COVID-19: Tracking von Impfdaten mit SuccessFactors und „Health and Vaccince Tracking Portlet“

Health and Vaccine Tracking Portlet

Besondere Zeiten stellen auch besondere Anforderungen. In der COVID-Pandemie gilt dies für einen jeden von uns, insbesondere für Unternehmen.

Die AKN Eisenbahn GmbH, ein norddeutsches Nahverkehrsunternehmen und ein innovativer Kunde im Bereich des Human Capital Managements, stand vor der Herausforderung, kurzfristig eine technische Lösung für die Verwaltung und Überwachung von personenbezogenen pandemiebedingten Daten zu finden. Ziel war es, die bestehenden gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den Datenschutz im Fokus zu behalten. Mit Änderung des Infektionsschutzgesetzes § 28 b sind Impfstatus und zugehörige relevante Daten digital durch den Arbeitgeber verarbeitbar.

Da der Kunde bereits SuccessFactors Employee Central nutzt, bot sich die Möglichkeit an, eine Best-Practice-Lösung zu implementieren, die SAP SuccessFactors seinen Kunden zur Verfügung stellt. Es handelt sich hierbei um das Gesundheits- und Impfüberwachungs-Portlet basierend auf einem benutzerdefinierten MDF-Framework.

Bekanntermaßen unterscheiden sich die Anforderungen für eine Gesundheits- und Impfüberwachung weltweit und unternehmensweit sehr, sodass SAP SuccessFactors keine fertige Modulerweiterung zur Verfügung stellt, sondern lediglich einen Datenbasisansatz im Framework. Man könnte sagen, SAP SuccessFactors bietet ein fast leeres Formular, das der Kunde für sich vielfältig gestalten kann. SAP SuccessFactors möchte den Kunden mit dem Ansatz einer Lösung unterstützen, wartet das technische Umfeld, übernimmt aber keine Verantwortung für die kundeneigenen Implementierungen.

Die von SAP SuccessFactors zur Verfügung gestellte Struktur ist eine technisch gute Basis, auf die aufgebaut werden kann. Sie ist im groben Maße funktionsfähig, aber sicherlich für kein Unternehmen ohne eigenen Implementierungsauswand so einsetzbar. Es stehen zwei MDF-Objekte, eine Einbindung der Daten ins Mitarbeiter-Profil und die mobile Anwendung zur Verfügung. Einem Implementierungsspezialisten bieten sich somit vielfältige Möglichkeiten. Die Datenerfassung kann neben regelbasierten Eingabe- und Anzeigesteuerungen über Workflows, Alerts und E-Mail-Versand unterstützt werden. Über Report Stories und Canvas Berichte lassen sich Auswertungen realisieren. Auch das SuccessFactors Employee Central eigene Berechtigungssystem unterstützt diese Daten, so dass im üblichen sehr differenziertem Rahmen die Zugriffe eingeschränkt werden können.

Strukturübersicht

Der Aufbau der COVID-19-Erweiterung teilt sich in zwei Bereiche, in die Überwachung des Gesundheitsstatus und die Impfüberwachung. Beide Bereiche werden getrennt gehalten und die Erfassung findet zeitbasiert statt, so dass jeweils Historien aufgebaut werden. Der getrennte Ansatz ist bezogen auf die zeitabhängige Erfassung eine gute Entscheidung.  Abhängigkeiten und Verknüpfungen zwischen den kundeneigenen Objekten können hergestellt werden.

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Datenerfassung

Die Datenerfassung erfolgt über das Mitarbeiterprofil, kundeneigene Kacheln oder die mobile Anwendung. Dort wird ein eigener Bereich ausgewiesen, der beide Teilbereiche umfasst.

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Welche Felder in welcher Reihenfolge unter welchen Bedingungen erfasst und vorbelegt werden, kann individuell gesteuert werden. Dokumente, Änderungsinformationen und vieles mehr können verarbeitet werden. Ebenso kann die Datenanzeige im Workflow gesteuert werden. Die Datenerfassung, Löschung, Änderung, Einsicht und Historie werden über das Berechtigungssystem RBP gesteuert.

Prozessbeteiligte

Die Beteiligung an den COVID-Prozessen kann ebenfalls individuell definiert werden. Unser Kunde hat sich beispielweise für die nachfolgende Struktur entschieden.

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Prozesse

Für unseren Kunden haben wir sehr vielfältige Prozesse umgesetzt. Die Gesundheit und der Impfstatus werden über 26 Workflows getrennt gesteuert und überwacht. Auszugweise vereinfacht einmal die Eingabe des Impfstatus durch den Mitarbeiter im ESS erklärt.

Der Mitarbeiter erfasst seine Daten inkl. Dokumentenanhang. Daraufhin wird ein Genehmigungs-Workflow gestartet und der Genehmiger über eine E-Mail informiert. Die erfassten Daten erhalten erst nach Genehmigung ihre Wirksamkeit. Die Genehmiger haben im Genehmigungsprozess die Möglichkeit die Daten direkt anzupassen. Erfolgt eine Genehmigung, so wird automatisch ein Impfstatus auf „geprüft“ gesetzt und ein Prüfkennzeichen, ein Prüfdatum, sowie ein Prüfer festgehalten. Diese Informationen ermöglichen die automatische Überwachung von Fristen über Alerts und Reports. Nach finaler Genehmigung erhält der Mitarbeiter eine E-Mail-Bestätigung. Parallel zu ESS Erfassung können Vorgesetzte und HR Manger die Daten für Mitarbeiter direkt ohne Workflowprozess verwalten. Person und Zeitstempel der letzten Änderung werden festgehalten und angezeigt.

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Mobile Anwendung

Die mobilen Anwendungen umfassen den gesamten Implementierungsumfang. Workflow-Prozesse werden vollständig unterstützt und die Eingabesteuerung ist identisch. Als Erweiterung zur Cloud-Bedienung werden für das Upload von Dokumenten zusätzlich zu den Standardformaten auch die Fotomediathek und die Kamera unterstützt.

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Welche Vorteile bietet diese Implementierung?

Die Bedingungen und die Daten, die ein Unternehmen in der COVID-Pandemie vorhalten und überwachen darf bzw. muss, befinden sich im ständigen Wandel. Mit Hilfe von SuccessFactors, dem zur Verfügung stehenden Framework sowie den kundeneigenen MDF-Objekten sind Modifizierungen der Informationen und deren Steuerung sehr schnell zu realisieren. Das Unternehmen kann in sehr kurzer Zeit die neuen Herausforderungen umsetzen. Die Flexibilität ist hierbei sehr groß.

Implementierungszahlen

Kontakt

Wiebke Sandmann
Telefon: +49 (0)40 53302-0
E-Mail: info@cimt-ag.de
Twitter: twitter.com/cimtag

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