Geschäftspartner in SAP S/4HANA
Geschäftspartnerkonzept
Seit der Einführung von SAP S/4HANA sind die traditionellen Konzepte von Debitoren und Kreditoren überholt. Mit der Implementierung von SAP S/4HANA werden alle Geschäftspartner im Finanzwesen sowie Kunden im Vertrieb und Lieferanten in der Materialwirtschaft als zentrale Geschäftspartner verwaltet.
Der zentrale Einstiegspunkt für das Anlegen, Bearbeiten und Anzeigen von Stammdateninformationen von Kunden und Lieferanten ist nun der SAP-Geschäftspartner und die Transaktion BP. Das Geschäftspartnerkonzept ersetzt den klassischen Ansatz von separaten Kreditoren- und Debitorenstammsätzen. Dadurch besteht die Möglichkeit, dem Geschäftspartner eine eindeutige Geschäftspartnernummer zuzuweisen, die gleichzeitig seine Kreditoren- und Debitorennummer sein kann.
Der SAP-Geschäftspartner, auch als GP oder BP (der Business Partner) abgekürzt, ist die übergeordnete Instanz für die unterschiedlichen Geschäftsbeziehungen, die ein Unternehmen zu einer Person, einer Gruppe oder einer Organisation eingehen kann. In diesem Zusammenhang sind von großer Bedeutung folgende SAP-Begriffe:
- Geschäftspartnertyp
- Geschäftspartnerrolle und
- Geschäftspartnergruppierung
Bei der Anlage eines Geschäftspartners steuern Sie zunächst über den Geschäftspartnertyp, wie Sie den GP anlegen möchten – entweder als Person, Organisation oder Gruppe. Der gewählte GP-Typ bestimmt auch den Bildaufbau für die Stammdatenpflege. Wenn Sie sich beispielsweise für eine Person entscheiden, pflegen Sie Vor- und Nachnamen, während bei Organisationen die Branche und die Rechtsform hinterlegt werden können.
Nach Festlegung des Geschäftspartnertyps definieren Sie die Geschäftspartnerrolle. Unabhängig davon, ob der GP als Kunde, Lieferant, Kreditor oder Debitor benötigt wird, wird er zunächst mit der allgemeinen Geschäftspartnerrolle angelegt. Dadurch werden Basisdaten wie Name, Anschrift und Bankverbindung zentral definiert und müssen nur einmal eingetragen werden. Änderungen an diesen allgemeinen Daten erfolgen daher einmalig in der allgemeinen Rolle.
Anschließend können Sie dem neuen Geschäftspartner weitere Rollen für einen oder mehrere Buchungskreise zuordnen. Wenn beispielsweise die Rolle des Kreditors im FI zugewiesen wird, wird automatisch der entsprechende Kreditorenstammsatz angelegt. Diese automatische Synchronisierung der Stammdaten erfolgt systemseitig über die im Customizing voreingestellte Customer-Vendor-Integration (CVI).
Zuletzt legen Sie über die Geschäftspartnergruppierung fest, ob die Nummernvergabe der Geschäftspartnerstammsätze intern oder extern erfolgen soll. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Geschäftspartner nach intern vergebenen Nummern, extern alphanumerisch vergebenen Nummern oder Lieferanten zentral zu gruppieren. Wenn ein GP sowohl Kreditor als auch Debitor ist, wird nicht nur ein separater Kreditoren- und Debitorenstammsatz angelegt, sondern ein zentraler GP, dem verschiedene Rollen wie Kreditor, Lieferant, Debitor oder Kunde zugewiesen werden können.
Anlage eines SAP-Geschäftspartners in SAP S/4HANA
Sie können Ihren Geschäftspartner auf unterschiedliche Weisen anlegen:
Einerseits im SAP GUI über die Transaktion BP
(Business Partner).
Andererseits können Sie für die Anlage auch die Fiori-Oberfläche nutzen. Hier erfolgt das Anlegen bzw. Bearbeiten von SAP-GPs über die von SAP gestellten Fiori-Kacheln.
Abschließend wird jeder Geschäftspartner im System mit einer eindeutigen Nummer angelegt. Diese Nummer finden Sie in der Tabelle BUT000 im Feld Geschäftspartner-GUID.
Integration von Kunden und Lieferanten (CVI)
Die Customer-Vendor-Integration (CVI) hat im Zusammenhang mit dem GP unterschiedliche Funktionen. Zum einen ist sie die essenzielle Schnittstelle zwischen den Objekten: Geschäftspartner, Kreditor/Lieferant und Debitor/Kunde.
Zum anderen steuert die CVI im Rahmen einer Migration von SAP ERP auf SAP S/4HANA die Zuordnung der Stammdaten Kreditor/Lieferant und Debitor/Kunde zu einem entsprechenden Geschäftspartner. Seit dem Release SAP S/4HANA 1610, ist der SAP-GP verpflichtend. Gleichzeitig bedeutet das, dass auch die Customer-Vendor-Integration (CVI) verwendet werden muss, um die Synchronisation der Objekte: Geschäftspartner, Kreditor/Lieferant und Debitor/Kunde zu gewährleisten. Allerdings ist es hier auch wichtig zu erwähnen, dass die Customer-Vendor-Integration einfach im Hintergrund mitläuft und sicherstellt, dass die Tabellen: BUT000, KNA1, KNB1, LFA1, LFB1, KNVV und LFM1 bei identischen Feldern immer synchron gehalten werden.
Dies gilt sowohl für SAP ERP als auch für SAP S/4HANA.
Eine weitere Aufgabe der CVI ist die Konvertierung von Stammdaten im Rahmen einer Migration. Dort hat sie die Aufgabe, die Objekte Debitor und Kreditor in Form von sogenannten Geschäftspartnerrollen in das Objekt Geschäftspartner zu integrieren.
Vorteile des SAP-Geschäftspartneransatzes
In Bezug auf essenzielle Aspekte bietet der SAP-Geschäftspartneransatz u.a. folgende Vorteile:
- Verwendung der unterschiedlichen Geschäftspartnerkategorien: Organisation, Person, Gruppe
- Verwendung der einzigen Entität SAP-Geschäftspartner für verschiedenartige Geschäftsbeziehungen
- Ein Geschäftspartner kann mehrere Rollen wie Debitor, Kunde, Kreditor und/oder Lieferant übernehmen
- Geschäftspartnerrollen können im Laufe der Zeit geändert werden, wobei ein Geschäftspartner in seinem Lebenszyklus nur noch einmal angelegt werden muss
- Zeitabhängigkeit unterschiedlicher Untereinheiten – Rollen, Adressen, Beziehungen, Bankdaten und weitere können zeitabhängig hinterlegt und verwendet werden
- Verwendung von flexiblen Geschäftspartnerbeziehungen wie „hat Ansprechpartner“, „ist verheiratet mit“ etc.
Neugierig geworden?
Haben wir Ihr Interesse zum Thema „Geschäftspartner in SAP S/4HANA“ geweckt? Wollen Sie das Geschäftspartnerkonzept von SAP S/4HANA besser kennenlernen und die Umstellung per Customer-Vendor-Integration meistern? Wollen Sie auch erfahren, welche Einstellungen Sie vor der Integration treffen müssen und wie Sie Ihre Kunden- und Lieferantenstammdaten erfolgreich synchronisieren?
Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf den gemeinsamen Austausch.
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