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Electronic Data Mailing (EDM)
Herausforderungen
Die Möglichkeiten des E-Mail-Versandes aus SAP heraus sind bekanntermaßen mit Einschränkungen und Hürden versehen. Einen Business Prozess mittels Mail-Versand zu optimieren, um den Druck und Versand von Papierdokumenten zu vermeiden, gestaltet sich in SAP daher oftmals aufwendig – dies gilt auch für SAP S/4HANA.
Es gibt einige Funktionen, die häufig benötigt werden, jedoch im SAP Standard nicht verfügbar oder nicht einfach bzw. direkt einstellbar sind.
Unsere Lösung
Mit der Electronic Data Mailing Lösung – kurz EDM – wird die Email-Funktion bei einer Vielzahl von SAP Business Objekten durch die folgenden Funktionalitäten erweitert:
- Versand von beliebigen Anhängen, inkl. Zugriff auf die dem Objekt zugeordneten Dokumente (via SAP Archive Link bzw. Spoolaufträge)
- Persönliche und unternehmensweite Textvorlagen sowie Signaturen
- Historie der versendeten E-Mails
- Aufruf über Dienste zum Objekt mit Datenübernahme aus SAP Business Objekten
- Aufruf über Arbeitsvorrat für verschiedene SAP Standardanwendungen
- Hintergrundverarbeitung
Erstellung einer E-Mail
EDM ermöglicht die Erstellung und den Versand von HTML-basierten E-Mails bei einer hohen Flexibilität hinsichtlich der Abwicklung.
- E-Mail können manuell durch den SAP Anwender erstellt werden
- E-Mails können automatisch generiert werden, wenn die Stammdaten und das Customizing angepasst sind
- Empfänger E-Mail Adressen können vorgeschlagen werden oder wenn im Customizing hinterlegt vollständig ausgefüllt werden
- Ein Versand kann an diverse Empfänger (inkl. CC und BCC) erfolgen
- Automatisches Erzeugen von Betreffzeilen und Texten anhand der Daten des SAP Business Objektes mittels Textvariablen, somit Vermeidung von Tippfehlern, damit Metadaten aus dem Beleg direkt gezogen werden (z.B. Belegnummer, Rechnungsnummer).
- Verwendung von persönlichen sowie unternehmensweit vordefinierten Textvorlagen
- Hinzufügen von beliebigen Anlagen aus lokalen Speicherorten und Anlagen aus der Belegtransaktion (Archive Link Anhänge).
- Nutzung von diversen E-Mail Signaturen
E-Mail-Cockpit
Über das E-Mail-Cockpit können die einzelnen Mails bearbeitet werden
- Fachabteilung / Mitarbeiter selektieren den Arbeitsvorrat
- Richtigkeit und Vollständigkeit der E-Mail kann verifiziert werden
- Direkte Vorschau der Anhänge, ohne Bildwechsel
- Bearbeiten der generierten E-Mails möglich
- Setzen eines Verarbeitungsstatus
- Drucken der Dokumente jederzeit möglich
- Versand der E-Mails aus einem Arbeitsvorrat
- Gesonderte Freigabe, wenn eingestellt
Weitere Details
EDM lässt sich basierend auf den SAP Business Objekten aktivieren und ansteuern. Die Lösung steht für ca. 40 Objekttypen aus dem SAP Standard zur Verfügung. Die Anhänge können aus Archiven und dem SAP Spool hinzugefügt werden. Die Adressbücher für die E-Mail Empfänger werden abhängig vom SAP Business Objekt gefüllt.
Die Mails können aus dem E-Mail-Cokpit oder direkt aus der Belegtransaktion versendet werden. Die Aktivierung von EDM für ein SAP Business Objekt erfolgt mittels Customizing-Tabelle. Neben der Online-Nutzung von EDM für den Anwender besteht die Möglichkeit, über erweiterte Mailvorlagen E-Mails im Hintergrund für die einzelnen SAP Business Objekte zu erzeugen.
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