SuccessFactors – Tipps, Tricks & Features Release-Update 2H 2021

Release-Update 2H 2021

Am 19. November 2021 veröffentlicht SAP für die SuccessFactors Suite das 2. Release-Update 2021 für die Produktionsumgebung. Wie bereits in unserem Blog Anfang 2021 erwähnt, sind nennenswerte Highlights in diesem Jahr die Weiterentwicklung von SAP WORK ZONE for HR, das Vorantreiben des Human Experience Management, die Funktion des Time Trackings, die neue Homepage und die Verbesserung der mobilen Anwendungen. Diese Bereiche wurden zum 2H 2021 enorm weiterentwickelt.

Neu zu erwähnen sind der Opportunity Marketplace und die Anbindung von Teams in Learning. Zukünftig wird der Identity Authentication Service (IAS) und Identity Provisioning Service (IPS) sehr stark an Bedeutung gewinnen.

Wir möchten Ihnen aus der Vielzahl an Änderungen und Erweiterungen ein paar Neuerungen, Ausblicke und nützliche Hilfen vorstellen.

Identity Authentication Service (IAS)

Eine einheitliche Cloud Platform für alle Authentifizierungen

Identity Authentication Service (IAS) wird als zentrales Authentifizierungssystem immer wichtiger. In naher Zukunft wird es der Standard für Logins in die SuccessFactors Suite sein. Mit der Nutzung von People Stories und der Integration von AZURE hat SAP die Richtung bereits vorgegeben. Es handelt sich hierbei um eine Form von Middleware, die zukünftig für SuccessFactors verpflichtend wird.‘

SAP plant alle SAP SuccessFactors-Instanzen in IAS, z.B. Learning, bereits in 2022, komplett zu integrieren, um eine einheitliche Plattform zur Verwaltung der Authentifizierung bereitzustellen. Andere Cloud-Anwendungen, auch Non-SAP Systeme, können ebenfalls diese Plattform für Authentifizierungszwecke verwenden.

Aber warum braucht man ein weiteres System?

Identity Authentication Service ist flexibler, intuitiv, übersichtlicher, unterstützt einen höheren Sicherheitsstandard und stellt die Basis für Systemintegrationen dar. Ziel ist es, die Userverwaltung zu zentralisieren und zu standardisieren. Als Unternehmen hat man den Vorteil, dass man die IAS selbst konfigurieren kann. SSO, Zertifikate und Corporate Identity Provider (IDP) lassen sich auf einfache Weise zuordnen und einrichten. Ziel- und Quellsysteme sind schnell einsehbar. Die 2-Faktor- Authentifizierung wird ebenfalls unterstützt.

Was bedeutet dies nun für Nutzer der SF Suite?

Der Anwender bemerkt von der Umstellung nicht viel. Der Anmeldebildschirm und E-Mail-Benachrichtigungen ändern sich etwas. Der Anwender kann sich wahlweise über die E-Mail-Adresse oder die Benutzerkennung anmelden.

Welche technischen Bedingungen gibt es?

Alle MitarbeiterInnen in SuccessFactors müssen über eine eindeutige E-Mail-Adresse und eindeutige Benutzerkennung verfügen. Zu jeder Person ist ein Nachname zu hinterlegen. Die Passwort-Restriktionen verschärfen sich. IAS gibt einen Standard vor, der nicht unterschritten werden darf. Es besteht jedoch für den Kunden die Möglichkeit, über kundeneigene Definitionen die Richtlinien zu verschärfen.

Wie ist der technische Prozess?

SuccessFactors wird über den Identity Provisioning Service (IPS) an die IAS verbunden. Über einen Provisioning-Job im IPS werden Änderungen an den Benutzern in SuccessFactors automatisch über die IPS an das IAS weitergegeben. Alle E-Mail-Benachrichtigungen an die Benutzer und Logons werden über das IAS gesteuert. Weitere Systeme, z.B. die People Analytics, können mit der IAS kommunizieren. Über diesen Weg ist die Integration von People Stories in SuccessFactors möglich, ohne dass der Anwender bei der Nutzung dieser Reportfunktionen etwas bemerkt.

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New Homepage

Die neue Homepage unterzieht sich einer rasanten Weiterentwicklung und wird mit dem Release 1H 2022 universal ausgerollt. Sie umfasst mittlerweile viele Funktionen, die die vereinfachte und übersichtliche Bedienung unterstützen. In der aktuellen Version wurde das Arbeitsumfeld der Manager-Funktionen erweitert. Sie können nun den Prozess der MitarbeiterInnen verfolgen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen. Bei dringenden Entscheidungen (Workflow-Aufgaben) wird der Manager gewarnt, wodurch die zeitliche Abwicklung verbessert wird. Über anstehende Ereignisse, wie Geburtstag und Dienstjubiläum, wird er informiert.

Die Anzahl der sichtbaren Cards wurde von 8 auf 16 erhöht. Die Homepage kann per Theme-Manager optisch angepasst werden. Proxy Funktionen und kundeneigene Dashboards werden aktuell noch nicht umfassend unterstützt. Kundeneigene Cards können definiert und zugewiesen werden. Der Instance-Refresh der Homepage ist mit diesem Release möglich.

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Neu hinzugekommen sind:

Quick Action Cards

  • My Team
  • Clock Time
  • Complete Payroll Task
  • Delegate Workflows
  • My Profil
  • Org Chart
  • View Admin Alerts
  • Learning

Approval & To Do

30 neue Kategorien/Genehmigungen werden aus den nachfolgenden Bereichen unterstützt. Ergänzende To-Dos werden noch nicht unterstützt.

  • Onboarding
  • Recruiting
  • Learning
  • Succession Planning
  • Platform
  • Performance & Goals
  • EC Time
  • EC Benefits
  • EC
  • Compensation
  • Mentoring

Engagement Cards

  • Open employee tasks
  • Time Tracking
  • Onboarding – New Hire Process

Custom Cards

Über kundeneigene Cards können Third-Party Inhalte in die Homepage aufgenommen werden. Dies umfasst

  • Popover with video file –  z.B. firmeneigene Videos
  • Popover with inline frame – z.B. öffentliche Videos
  • JavaScript –  z.B. Anweisungen als JavaScript-File

Opportunity Marketplace

Dies ist die brandneue Lösung von SAP um MitarbeiterInnen gezielt zu fördern und die Unternehmensagilität zu stärken. Ziel ist es, MitarbeiterInnen und Unternehmen zusammenzubringen, die Unternehmensbindung zu verbessern, die Motivation zu stärken und die Anpassungsfähigkeit beider Seiten zu verbessern. Das Center of Capabilities ist die Basis für den Opportunity Marketplace.

Den MitarbeiterInnen wird eine Suche nach internen Karrieremöglichkeiten angeboten. Diese basiert auf eigenen Interessen und Werten sowie strategische Unternehmenszielen. Für die Manager-Ebene wird die Sichtbarkeit und der Überblick über die Stärken und Fähigkeiten ihrer MitarbeiterInnen und Teams gewährleistet.

Die Förderung basiert auf Informationen aus dem Fähigkeits-Center:

  • Qualifikationen
  • Interessen
  • Arbeitsstile
  • Mentoring-Erfahrungen
  • Weiterbildungen
  • Networking
  • zeitlich befristete Aufgaben
  • Fellowships
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Center of Capabilities/Capabilities Portfolio

Auf dieses neue zukunftsweisende Framework im Bereich HXM haben wir Anfang dieses Jahres bereits hingewiesen. Das neue Kompetenzportfolio unterstützt kompetenzbasierte Empfehlungen im Opportunity Marketplace, in Learning und im Development.

Ziel ist es, ein aktuelles sich ständig weiterentwickelndes digitales Gesamtbild einer Person dazustellen. Hierfür wird ein Talentprofil aufgebaut, welches sich mithilfe von maschinellem Lernen anpasst. Es umfasst die Fähigkeiten, Kompetenzen, Stärken und Fachkenntnisse einer Person, als auch ihre Motivation, Ambitionen, Interessen und der Arbeitsstil.

Diese neuen Funktionen

  • Capabilities Portfolio für eine einheitliche Ansicht aller Fähigkeiten, Kompetenzen und Leistungsbewertungen eines Benutzers
  • Portfolio-Setup-Assistent
  • Einheitliche umfassende Kompetenzbewertungsskala für alle Kompetenzbewertungen
  • Importieren und Anpassen von Bewertungen aus früheren Prozessen

erleichtern auf Basis einer einheitlichen Bewertungsskala die Erkennung von Qualifikationslücken und die Personalplanung erheblich. Zukünftig werden Entscheidungen auf der Grundlage der Fähigkeiten, Qualitäten und des Interesses der MitarbeiterInnen getroffen.

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Learning steht im Focus

Im Zuge der Verbesserung der MitarbeiterInnen-Erfahrung und Unternehmensbindung rückt Learning immer mehr in den Fokus. Ziel ist es, das Lernen in den Kontext der täglichen Aktivitäten der MitarbeiterInnen zu stellen und somit die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Produktivität zu erhöhen. SAP hat viele Neuerungen parat, die diesen Weg unterstützen.

Vordefinierte Integrationskarten helfen, auf Daten wie Lerninformationen aus verschiedenen Quellen zuzugreifen und diese zusammenzustellen. Neue mobile Funktionen bereichern das Lernen und die Ergebnisse.

Mit dem Opportunity Marketplace, dem Ausbau der Capabilities sowie dem Migrieren von Learning Kompetenzen wurde die Integration von Learning vorangetrieben.

Besonders zu erwähnen sind die

  • Learning Microsoft Teams-Anbindung: Ein lang ersehnter Kundenwunsch wurde umgesetzt und Microsoft Teams wurde als virtueller Lernraum integriert.
  • Learning calender card für SAP SuccessFactors Work Zone: Informationen über Schulungs-Registrierung
  • Aufnahme in die Neue Homepage: Hinweise, To-Dos, Genehmigungen und der direkte Absprung in Learning werden nun unterstützt.
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Mobile Anwendungen

Die mobilen Anwendungen umfassen nun auch

  • Learning Assessment
  • Learner dashboard updated
  • To Do Tasks
  • Clock Time
  • View Team Absences
  • Delegate Workflows
  • Opportunity Marketplace
  • View competency behavior

Digital Assistant/ChatBot

Mit dem aktuellen Release 2H 2021 hat SAP den neuen digitalen Assistenten, einen dialogorientierten Chatbot, angekündigt.

Auf Basis seiner Anfragen wird der Benutzer direkt auf die gewünschten Seiten oder zu weiteren Informationen geleitet. Diese Funktion verbessert die Benutzererfahrung und die Arbeitsgeschwindigkeit.

Es handelt sich um eine Early Adoption, die nur für wenige Kunden verfügbar ist. Grundvoraussetzung ist die Aktivierung der neuen Homepage. Der Zugriff wird über rollenbasierte Berechtigungen gesteuert. Die Sprache des Assistenten ist Englisch. Es werden zahlreiche Anwendungsfälle im Web und mobil für unterschiedliche Module von SuccessFactors unterstützt. Der Assistent wird von NLP (Natural Language Processing) betrieben.

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ISO Standard in People Analytics

Nutzt man People Stories, so erweitert sich regelmäßig der Umfang von Standard-Report-Templates in People Analytics, um sehr nützliche Auswertungen.
Nun ist mit Standardberichtsvorlagen für in ISO 30414:2018 definierte Berichts-Metriken für externe Stakeholder-Berichte ein neue Funktionsumfang hinzugekommen. Für die Berichte kann das Corporate Styling angewendet werden und sie können als PDF gedruckt werden.

Als weitere Neuerungen im Bereich von Analytics sind die Aufnahmen der Capabilities Library in Reporting, die Teilung von Story per Link direkt aus dem Aktionsmenü, die Übersetzung von Überschriften, Auswertung von Notizen aus dem Mitarbeiter-Profil und eine erweitere Spaltenanzahl im Bereich von Learning zu nennen.

Manage Conditional Groups and Defaults

Für den HR-Administrator im Bereich von Employee Central gibt es eine sehr nützliche und viel gewünschte Erweiterung.

Von nun an besteht die Möglichkeit MitarbeiterInnen-Daten und Planstellenattribute basierend auf Organisations- und Beschäftigungsgruppierungskriterien automatisch auszufüllen. Somit entfällt die aufwendige Konfiguration von komplexen Bedingungen und Auswahlkriterien über ein Regelwerk mit entsprechendem Coding. Die Einstellung von Vorbelegungen wird um einiges erleichtert. Durch die Default-Vorbelegung kann der Aufwand für manuelle Dateneingaben reduziert werden. So können beispielsweise Gehaltsgruppe, Tarifbereich, Vertragsart, Probezeit, Kündigungsperioden, Zeitprofilparameter usw. vorbelegt werden.

Die Gruppierungen für die Vorbelegung werden aus juristischer Person, Standort, Mitarbeiter-Klasse und Beschäftigungsart abgeleitet.

Pro Gruppe können 15 Bedingungsfelder konfiguriert werden. Es können Standardwerte für Felder vom Typ MDF, Foundation und Picklist hinterlegt werden.

Folgende Entitäten werden aktuell unterstützt:

  • Planstellen
  • Jobinformationen
  • Vergütungsinformationen
  • Beschäftigungsdetails

Bedienungsverbesserungen

Neben der neuen Homepage gibt es einige kleine allgemeine Bedienungsverbesserungen, z.B. in der Aktionssuche, die es den Anwender leichter machen.

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SAP SuccessFactors Work Zone Multiple Employment

In der Aktionssuche in Work Zone werden nun Multiple Employments, wie Global Assignments und Concurrent Employment, anzeigetechnisch unterstützt. Wenn MitarbeiterInnen zu einer bestimmten Beschäftigung wechseln, kann entsprechend auf Arbeitsbereiche, UI-Karten und geführte Erfahrungen zugegriffen werden, die jetzt mit dem Kontextwechsler in der SAP SuccessFactors HXM Suite übereinstimmen.

SuccessFactors Aktionssuche

Die Ergebnisse der Suche werden nun übersichtlicher in Rubriken wie Personen, Aktionen und Jam unterteilt.

Deep Link zum Mitarbeiter-Profil in Benachrichtigungen

Diese Innovation wird viele Manager freuen. Das Benachrichtigungsverfahren für Benutzer wurde um die Möglichkeit des direkten Absprungs in das Mitarbeiter-Profil erweitert. Gibt es ein Problem, so befindet sich in der E-Mail ein Deep Link, der direkt an die entsprechende Stelle der betroffenen Person ins Mitarbeiter-Profil springt, damit dort das Problem dort sofort behoben werden kann. Dies erspart den Verantwortlichen so manchen Arbeitsschritt.

Aktuell werden nur Warnmeldungen für die folgenden Bereiche unterstützt:

  • Vergütungsinformationen
  • Beschäftigungsinformationen
  • Globale Zuweisung
  • Job-Informationen
  • Einmalige Gehaltsbestandteile
  • Wiederkehrende Gehaltsbestandteile
  • Arbeitserlaubnis

Concurrent Absences in Time Management

Das Time Management wurde um eine viel geforderte Funktion erweitert.
Mit dem neuen Release können konkurrierende Abwesenheiten, die sich ganz oder teilweise mit einer anderen Abwesenheit überschneiden, erfasst werden. Ein Paradebeispiel hierfür ist die Krankheit während des Urlaubs.

Es handelt sich hierbei um eine Early-Adoption, die noch nicht für Deutschland ausgerollt wurde.

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Verbesserung der Kostenstellenreplikation

Die SAP Standardschnittstelle vom ERP nach SuccessFactors Employee Central für die Kostenstellenreplikation wurde um eine verbesserte Zusammenführung von neuen und bestehenden Daten erweitert. Die effektive Datierung und Assoziationen werden beibehalten.

Data Model Versions in Admin Center

Eine nette feine Erleichterung gibt es jetzt für Administratoren im Admin Center. Ab sofort können alle importierten Versionen des Corporate Data Model and Country/Region-Specific Corporate Data Model eingesehen werden. Ein weiterer Schritt, um sich vom Provisioning zu lösen.

SAP Task Center

Mit dem SAP Task Center hat SAP eine einzigartige Inbox für Genehmigungsworkflows quer durch verschiedene SAP Lösungen geschaffen und erweitert somit den Bereich der SAP Intelligent Suite Integration. So werden z.B. anstehende Genehmigungen aus den Bereichen SuccessFactors Employee Central, purchase orders aus SAP Ariba, travel approval aus SAP Concur und Contingent Labor Workflows aus SAP Fieldglass einheitlich verwaltet.

Ziel ist es, dem Anwender die Arbeit zu erleichtern, Risiken durch stagnierende Workflows zu vermeiden und eine bessere Übersichtlichkeit zur Beobachtung kritischer Prozesse zu bieten.

Und es gibt noch vieles mehr…

Sind Sie interessiert und möchten gerne mehr erfahren? Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Sie!

Kontakt

Wiebke Sandmann
Telefon: +49 (0)40 53302-0
E-Mail: info@cimt-ag.de
Twitter: twitter.com/cimtag

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