Die Zukunft des Immobilienmangements mit SAP
Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA®
Die Strategie der SAP auf cloudbasierte Lösungen zu setzen, die mit den Initiativen „GROW with SAP“ and „RISE with SAP“ verfolgt wird, wird auch für das Immobilienmanagement umgesetzt.
Die SAP hat verkündet, dass die Wartung des RE-FX im Rahmen des Wartungsendes von SAP S/4HANA, im Jahr 2040 enden wird. Eine Verlängerung hierbei ist nicht ausgeschlossen, jedoch ist klar, dass das RE-FX abgelöst werden wird.
Bereits heute wird im S/4HANA nur noch der Bereich des Contract and Lease Managements (CLM) weiter entwickelt, womit das reine Vertragsmanagement sowie die Abbildung von Leasingverhältnissen inkl. IFRS16 gemeint ist. Weiterentwicklungen im Bereich der Stammdatenverwaltung oder der im RE-FX liegenden Prozesse wie der Nebenkostenabrechnung und Mietanpassung werden nicht mehr vorgenommen.
Doch im Einzelnen.
Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA - Überblick
Schon mit SIRE, was für SAP Intelligent Real Estate steht und ab 2021 von SAP verfolgt wurde, wurde eine neue Strategie für das Immobilienmanagement beworben. Es war geplant, das Stammdatenmanagement in die BTP (Business Technology Platform) und damit in die Cloud zu verlegen und nur die kaufmännischen Prozesse rund um das Vertragsmanagement im S/4HANA zu belassen. SIRE wurde eingestellt und wird von SAP nicht mehr weiterverfolgt.
Stattdessen ist SAP eine Partnerschaft mit Planon eingegangen, die im Mai 2023 verkündet wurde. Ziel ist es, Unternehmen eine integrierte Lösung für das Immobilien- und Facility Management anzubieten. Planon ist ein niederländisches Unternehmen, das im Jahr 1982 gegründet wurde und auf Gebäudemanagement spezialisiert ist. Planon verfolgt das Ziel, alle Akteure in diesem Bereich, wie Immobilieneigentümer, Gebäudenutzer und Serviceanbieter, auf einer Plattform zu bedienen.
Nun also sollen die Stärken der Planon Plattform mit denen des S/4HANA miteinander vereint werden. Dabei wird von Planon das Real Estate Management sowie das Facility Management beigesteuert, während im S/4HANA das kaufmännische Management abgebildet wird. Hierbei sind die beiden Systeme eng miteinander verzahnt und es geht nicht um einen reinen Austausch von Daten. Das Planon Real Estate Management for SAP® kann nicht ohne die SAP ERP-Komponenten genutzt werden.
Das Produkt soll sich aus Anwendersicht als Eins darstellen. Die Verbindung der Planon Plattform sowie des S/4HANA erfolgt über die BTP. Über die BTP wird das Routing gesteuert, um hiermit eine End-to-End Integration für den Anwender zu erreichen, d. h. die verschiedenen Systeme und Anwendungen greifen nahtlos ineinander und ermöglichen durchgängige und automatisierte Abläufe.
Funktionsweise
Die Funktionen sind klar getrennt auf die beiden Softwarekomponenten aufgeteilt. So liegen die Stammdatenobjekte sowie die Architektonische Sicht nun im Planon, wobei die Objekte auch als BIM Modell abgebildet werden können.
Der Mietvertrag, die Buchhaltung rund ums RE sowie die relevanten kaufmännischen Prozesse liegen dagegen im S/4HANA.
Auf beiden Seiten ist ein Absprung ins jeweils andere System möglich. Dies ist per Deep Linking umgesetzt, so dass der Anwender direkt an der gewünschten Stelle ankommt, ohne sich erst durch die Hauptseiten klicken zu müssen. Eine Übersicht der wichtigsten Vertragsinhalte ist auch im Planon einsehbar, für die Bearbeitung und für Details wird jedoch ins S/4HANA verwiesen. Eine Harmonisierung der UI ist jedoch nicht vorgesehen, so dass es dem Anwender nicht verborgen bleibt, in welcher Software er sich grad befindet.
Die RE Prozesse wie die Nebenkostenabrechnung sowie die Optionssatzermittlung und Vorsteueraufteilung werden neu im S/4HANA abgebildet. Angestoßen werden sie jedoch grundsätzlich aus dem Planon heraus. Die heute bestehenden Prozesse im RE-FX werden hierdurch von den neuen abgelöst. Einen Einblick in die Weiterentwicklung im Contract and Lease Management im S/4HANA kann dem SAP Road Map Explorer entnommen werden.
Im Planon stehen darüber hinaus Funktionalitäten im Bereich des „Maintance Managements“, des „Space and Wokplacemanagements“ sowie des „Sustainability Mangements“ zur Verfügung. Für die Abbildung der Instandhaltung steht es dem Kunden frei, diese in Planon oder im SAP zu bearbeiten.
Wichtig zu wissen ist, dass der Fokus der Lösung auf dem „Corporate und Commercial“ Real Estate liegt. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass ein Immobilienunternehmen, das auf die Wohnungswirtschaft spezialisiert ist, hier zunächst nicht bedient wird. Auf dem Immobilienkongress in Berlin 2023 wurde auf Nachfrage von SAP geantwortet, dass perspektivisch die Abbildung des gesamten Real Estate Managements geplant ist. Derzeit ist hierüber jedoch nichts publiziert und Änderungen an dieser Strategie sind denkbar. In diesem Fall wird es notwendig sein mit Partnern zusammen zu arbeiten, die Lösungen anbieten, die gezielt für die Wohnungswirtschat zur Verfügung stehen.
Technische Informationen
Planon Real Estate Mangement for SAP S/4HANA® basiert auf den folgenden vier Businessobjekten, die als One Domain Model in der BTP abgebildet werden.
- Architecture Objects – Immobilienarchitekturobjekte
Verwaltung liegt ausschließlich im Planon - Usable Objects – Nutzbare Objekte
Verwaltung liegt ausschließlich im S/4HANA - Rentable Objects – Vermietbare Objekte
Wird ausschließlich in Planon angelegt, wird in den SAP S/4HANA Systemen jedoch um Finanzinformationen erweitert. - Contracts – Immobilienverträge
Verwaltung liegt ausschließlich im S/4HANA
Ergänzend zu den Rentable Objects sei erläutert, dass diese auch nur im S/4HANA existieren können, dann jedoch stehen sie nur dem CLM zur Verwaltung anderer Mietverträge und nicht dem CLM inklusive Real Estate Management mit Planon zur Verfügung.
Zusätzliche Stammdatenobjekte wie der Geschäftspartner oder Objekte der Buchhaltung werden unterstützt.
Das Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA® kann mit allen Arten der Bereitstellung des S/4HANA kombiniert werden. Das heißt es ist eine Integration in die
- SAP S/4HANA Cloud,
- SAP S/4HANA Private Cloud sowie auch ins
- SAP S/4HANA onPrem
möglich. Die Abbildung des SAP S/4HANA für Contract, Lease und Real Estate Management ist jedoch nur in den letzten beiden Anbindungsformen möglich, da in der Cloud nur das CLM bereit gestellt wird und somit die kaufmännischen Prozesse rund ums Real Estate Management nicht zur Verfügung stehen.
Die technischen Voraussetzungen stellen sich hierbei wie folgt dar:
- S/4HANA Cloud CE2402
- S/4HANA Private Cloud und onPremise 2023 FPS1
Grundsätzlich ist auch eine Anbindung von Kunden mit älteren Releaseständen möglich, hier müsste jedoch eine individuelle Integration vorgenommen werden.
Für einen Kunden ist es zudem möglich, nur Teile seines Bestandes über Planon abzubilden. So ist es denkbar, dass Buchungskreis A im Planon und Buchungskreis B im RE-FX verwaltet wird. Beide Lösungen sind also parallel einsetzbar.
Verträge und Lizenzen
Die Anwendung Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA® steht im SAP Store als SAP Endorsed App seit März 2024 zur Verfügung. Eine SAP Endorsed App ist eine von SAP-Partnern entwickelte App, die darauf ausgelegt ist, bestehende SAP Lösungen zu ergänzen. Sie durchlaufen ein strenges Prüfungsverfahren und werden von SAP selbst unterstützt und empfohlen.
Um die kombinierte Lösung einzusetzen ist es erforderlich mit SAP und Planon einzeln Verträge abzuschließen. Auch für den Support gibt es keinen gemeinsamen Prozess, sondern dieser findet getrennt voneinander statt.
Fragen zur Lizensierung im SAP werden im SAP Hinweis 2444992 „Vermessung Real Estate Management unter S/4HANA“ beantwortet.
Fazit
Mit der hier vorgestellten Strategie der SAP für den Immobilienbereich wird der Cloudansatz und Rise with SAP unterstrichen. Die Stärken verschiedener Softwarekomponenten miteinander zu vereinen und sich zu Nutze zu machen erscheint sinnvoll. Zudem folgt ein Kunde, der diese Lösung einsetzt, der neuesten Technologie und stellt sich damit zukunftssicher auf. Die Vorteile, die S/4HANA bietet, werden besser genutzt, was im RE-FX nicht der Fall ist.
Natürlich ist es auch möglich, statt Planon einen anderen Drittanbieter anzubinden. SAP S/4HANA ist grundsätzlich flexibel und erlaubt die Integration von Drittanbietersystemen über Schnittstellen. Um ein alternatives Immobilienmanagementsystem mit SAP S/4HANA zu verbinden, müssten die relevanten Datenstrukturen und Prozesse entsprechend harmonisiert werden.
Kunden der Wohnungswirtschaft sind zunächst noch gut im RE-FX aufgehoben und sollten die weitere Entwicklung und Angebote von SAP und ihren Partnern regelmäßig verfolgen, um stets auf dem neuesten Stand der Technologie und der verfügbaren Lösungen für die Wohnungswirtschaft zu bleiben.
Sie haben Fragen zu Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA? Sprechen Sie uns gerne an!
