Bei diesem Szenario wird sowohl für den Debitor als auch den Kreditor ein einzelner Geschäftspartner durch die CVI erzeugt. Beide neu erzeugten Geschäftspartner haben eine andere Nummer als der abhängige Debitor bzw. Kreditor.
Customer-Vendor-Integration (CVI)
Einführung des SAP Business Partners mit der CVI
In SAP S/4HANA ist der SAP Business Partner anstelle von Kunden und Lieferanten als führendes Stammdatenobjekt vorgesehen. Hierdurch sollen eine einfachere Stammdatenpflege sowie die Harmonisierung der Daten und Prozesse ermöglicht werden. Alle Unternehmen, die ihr SAP-System im Rahmen einer Brownfield-Transformation von SAP ERP auf SAP S/4HANA upgraden wollen, müssen im Voraus die bestehenden Kunden und Lieferanten zu einem Geschäftspartner konvertieren.
In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie die Customer-Vendor-Integration (CVI) bei der Konvertierung der Kunden und Lieferanten auf den SAP-Geschäftspartner als unterstützendes Tool dient und welche Möglichkeiten es im Rahmen dessen gibt.
Was ist Customer-Vendor-Integration
Die Customer-Vendor-Integration (CVI) dient als Schnittstelle zwischen dem SAP Business Partner und den abhängigen Objekten Debitor/Kunde sowie Kreditor/Lieferant. In diesem Zusammenhang hat die CVI, in Abhängigkeit der verschiedenen Phasen, unterschiedliche Aufgaben:
Im Rahmen einer Brownfield-Transformation auf S/4HANA oder bereits als separates Vorprojekt, gewährleistet die CVI die korrekte Konvertierung der Kunden- und Lieferantenstammdaten. Diese Stammdaten werden in die jeweiligen Geschäftspartnerrollen konvertiert. Abhängige Ansprechpartner können jeweils im selben Zuge zu einem eigenen Geschäftspartner mit einer Beziehung zu den jeweiligen Debitoren bzw. Kreditoren konvertiert werden.
Sobald die Konvertierung der Kunden und Lieferanten auf den Geschäftspartner erfolgt ist, hat die CVI die Aufgabe, die Stammdaten kontinuierlich zu synchronisieren. Sofern die Transformation auf SAP S/4HANA nicht unmittelbar bevorsteht, können im SAP ERP weiterhin die Kunden bzw. Lieferanten wie gewohnt gepflegt werden. Der Geschäftspartner wird durch die CVI im Hintergrund jeweils synchronisiert. Spätestens mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA ist der Geschäftspartner die führende Einheit, so dass keine Kunden bzw. Lieferanten mehr direkt pflegbar sind, sondern wiederum über die CVI synchronisiert werden.
Konvertierungsszenarien bei verknüpften Debitoren/Kreditoren
Wesentliche Herausforderungen bei der Konvertierung der Debitoren und Kreditoren auf den Geschäftspartner sind die Bestimmung der Nummernkreislogik sowie das Mapping der bisherigen Kontengruppen auf die Geschäftspartnergruppierungen. Da eine wesentliche Funktion des Geschäftspartners die Datenharmonisierung darstellt, ist es bereits bei der Konvertierung durch die CVI möglich, Debitoren und Kreditoren, welche dasselbe Unternehmen abbilden, in einem einzelnen Geschäftspartner zusammenzuführen. Voraussetzung ist, dass die Stammsätze jeweils über das entsprechende Feld Debitor/Kreditor miteinander verknüpft sind. Die im Folgenden dargestellten Konvertierungsszenarien für verknüpfte Debitoren/Kreditoren können die Komplexität der Nummernkreislogik zusätzlich erhöhen.
In dem Beispiel ist die „Beispiel AG“ im SAP-System jeweils als Debitor 1000 sowie als Kreditor 4000 geführt. Je nach Konvertierungsszenario werden durch die Konvertierung unterschiedliche SAP Business Partner erzeugt.
Bei diesem Szenario wird sowohl für den Debitor als auch den Kreditor ein einzelner Geschäftspartner durch die CVI erzeugt. Beide neu erzeugten Geschäftspartner haben die identische Nummer wie der abhängige Debitor bzw. Kreditor.
Bei diesem Szenario wird für den Debitor und den Kreditor nur ein gemeinsamer Geschäftspartner durch die CVI erzeugt. Der neu erzeugte Geschäftspartner erhält die identische Nummer wie der abhängige Debitor.
Bei diesem Szenario wird für den Debitor und den Kreditor nur ein gemeinsamer Geschäftspartner durch die CVI erzeugt. Der neu erzeugte Geschäftspartner erhält die identische Nummer wie der abhängige Kreditor. 
Bei diesem Szenario wird für den Debitor und den Kreditor nur ein gemeinsamer Geschäftspartner durch die CVI erzeugt. Der neu erzeugte Geschäftspartner erhält eine unabhängige Nummer, welche nicht identisch ist mit der Nummer des Debitors bzw. des Kreditors.
Möglicher Projektablauf bei der Einführung des SAP-Geschäftspartners
Je nach Ausprägung der Kontengruppen und Nummernkreisen von Debitoren und Kreditoren sowie möglichen Kundenerweiterungen kann die Konvertierung der Kunden- und Lieferantstammdaten auf den SAP Business Partner ein zeitintensives und komplexes Teilprojekt im Rahmen der S/4HANA-Transformation darstellen. Daher empfiehlt es sich, diese Konvertierung bereits in einem Vorprojekt durchzuführen, um die Komplexität der S/4HANA-Transformation zu verringern und die Downtime beim Systemupgrade zu reduzieren.
Im Folgenden möchten wir Ihnen einen möglichen Projektablauf aufzeigen, welcher sich in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden bewährt hat. Mehr Informationen finden Sie in den jeweiligen Projektphasen.
Eine elementare Vorarbeit für die CVI stellt die Datenbereinigung dar. Hierunter fallen bspw. die Festlegung, welche Kunden und Lieferanten überhaupt in SAP S/4HANA bzw. in den SAP-Geschäftspartner übernommen werden sollen. Debitoren und Kreditoren, die nicht konvertiert werden sollen, können im Vorfeld der CVI archiviert werden. Außerdem können einige CVI-Datenkonsistenzprüfungen genutzt werden, um herauszufinden, ob Dateninkonsistenzen eine Konvertierung auf den Geschäftspartner verhindern würden, so dass diese Daten bereits angepasst werden können. Zudem sollten auch in dieser Phase bereits mögliche Duplikate identifiziert und harmonisiert werden. Hierzu steht uns ein eigenentwickeltes Duplikatsprüfungstool zur Verfügung. Mit diesem Tool können zusätzlich nicht-verknüpfte Debitoren/Kreditoren identifiziert werden, welche jedoch dasselbe Unternehmen abbilden. Durch die Identifizierung dieser Stammsätze kann die Verknüpfung nachgezogen werden, was die Voraussetzung für eine Zusammenführung in einen gemeinsamen SAP-Geschäftspartner darstellt.
In dem eigenentwickelten Duplikatsprüfungstool kann für Kunden- und/oder Lieferantenstammsätze definiert werden, ab welcher Anzahl übereinstimmender Feldinhalte zwischen den Stammsätzen ein Duplikat identifiziert werden soll. Basis dafür sind die im Bild dargestellten Vergleichskriterien. Dem Beispiel zufolge würden zwei Debitorenstammsätze als Duplikat identifiziert werden, wenn bspw. der Name, die Adresse und die Umsatzsteuernummer identisch sind. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Selektion weiter zu schärfen. Leere Feldinhalte können bei der Prüfung ignoriert werden, Stammdaten mit einem Löschvermerk können explizit ein- oder ausgeschlossen werden und die Prüfung kann zur Identifizierung von möglichen fehlenden Verknüpfungen zwischen Debitoren und Kreditoren genutzt werden.
Hinsichtlich der Konzeptionierung und des Customizings der CVI ist eine ausgiebige Analyse der Systemausprägungen der Kontengruppen von Debitoren und Kreditoren, deren jeweiligen Nummernkreiszuordnungen und abhängiger Ansprechpartner inkl. der Ansprechpartner-attribute sowie der entsprechenden Mengengerüste unerlässlich. Dies bildet die Ausgangsbasis für die folgende Konzeption.
In der Konzeptionsphase werden wichtige Entscheidungen getroffen, wie bspw. welches Konvertierungsszenario für verknüpfte Debitoren bzw. Kreditoren angewendet werden soll. Daraus lassen sich weitere Bestandteile ableiten. Es werden die GP-Gruppierungen definiert, die Nummernkreislogiken festgelegt sowie das Mapping von Ansprechpartnerattributen besprochen. Weitere Aktivitäten sind die Definition der jeweiligen Geschäftspartnerrollen, die auf Basis der zugrundeliegenden Kontengruppe jeweils erzeugt werden sollen und die Abstimmung hinsichtlich der Benutzerberechtigungen
Das CVI-Customizing ist die wesentliche Aktivität der technischen Vorbereitung. Dies stellt die Basis für die spätere Konvertierung dar und bildet im Wesentlichen das zuvor verabschiedete Konzept ab. Außerdem erfolgen in dieser Phase die Implementierungen von Systemerweiterungen für die Geschäftspartnerpflege sowie von Erweiterungen hinsichtlich der Konvertierung.
Sowohl für die Datenbereinigung und Analyse, insbesondere jedoch für die Konvertierung von Debitoren und Kreditoren zum Geschäftspartner steht das CVI-Cockpit für eine geordnete Durchführung zur Verfügung. Neben Vorbereitungsmaßnahmen wie der Konsistenzprüfung von Stammdaten und Customizing, kann der Absprung zu begleitenden Funktionen wie bspw. der Unterdrückung bestimmter Feldprüfungen oder der Definition einer führenden rechtlichen Einheit bei verknüpften Debitoren/Kreditoren erfolgen.
Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann man im folgenden Reiter „CVI-Laden“ die Konvertierung durchführen. Als Voraussetzung sollte gelten, dass alle Interfaces und Pflegetransaktionen für die Massenkonvertierung deaktiviert bzw. gesperrt sind. Ist dies der Fall, kann mit der Konvertierung existierender Debitoren/Kreditoren begonnen werden. Das CVI-Cockpit gibt ebenfalls die Möglichkeit, in das Post Processing Office (PPO) abzuspringen, um dort fehlerhafte Konvertierungsfälle zu identifizieren und nachzubearbeiten. Nachdem die Vollständigkeit der Massenkonvertierung sichergestellt ist, können die Interfaces und Pflegtransaktionen wieder freigegeben werden und das System in den Regelbetrieb übergehen. Zukünftig werden durch die aktivierte CVI neue Debitoren/Kreditoren und neue Geschäftspartner kontinuierlich synchronisiert, so dass Sie an dieser Stelle optimal für ein Upgrade auf SAP S/4HANA vorbereitet sind.
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Kontakt
Rico Just
SAP Consultant
Telefon: +49 (0)40 53302-0
E-Mail: rico.just@cimt-ag.de
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