SuccessFactors Stories – Reporting der Zukunft

Tipps zur Implementierung

Seit einiger Zeit bietet SAP in der SAP Analytics Cloud eine neue, sehr beliebte Art des Reportings, die Report Story, an.

Diese Form der Berichtserstattung hat als People Story, einem lizenzfreien Part von SAP People Analytics, Einzug in SuccessFactors (SF) erhalten und wird zukünftig die anderen Reporting-Formen ergänzen bzw. ablösen. SAP People Analytics stellt somit die Gesamtlösung für das gesamte Reporting, die Personaleinsatzanalyse und die Personaleinsatzplanung in SF dar.

 

Moderne, interaktive, intuitive und modulübergreifende Auswertungen, dies klingt sehr verlockend. Lizenzkosten fallen nicht an. Welches Unternehmen möchte hiervon nicht sofort profitieren und diese Funktion zur Verfügung stellen. Doch genau dies ist nicht möglich.

Wer People Stories nutzen möchte, muss zuvor das Verbindungsglied zwischen SF und der SAP Analytics Cloud (SAC) implementieren: Den SAP Identity Authentication Service (IAS) in Verbindung mit dem SAP Identity Provisioning Service (IPS). Für IAS und IPS erhebt SAP ebenfalls keine Lizenzgebühren. Bei beiden Produkten handelt es sich um Cloud-Lösungen.

Was ist zu tun, welche Unterstützung bietet SAP und was ist zu beachten. Genau hierzu möchten wir Ihnen gerne einige Tipps und Übersichten auf den Weg geben. Für unser Beispiel haben wird den Ansatz gewählt, dass der IAS und der IPS noch nicht vorhanden sind und kein Corporate IdP zum Einsatz kommt. Andere Szenarien sind möglich.

Was sind Report Stories in People Analytics?

People Stories sind die Zukunft in SF. Stories sind die modernste und umfassendste Form des Reportings in SF basierend auf der Cloud Analytics. Auswertungen können Modulübergreifend ausgeführt werden. Stories sind intuitiv, interaktiv, flexibel und optisch sehr ansprechend. People Stories ermöglichen einen thematischen Gesamtüberblick und werden gern für Managersichten genutzt. Stories sind für die mobile Anwendung geeignet. Stories gehören zur People Analytics Lösung und stehen über eine Integration der SAC mit SF zur Verfügung. Die Visualisierung erfolgt über die SAC.

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Sie können an andere Personen verteilt werden. Der Endanwender kann die Datenselektion über Filter, Dimensionen und Kennzahlen steuern. Je nach Element und Definition werden für einzelne Elemente die Daten per Mausbewegung optisch hervorgehoben und weitere Detaildaten erscheinen. People Stories können über mehrere Seiten verfügen. Jede Seite kann separat gesteuert werden.

Seitens SAP werden alle zukünftigen Entwicklungen im Bereich des Reportings nur noch in der People Analytics für SF vorgenommen. Mit dem neuen Report Type Story werden nicht nur die Tools zur Erstellung, Verwaltung und Ausführung unterschiedlichster Auswertungen vereinheitlicht, sondern die Story umfasst alle Report-Typen. Die Reporterstellung wird somit einfacher und übersichtlicher. Die Anzahl der zur Verfügung gestellten Datenquellen und Standard-Templates wächst modulübergreifend mit jedem Release.
Bis der volle Funktionsumfang aller Report-Typen in Stories abgebildet ist, bleiben die bisherigen Report-Arten weiterhin bestehen, sollen aber langfristig entfallen.

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Aufruf

People Stories werden, wie alle anderen Auswertungen auch, über das Report Center in SF aufgerufen und angelegt. Die Bearbeitung und Ausführung der Stories geschieht in der SAC. Der SF Anwender bemerkt hiervon nichts. Die Systemverbindung wird automatisch aufgebaut und dem Anwender wird eine spezielle UI zur Verfügung gestellt, über die er den eingeschränkten Rahmen von Report Story in der SAC, die sogenannten People Stories, nutzen kann. Die Benutzeroberfläche des SF Anwenders für die Erstellung von Datenbasis und Story entspricht nicht der einer lizensierten SAC Anwendung. Die Query-Erstellung ist eine komplett andere Funktion und der Funktionsumfang der Datenauswertung über Widgets ist eingeschränkt.  Für Kenner der SAC ergibt sich somit ebenfalls ein kleiner Einarbeitungsaufwand.

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Funktionsumfang

Stories umfassen zwei Hauptkomponenten, Queries und Widgets. Queries sind die Datenquellen. Es können verschiedene Datenquellen miteinander verknüpft werden. Widgets sind die Darstellungsform der Daten. Im ersten Schritt werden die Queries definiert.

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Queries

Eine Story kann verschiedene Queries enthalten, die wiederum für die Datenanzeige miteinander verknüpft werden können. Die Daten-Quellen unterschiedlichster Module werden über intelligente Joins miteinander verbunden. Die Daten werden in Echtzeit ermittelt. Die Join-Möglichkeiten werden visuell vorgegeben. Welche Felder in die Query aufgenommen werden, wird manuell definiert. Zusätzlich können berechnete Zusatzfelder und Kennzahlen aufgebaut werden. Über Filter unterschiedlichster Art wird die Datenmenge selektiert. Dies kann das gesamte Query oder Teilbereiche einbeziehen. Für die Überprüfung der Query-Definition steht eine Validierungsfunktion zur Verfügung, die einen Teilausschnitt der selektierten Daten anzeigt. Die Queries können jederzeit für bestehende Story-Reports angepasst werden. Die definierten Queries werden nur für die jeweilige Story verwendet. Über die Kopierfunktion von Stories können komplexe Queries indirekt erneut erstellt werden.

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Widgets

Widgets ermöglichen es, Daten unterschiedlichster Quellen und Modulen auf einer Seite zu bündeln. Es können mehrere Seiten definiert werden. Tabellensichten, eine Vielzahl von Diagrammen, Kennzahlenanzeigen, Texteingaben und Bild-Zuweisungen können eingesetzt werden. Alle Elemente können über Kennzahlen und Dimensionen separat und übergreifend gesteuert werden. Pro Element, pro Seite oder pro Story besteht die Möglichkeit, übergreifende Filter festzulegen. Unterschiedliche Stile und Sortierungen können per Mausklick und Drap & Drop leicht umgesetzt werden. Die einzelnen Elemente können über Kennzahlen und Dimensionen miteinander verbunden werden.

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Verbesserungspotentiale der Nutzung von People Stories

Zur Freude eines jeden Anwenders bieten Stories einen breiten Funktionsumfang und sind deutlich intuitiver und ansprechender als bisherige Reportarten im Report Center. People Stories werden von SAP kontinuierlich weiterentwickelt und die zur Verfügung gestellte Datenmenge erhöht sich mit jedem Release, wie z.B. durch die Aufnahme von Onboarding- & Recruiting-Daten. Trotz allem fehlen noch einige sehr nützliche Funktionen. Downloads können nur als CSV erfolgen. Es gibt keine Möglichkeit des separat eingeplanten E-Mail Versands.
Nachteilig ist auch, dass der tägliche Erstaufruf von Stories langsam ist und teilweise das tägliche Arbeiten etwas unter der Systemgeschwindigkeit leiden könnte.

Voraussetzung für die Nutzung von People Stories

Eine zwingende Voraussetzung für die Aktivierung von People Stories in SF ist die Nutzung und Konfiguration des IAS, des IPS und das Report Center. Benutzer, die die People Stories verwenden möchten, müssen über den IAS in die SAP Analytics Cloud SAC synchronisiert werden. Aufgrund der unterschiedlichen Standards der Systeme können SF und SAC nicht direkt kommunizieren, sondern benötigen den IAS als Vermittler.

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Prozess Benutzersynchronisation

Die Benutzer werden automatisch aus SF in den IAS und über den IAS in die SAC synchronisiert. Für die Synchronisation aus SF heraus ist der IPS zuständig. Nach einer initialen Übernahme werden automatisch über fest eingeplante Jobs nur noch Änderungen am Benutzer weitergereicht. All diese Prozesse laufen für den SF Anwender im Hintergrund unbemerkt ab.

Für den HR Admin in SF ändert sich nichts. Er legt neue Benutzer/Mitarbeiter an und diese können dann, sofern es ihre Berechtigungen zulassen, die People Stories nutzen.

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Welche Bedeutung hat IAS?

In naher Zukunft wird die SF Benutzerverwaltung komplett auf den cloudbasierten Service IAS übergehen. Für einige SF Module wie Recruiting, Onboarding oder Stories ist sie bereits zwingende Voraussetzung.

Erklärtes Ziel von SAP ist es, einen zentralisierten einheitlichen Standard für Authentifizierung und Sicherheit für alle Systeme in einer heterogenen System-Landschaft zu schaffen, um die Kommunikation der Systeme für verbessern. Benutzer werden zukünftig nur noch in der Cloud über den IAS verwaltet.

Die Vorteile des IAS sind ein hoher einheitlicher Sicherheitsstandard für alle angebundenen Systeme. Die System-Landschaft kann nachtäglich erweitert werden. Die Anmeldung erweitert sich auf E-Mail oder Benutzer ID. Die Anmeldeoberflächen und Anmeldeprozesse vereinheitlichen sich unabhängig vom System. Das Management von Usern wird zentralisiert in der Cloud gehalten. Die Kommunikation zwischen den Systemen erfolgt sehr schnell.

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Zugriffsberechtigung

Die Nutzung von Stories wird im gewohnten Umfang über die SF Berechtigungen gesteuert. Nur wenn ein Benutzer in dem IAS angelegt ist und in die SAC synchronisiert wurde, hat der Anwender Zugriff auf die Stories.

Implementierung Übersicht

Im ersten Schritt ist die Integration zwischen SF und IAS vorzunehmen. Erst danach kann das Upgrade für People Stories vorgenommen werden.

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Implementierungsschritte IAS IPS

Der IAS ist als eigenständige Software vielfältig einsetzbar. In nachfolgenden Implementierungserläuterungen gehen wir von dem Ansatz aus, dass SuccessFactors Employee Central bereits genutzt wird, es noch keine IAS/ IPS Instanz gibt, der IAS nur für SF und SAC genutzt werden soll und SAC kein lizenziertes Produkt des Kunden ist.

Da die Implementierung für IAS in SuccessFactors aus dem Upgrade Center  nicht rückgängig gemacht werden können, ist das Vorgehen im Vorwege gut zu durchdenken. Für den IAS und den IPS gibt es jeweils einen Test- und einen Produktiv-Tenant.

Hauptstufen der Implementierung für IAS und IPS

Die Implementierung der IAS erfolgt in vier Hauptschritten. Zu Beginn werden die Tenants angelegt, danach erfolgt die Konfiguration der IAS, dann die Konfiguration des IPS. Die Kommunikation der Systeme erfolgt über den IPSADMIN. Nach vorheriger Benutzerdatensynchronisation wird zum Abschluss der IAS aktiviert.

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IAS und IPS Funktionsübersicht

Der IAS und der IPS umfassen viele Funktionen. Ein Großteil ist bereits mit Standardwerten voreingestellt. Durch die erforderlichen Upgrades aus dem Upgrade Center werden viele Einstellungen automatisch vorgenommen. Es ist jedoch wichtig zu bewerten und zu prüfen, ob die Vorgaben den Unternehmensanforderungen entsprechen. Im nachfolgenden Implementierungsvorgehen beschreiben wir nur die wichtigsten Anforderungen.

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Implementierungsschritte IAS und IPS im Detail

Die Integration von IAS und IPS für SF bedarf einiger Schritte. Diese werden im Detail in Ihrer Abfolge beschrieben. SAP bietet gute Unterstützung einiger Automatismen für die Einrichtung des IAS und des IPS. Das Setup des IAS ist somit um einiges einfacher, als wenn man diese separat aufbauen würde.

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Für die Nutzung des IAS gibt es gewisse Grundstandards, die zu erfüllen sind. So ist erforderlich, dass die Benutzerkennung in SF und die hinterlegte E-Mail-Adresse eindeutig sind. Zusätzlich ist für jeden User ein Nachname zu hinterlegen. Diese Voraussetzungen sind vor dem Start der Integration sicherzustellen.

Über das Upgrade Center wird das Upgrade „Initiate SuccessFactors SAP Cloud Platform Identity Authentication Service Integration” aufgerufen. Hierbei ist zu beachten, dass dies mit einem Kunden-S-User durchgeführt wird. Dieser S-User wird später der Haupt-Admin für die neuen Instanzen IAS und IPS sein. Unter https://iamtenants.accounts.cloud.sap/ ist zu prüfen, ob es bereits Tenants für IAS und IPS gibt und das zugewiesene Land den Unternehmensanforderungen entspricht.

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Für die Erstellung der IAS und IAS Tenants räumt SAP sich bis zu 24 Stunden Zeit ein. Für Test- und Produktionssystem gibt es unterschiedliche Tenants. Erst wenn der Kunden-S-User, der die Systeme beantragt hat, eine E-Mail erhält, dass die Systeme zur Verfügung stehen, kann weitergearbeitet werden.
Der Bereitstellungsprozess kann über das Admin Center/ Monitoring Tool for Identity Authentication Service/Identity Provisioning Service Upgrade eingesehen werden.

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Wenn der Upgrade-Prozess durchgeführt wurde, wird die neue Tenant ID angezeigt. Über die von SAP genannte Service Tenant URL für IAS und IPS kann sich der Haupt-Admin nun in den Systemen anmelden und die Konfiguration vornehmen.

SAP legt über das Upgrade automatisch einen IPSADMIN an. Dieser Admin ist der Verbindungs-Admin zwischen allen Systemen. Es besteht auch die Möglichkeit, manuell einen anderen Namen zu vergeben. Für den IPSADMIN ist in IAS, IPS und SF ein neues Kennwort zu setzen. Zusätzlich benötigt der Admin Berechtigungen in SF. Die Kennwortrichtlinien sind für den IPSADMIN anzupassen und eine berechtigte IP-Adresse für den Systemzugriff zu hinterlegen.

Der Kunden-S-User nimmt im IAS System die Konfiguration vor. Für die neue Anmeldeoberfläche der Anwender kann ein Unternehmenslogo hinterlegt werden.

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Weitere Administratoren können angelegt werden. Hierbei unterscheidet man zwischen User-Admins zur manuellen Anlage und Korrektur von Benutzern und System-Admins zur Ausprägung und Einrichtung der IAS.

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Für die Systemkommunikation aus dem IAS zum Benutzer gibt es zahlreiche Standard-Templates, die als Default genutzt werden. Möchte man andere Texte oder andere Sprachen, so kann man dies hier einrichten.

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Ein wichtiger Faktor im Setup sind die Passwort-Richtlinien. IAS hat einen höheren Standard als SF. Der Basis-Standard, welcher auch als Default gesetzt ist, kann nicht unterschritten werden. Kundeneigene Richtlinien können definiert werden, sie überschreiten jedoch die Basiseinstellung. Pro Tenant gibt es nur eine Richtlinie. Eine Kennwort- oder Zwei-Faktor-Anmeldungen ist möglich. Über entsprechende Einstellungen und Erweiterungen im IAS und im IPS kann das Passwort einmal zu Beginn von SF in den IAS übernommen werden, so dass die Anwender nach der Integration ihr Passwort behalten. Sollte das User-Passwort den neuen Richtlinien nicht entsprechen, wird der Anwender automatisch von dem IAS aufgefordert, ein Neues zu vergeben.

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Dieser Service ist das automatische Provisioning der Benutzerdaten von SF in den IAS. Im IPS wird der Umfang und der Zeitraum der Transformation von Benutzerstammdaten in den IAS festgelegt.

In dem IPS unterscheidet man drei Bereiche, Quellsystem, Zielsystem und Job Logs.
Durch das Upgrade werden Quell- und Zielsystem automatisch angelegt. Im Quellsystem ist das Kennwort für den IPSADMIN zu hinterlegen.  Im Zielsystem ist das Kennwort für den zuständigen IAS Verbindungs-User zu definieren. Über Transformationen werden gewünschte Erweiterungen und Anpassungen für die Daten Übernahme vorgenommen, wie z.B. die Passwortweiterleitung.  Unter Properties des Quellsystems im Bereich sf.user.attributes werden standardmäßig die Felder für den Transfer vorgegeben, die erweitert werden können. Über Filter definiert man den Personenkreis, der am Provisioning teilnimmt. In der Implementierungsphase ist es ratsam, diese auf einen Testpersonenkreis einzuschränken. Unter Job kann die einmalige Komplettübernahme der Daten definiert werden. Vor der Aktivierung des IAS wird ein regelmäßiger Delta-Job eingeplant. Über diesen Weg mit dem entsprechenden Test-Filter kann die Systemverbindung zwischen SF, IPS und IAS getestet werden. Für den Testfall können entsprechende Trace-Protokolle aktiviert werden, die die Fehleranalyse vereinfachen.

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Erst wenn der Synchronisationsjob im IPS für Delta-Übernahmen regelmäßig eingeplant ist, darf das zweite Upgrade „Activate SuccessFactors Platform Identity Authentication Service Integration“ im Upgrade Center ausgeführt werden. Das Upgrade bietet eine nützliche Test-Funktion der Verbindung. Der Aufruf ist leider etwas versteckt. Wurde die Verbindung getestet, kann der IAS final (nicht rückgängig) aktiviert werden.

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Nun ist die Integration des IAS abgeschlossen und es kann mit der Integration der Stories fortgefahren werden.

Implementierungsschritte Stories

Für die Nutzung der Stories ist es erforderlich, dass eine Verbindung zwischen dem IAS und der SAC aufgebaut wird, die Benutzer aus SF in die SAC synchronisiert und die Berechtigungen für die Stories erteilt werden.

Hauptstufen der Implementierung für Stories

Die Implementierung von Stories besteht aus vier Hauptschritten.

Zuerst wird ein Upgrade für People Stories durchgeführt. Darauffolgend wird das SAC als Zielsystem im IPS aktiviert und die Benutzer in die SAC synchronisiert. Im Anschluss werden in Sf die Berechtigungen für die Nutzung von Stories erteilt und falls gewünscht SAP Standard-Templates für Stories importiert und angepasst.

Implementierungsschritte Stories im Detail

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Im Upgrade Center ist das Upgrade „Stories in People Analytics“ durchzuführen. Hierfür ist einige Zeit einzuplanen und SAP informiert über den Erfolg. Teilweise kann es zu Problemen bei der Einrichtung der SAC kommen, die seitens SAP korrigiert werden.

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Über das Upgrade steht im IPS ein neues Zielsystem für die SAC zur Verfügung. Diese ist manuell zu aktiveren.

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Für das neue SAC Zielsystem ist das Benutzerkennwort des Verbindungs-Users neu zu setzen.

SAP legt über das Upgrade automatisch einen IPSADMIN an. Dieser Admin ist der Verbindungs-Admin zwischen allen Systemen. Es besteht auch die Möglichkeit, manuell einen anderen Namen zu vergeben. Für den IPSADMIN ist in IAS, IPS und SF ein neues Kennwort zu setzen. Zusätzlich benötigt der Admin Berechtigungen in SF. Die Kennwortrichtlinien sind für den IPSADMIN anzupassen und eine berechtigte IP-Adresse für den Systemzugriff zu hinterlegen.

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Damit Anwender im gewohnten detaillierten Rahmen die richtige Berechtigung für die Nutzung der Stories erhalten, sind einige neue Berechtigungen vorzunehmen. Generell gilt, dass der Zugriff auf Personenkreise und Daten wie bisher im Report Center gewährleistet ist.

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Im Gegensatz zu den bisherigen Reports, bieten Stories die Möglichkeit Kunden-MDF-Objekte in die Reporting Schemen zu integrieren und eigene zu definieren. Nur wenn dies vorhanden ist, erscheinen die Daten auch in den Stories. Über „Daten verwalten“ können diese Definitionen vorgenommen werden.

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Wie verändert sich das Anmeldeverhalten?

Die Oberfläche für die Anmeldung sowie die Kommunikation mit dem User sind unabhängig vom System einheitlich. Diese entspricht auch der gängigen Oberfläche, die SAP für seine Anwendungen zur Nutzung anbietet.

Welche Kosten fallen an?

Für alle SF Kunden gilt, dass die Nutzung von People Stories, der Aufbau und die Verwendung des IAS und IPS in SF lizenzfrei sind. People Analytics-Reports Stories ist eine kostenlose „private Label“ Version der SAC als UI (embedded Edition).

Fazit

Es gibt Einiges zu tun und es ist der Bedarf eines Unternehmens im Einzelfall zu bewerten, doch der Vorteil der Vereinheitlichung und Erhöhung der Sicherheitsstandards von Zugriffsberechtigungen rechtfertigt diesen Aufwand durchaus. Neben Definitionen für die Sicherheit, die unternehmensweit festzulegen sind, leitet SAP den Implementierer gut durch die einzelnen Phasen. Erfahrungsgemäß lässt sich sagen, dass die Anwenderakzeptanz bzgl. des Anmeldeverfahren hoch ist, die Prozesse der Benutzersynchronisation reibungslos sowie schnell funktionieren und die zentrale Benutzerverwaltung des IAS viele Vorteile bietet. Im Vergleich zu den bisherigen Reporting-Arten und Tools sind Stories nicht zu „toppen“, einmal daran gewöhnt, möchte man nicht mehr darauf verzichten. Stories erfreuen sich einer großen Anwenderakzeptanz.

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Kontakt

Wiebke Sandmann
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