SuccessFactors um die Möglichkeit, komplexe Time Sheets /CATs einzusetzen. Diese Funktion wurde von vielen Kunden in der Cloud vermisst. Über den Clock Terminal Integration Service können externe Zeiterfassungsterminals integriert werden.

  • Mobile-Zeiterfassung ab Mai 2021
  • Terminal-Zeiterfassung ab Mai 2021
  • Integration von externen Zeiterfassungsterminals
  • Schnittstelle zu externen Gehaltsabrechnungssystemen
  • Automatische Berechnung von Gehaltskomponenten
  • Erweiterung in SF EC
  • Time off / on Funktion
  • Integration von Schichtplänen möglich
  • Genehmigung von einzelnen Zeit-Typen und ihren Anfragen
  • Mobile und Web basierte Zeitkorrekturmöglichkeiten
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LMS in People Analytics

Daten aus dem SuccessFactors Learning Management System (LMS) sind jetzt als Schema in den Stories in SuccessFactors People Analytics vorhanden.  SAP stellt Stories-Templates zur Verfügung, die zusätzlich zur kundeneigenen Neuerstellung von Stories genutzt werden können.

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Center of Capabilities

Im Zuge der Umsetzung des Human Experience Management geht SAP weitere Schritte voran. Die Person rückt stärker in den Focus. Um dies zukünftig umsetzen zu können, wurde das Center of Capabilities, ein neues zukunftsträchtiges Framework, entwickelt.

Es umfasst ein zentrales Repository, genannt Capabilities Library, und wird zukünftig die modulübergreifende Basis für alle weiteren Entwicklungen in diesem Bereich werden. Ziel ist es, die Fähigkeiten von Personen in einer Organisation mit Hilfe der Aufnahme von Kompetenzen, Arbeitsstile, Arbeitswerte und andere organisationsdefinierte Attribute, zu erfassen.

In der aktuellen Version werden Kompetenzen unterstützt.

 

Die aktuelle Version bietet die folgenden Funktionen:

  • Erstellen und Verwalten von Kompetenzen (früher im Job Profile Builder)
  • Zuweisung von verbundenen Verhaltensweisen zu Kompetenzen basierend auf organisationsspezifischen Anforderungen
  • Aufbau einer neuen Bibliotheksstruktur, um Kompetenzen, Kategorien und Gruppen zu organisieren

Die zukünftigen Versionen sollen folgende Funktionen umfassen:

  • Benutzer können ein Portfolio ihrer Funktionen erstellen
  • Aufnahme zusätzlicher Fähigkeitstypen wie Fähigkeiten und Zertifizierungen
  • Über eine Kompetenzbewertungsskala können Benutzer ihre Fähigkeiten bewerten
  • Nutzung der Capabilities Library in anderen SAP SuccessFactors-Produkten

Das Center of Capabilities basiert auf dem Job Profile Builder und wird automatisch aktiviert, wenn der Job Profile Builder bereits verwendet wird.

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Email Notifications for Admin Alerts 2.0

Eine kleine erfreuliche Erweiterung für den Anwender ist die neue zeitliche Steuerungsmöglichkeit von E-Mail-Benachrichtigungen anhand der Meldungsart. Pro Meldungsart kann nun unter „Admin-Meldungen 2.0“ im Admin Center festgelegt werden, ob die E-Mail-Benachrichtigung täglich, wöchentlich oder gar nicht erscheinen soll. Über diese neue Frequenzsteuerung erhält der Anwender nur die Information, die er im Wesentlichen für seine Arbeit braucht.

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Manage Data Storage

Mit Hilfe des neuen Tools Mange Data Storage können sich Administratoren im Admin-Center die Datennutzung der verwendeten Instanz anzeigen lassen und den Datenspeicher verwalten. Mit diesen Informationen wird das Festlegen von unternehmensspezifischen Datenaufbewahrungsstrategien entsprechend erleichtert.

 

Es umfasst die folgenden Funktionen:

  • Überblick über die Datennutzung in Ihrer Instanz
  • Detaillierte Aufschlüsselung der Datennutzung nach Datentyp und Modul
  • Datenlöschung, um Speicherplatz über den Link zum Data Retention Management freizugeben
  • Die in den einzelnen Abschnitten angegebenen Daten werden am Wochenende wöchentlich aktualisiert
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Deep Links to People Profile Blocks

Es besteht nun die Möglichkeit über sogenannte Deep Links Benutzer direkt auf einzelne Abschnitte (Blocks) im Mitarbeiterprofil zu verweisen. Sie können überall dort verwendet werden, wo Hyperlinks möglich sind, wie z.B. in E-Mai-l Benachrichtigungen.

Ability to Multi-Select Employees in Autocomplete Search

Es wurde eine neue Mehrfachauswahlfunktion für Mitarbeiter in der Autocomplete Search eingeführt, um Ihre Sucherfahrung zu verbessern. Diese basiert auf Kundenwünschen. Wenn diese neue Funktion auf den Modulseiten aktiviert ist, so können in der automatischen Vervollständigungssuche die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

• Mehrere Mitarbeiter aus einem Suchergebnis auswählen
• Sofortiges Entfernen von ausgewählten nicht gewünschten Mitarbeitern aus dem Widget

Business Configuration – Rule – Szenario

Implementierer wird es freuen! Die Konfigurationsmöglichkeiten für Geschäftsregeln wurden um einige sehr nützliche Funktionen erweitert. Neben der Möglichkeit, Regeln einzusehen und zu deaktivieren, anstatt sie zu löschen, gibt es neue Validierungen bzgl. des erlaubten Event-Typs für Workflow-Regeln. Ebenso wurden die angebotenen Regel-Szenarien erweitert, so dass mögliche Fehler in der Konfiguration von Basis-Regeln vermieden werden können.

Position to Job Info Sync Rule Context

Mit Hilfe des neuen Regelkontextes Position to JobInfo Sync kann eine Regel abhängig von Geschäftsanforderungen ausgelöst werden.

Es kann bestimmt werden, ob eine Regel, die Jobinformationen zugewiesen ist, ausgelöst werden muss, wenn eine Synchronisierung von Position to Job-Information vorliegt. Der Regelkontext kann auf onSave- und onChange-Regeln angewendet werden.

Unter Manage Business Configuration in den Elementen der Regelzuweisung erscheint nun der neue Regelkontext.

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Neue Szenarien

Mit dem Release-Update 1H 2021 sind die folgenden Szenarien hinzugekommen.

Neues Regel-Szenario Verwendung
Rule Scenario to Validate HRIS Elements Erstellung und Durchführung von Geschäftsüberprüfungen unter Auslösung von Warnmeldungen zu HRIS-Elementen.

Rule Scenario to Calculate the Full-Time Equivalent (FTE) for a User

 

Auf Basis des Job Information Model Objektes kann nun der full-time equivalent (FTE) für Mitarbeiter errechnet werden.

 

Rule Scenario for Cross-Entity Rules

Die lang ersehnte Möglichkeit, Rollen-Szenarien für verschiedene Entitäten anzulegen ist nun da. So können z.B. Job-Informationen Vergütungs-Informationen updaten. Maximal 5 Cross-Entity-Regeln sind erlaubt.

 

Admin-Favorits

Eine kleine nette Erweiterung für die SuccessFactors-Administratoren ist der Reiter Letzte /Available unter der Funktion Admin-Favoriten. Es werden die zuletzt aufgerufenen Admin Tools, die direkt aus der Gesamtübersicht im Admin Center aufgerufen wurden, angezeigt.

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Und es gibt noch vieles mehr…

Sind Sie interessiert und möchten gerne mehr erfahren? Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Sie!

Kontakt

Wiebke Sandmann
Telefon: +49 (0)40 53302-0
E-Mail: info@cimt-ag.de
Twitter: twitter.com/cimtag

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