“Universal Journal” im SAP S/4HANA-System – “Single Source of Truth”

Die neue Datenstruktur im FI-CO-Bereich

SAP bietet unterschiedliche Arten von Datenstrukturen an, nämlich die ERP- oder die S/4HANA- Datenstruktur. Doch was ist jetzt der grundlegende Unterschied zwischen diesen beiden Strukturen? Im Folgenden beleuchten wir den FI-CO-Bereich etwas genauer. In der Welt des ERP-Systems von SAP sind die Bereiche Finanzwesen und Controlling voneinander getrennt – betriebswirtschaftlich werden sie als „unabhängig voneinander“ angesehen. Aus diesem Grund entstanden separate Tabellen mit teils redundanten Inhalten, in denen die entsprechenden Daten abgespeichert werden.

In der „neuen Welt“ von SAP S/4HANA werden diese Daten nun in einer einzigen Datenbanktabelle gespeichert: der ACDOCA, die „Single Source of Truth“!

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Diese neue Datenbankstruktur verändert das Systemverhalten positiv und hat damit auch Einfluss auf verschiedene Bereiche des internen und externen Rechnungswesens. Im Folgenden gehen wir auf einige Aspekte ein und erläutern, wie das Universal Journal Sie bei Ihrer täglichen Routine unterstützen kann.

Abstimmprozesse

Aufwändige Abstimmprozesse sind zukünftig deutlich vereinfacht oder entfallen gänzlich, da sich alle Informationen von Anfang an in einer Tabelle wiederfinden. Das Abstimmen zwischen mehreren Datenbanktabellen wie im SAP ERP ist somit nicht mehr notwendig.

Performance

Im SAP ERP-System müssen mehrere Datenbanktabellen gelesen werden, um die notwendigen Informationen für transaktionelle Vorgänge, Reports, Analysen oder kundenspezifische Anforderungen zu erhalten. Dies erhöht die Speicherplatzressourcen und führt zu einem Rückgang der Performance. Im SAP S/4HANA-System hingegen wird aufgrund des Zugriffes auf nur noch eine Tabelle, in der alle Informationen gespeichert sind (in Kombination mit der veränderten Datenbanktechnologie), erheblich weniger Speicherplatz im System verwendet und die Performance kann so deutlich gesteigert werden. Transaktionen reagieren schneller, Reports und Analysen können performanter aufgerufen werden und die Zugriffe für kundeneigene Programme sind deutlich leichter umsetzbar.

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Doppelte Datenhaltung

Da die Daten jetzt nur noch in einer Tabelle stehen, wird die doppelte Datenhaltung vermieden. Wo vorher noch jeweils ein FI- und ein CO-Beleg existierten, ist jetzt nur noch ein Beleg mit allen Informationen notwendig. Das führt zu einer Harmonisierung zwischen dem internen und externen Rechnungswesen und verringert die Menge der Daten im System spürbar.

Geradlinige Entwicklungen

Innerhalb der neuen Datenstruktur sind alle relevanten Daten zum einzelnen Posten direkt am Posten gespeichert, sodass das zusätzliche Querlesen von FI- und CO-Daten entfällt. Hierdurch sind geradlinigere Entwicklungen möglich, die zu einer deutlich geringeren Komplexität in den entsprechenden Programmen führen.

Realtime-Analysen

Da jeder Einzelposten in der ACDOCA alle benötigten Informationen bereithält, sind zu jeder Zeit Realtime-Analysen möglich. Durch die Integration von Embedded Analytics und der Fiori-Oberfläche können ansprechende Reports, Analysen und KPIs genutzt werden. Diese stehen entweder bereits im Standard zur Verfügung oder können aufgrund kundenspezifischer Anforderungen mit einfachen Mitteln erstellt werden. Des Weiteren kann die Fiori-Oberfläche auch auf mobilen Geräten verwendet werden, sodass unterwegs jederzeit auf die erforderlichen Daten zugegriffen werden kann. Dies erlaubt eine sofortige Analyse wichtiger Informationen z.B. auch unterwegs.

Predictive Accounting

Durch die erweiterte Struktur des Universal Journals (erweiterte Ledgerbetrachtung) ist das sogenannte Predictive Accounting jetzt aktivierbar. Hier können Prognosen über zukünftige Entwicklungen auf Basis aktueller Buchungen durchgeführt werden. So entsteht beispielsweise bereits heute eine Bilanz / GuV der kommenden Monate.

Die Einführung des Universal Journals hat mit Sicherheit deutlichen Einfluss auf die Projektinhalte und den Scope bei der Implementierung von S/4HANA. So sind z. B. vorhandene Prozesse hinsichtlich der Auswertungs- und Abstimmmöglichkeiten zu überdenken. Daher sind unter anderem folgende Bereiche im Rahmen einer S/4HANA–Implementierung – allein nur wegen des Universal Journals – zu thematisieren:

  • Analyse und Optimierung vorhandener Prozesse im Hinblick auf die neue Struktur (z. B. sich ändernde Jahresabschlusstätigkeiten)
  • Einbindung der Fiori-Oberfläche
  • Nutzung von Embedded Analytics in Kombination mit der Fiori-Oberfläche => Vorteile bei Reporting und Analysemöglichkeiten im SAP-Standard
  • Optimierung von kundeneigenen Programmen zur Ausschöpfung der Performance aufgrund der neuen Tabellenstruktur (Alte Tabellenzugriffe sollten auf das Universal Journal angepasst werden)

In unserer langjährigen Tätigkeit als Berater im Finanzwesen und Controlling haben wir diese und weitere Themen bereits bei anderen Kunden umgesetzt und können Sie bestmöglich bei einer Implementierung in Ihrem Hause unterstützen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Kontakt

Marina Holler
Telefon: +49 (0)40 53302-0
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