Die Rolle des Business Architekten im Rahmen eines SAP Template Roll-Outs
SAP Template Roll-Out
Während das Roll-Out von SAP mittels Vorlage viele Vorteile bietet – Zeit- und Kostenersparnis bei der Einführung, Vereinheitlichung von Prozessen, Rollen und Strukturen, ein potenziell zentralisiertes Entwicklungs- und Stammdatenmanagement – um nur einige davon zu nennen, bleibt die Einführung eines SAP-Templates eine komplexe und oft herausfordernde Aufgabe.
Die Standardisierung von SAP-Systemen über verschiedene Standorte und Geschäftsbereiche hinweg ist ein wichtiges Projekt, das sowohl technisches Knowhow als auch tiefgehendes Verständnis für die Geschäftsprozesse erfordert. Der Business Architekt als Bindeglied zwischen der IT-Infrastruktur und den Fachbereichen spielt hier eine entscheidende Rolle.
Was ist ein SAP Template Roll-Out?
Bevor die Rolle des Business Architekten bei SAP Template Roll-Outs im Detail erklärt wird, ist es wichtig zu beleuchten, wie die Einführung von SAP mittels Vorlage abläuft. Ein SAP Template Roll-Out ist die Implementierung einer vorkonfigurierten, standardisierten SAP-Lösung in verschiedenen Tochtergesellschaften oder Standorten eines Unternehmens. Dabei wird das sogenannte Template genutzt – also ein SAP-System, das an die spezifischen Bedürfnisse und Geschäftsprozesse des Unternehmens angepasst wurde. Ziel des Roll-Outs ist es, weltweit einheitliche Geschäftsprozesse zu etablieren und Synergien zu nutzen (s. hierzu auch SAP Template-/Rollout-Projekte).
Ein Template Projekt umfasst dabei mehrere Phasen, die von der initialen Planung über die technische und prozessuale Implementierung bis zur finalen Hypercare-Phase reichen. Bei allen Projektabschnitten kann die Rolle des Business Architekt unterstützen, indem sowohl die technischen Anforderungen als auch die Integration der Geschäftsprozesse in das neue System garantiert werden.
Fit-Gap- und Business-Prozess-Analyse
Die erste Phase der Template Einführung, in der auch der Business Architekt eine zentrale Rolle spielt, ist die Anforderungs- bzw. Fit Gap Analyse. Hier ist eine enge Zusammenarbeit mit der Fachabteilung von Wichtigkeit, um die spezifischen Anforderungen jedes Standorts bzw. der verschiedenen Unternehmensbereiche zu analysieren und zu dokumentieren. Eine erfolgreiche Integration dieser Anforderungen in die Geschäftsprozess-Modelle, die das Fundament des Templates bilden, erfordert ein tiefgehendes Verständnis sowohl der globalen Unternehmensanforderungen als auch der lokalen Besonderheiten.
Ein SAP-Template soll möglichst viele Standardprozesse bzw. Best Practices beinhalten, die in allen Regionen des Unternehmens zur Anwendung kommen. Nichtsdestotrotz gilt es beim Ausrollen der Vorlage auch auf die individuellen Anforderungen einzugehen, die oft je nach Standort variieren können. Die Aufgabe des Business Architekt ist es, sicherzustellen, dass sowohl die globalen Anforderungen an Prozessvereinheitlichungen umgesetzt werden als auch genug Flexibilität für notwendige lokale Anpassungen einzuräumen. Diese Balance zwischen Standardisierung und regionalen Besonderheiten ist eine der größten Herausforderungen im Rahmen einer Template Einführung. Der Business Architekt sorgt dafür, dass jede Anpassung sinnvoll und nachhaltig ist, ohne die Integrität des Templates zu gefährden.
Technische Umsetzung und organisatorische Integration
Der Business Architekt ist in Zusammenarbeit mit den IT-Teams dafür verantwortlich, dass alle Prozesse im Template korrekt abgebildet werden. Neben SAP-Systemen gehört dazu auch die Sicherstellung der reibungslosen Integration mit anderen Systemen und Datenquellen, die im Unternehmen verwendet werden. Dies soll ermöglicht werden, indem technische Lösungen richtig gewählt und eingesetzt werden und alle relevanten Schnittstellen und Prozesse effizient ineinandergreifen.
Hierbei ist ebenfalls zu beachten, dass ein SAP Template Roll-Out nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine kulturelle und organisatorische darstellt. Hier spielt die zentrale Rolle ein effizientes Change Management, denn die Einführung eines neuen Systems bringt Änderungen in den operativen Arbeitsabläufen mit sich.
Es ist essenziell, dass alle Mitarbeitende und Stakeholder rechtzeitig über mögliche Änderungen informiert und entsprechend geschult werden, um die Akzeptanz und das Verständnis für neue Lösungen zu garantieren. Auch diese Aufgabe liegt im Verantwortungsgebiet des Business Architekt, der durch enge Kommunikation mit den Fachbereichen und Change-Management-Teams dafür sorgt, dass die Mitarbeitenden die neuen Prozesse und Technologien verstehen und diese somit auf operativer Ebene im Produktivbetrieb einsetzen können. Mögliche Maßnahmen können hier Trainingsprogramme, Workshops und Frage-Antwort Termine darstellen.
Go-Live und Hypercare-Phase
Während des Go-Live des Projekts ist eine enge Betreuung der Fachabteilungen und des Systems nötig. Der Business Architekt ist hier für eine frühzeitige Fehlererkennung und –beseitigung verantwortlich. Auch nach der initialen Einführung des Templates und dem Roll-Out ist der Business Architekt nicht aus der Verantwortung. Ein intensives Monitoring aller betroffenen Prozesse muss durch stetigen Austausch mit den Fachbereichen und den IT-Teams erfolgen. Des Weiteren sollte Feedback von allen Seiten gesammelt werden, um die kontinuierliche Optimierung des Templates zu gewährleisten.
Fazit
Die Rolle des Business Architekten im Rahmen eines SAP Template Roll-Outs ist vielfältig, anspruchsvoll und gleichzeitig unverzichtbar. Von der Anforderungsanalyse bis hin zur fortlaufenden Optimierung des Systems sorgt er dafür, dass die Geschäftsprozesse des Unternehmens effizient abgebildet und standardisiert werden, dabei jedoch lokale Anforderungen nicht vernachlässigt werden.
Dabei verbindet der Business Architekt sowohl fachliches Prozessverständnis als auch technisches Wissen mit der Fähigkeit, verschiedene Stakeholder zu koordinieren und Anforderungen zu priorisieren und einzuschätzen. In einer Zeit, in der Unternehmen zunehmend auf globale Lösungen setzen und ihre Märkte international erweitern, wird die Rolle des Business Architekten im SAP Roll-Out weiterhin von entscheidender Bedeutung sein.
Sie stehen vor einer ähnlichen Herausforderung, bei der der Einsatz eines Business Architekten sinnvoll ist? Sprechen Sie uns gerne an, wir unterstüzen Sie gerne bei Ihrem Vorhaben!
