SAP S/4HANA Transformation

Praxisbericht: Erfolgreiche SAP S/4HANA Brownfield Conversion

Unser Kunde, die Otto Group IT, Teil der Otto Group als international tätiges Handels- und Dienstleistungsunternehmen, das weltweit mit mehr als 43.000 Mitarbeitern agiert und in den Unternehmensbereichen Einzelhandel, Finanzierung und Logistik sowie Versandhandel aktiv ist.
Der Versandhandel stellt das Kerngeschäft mit weltweit rund 100 Onlineshops des Konzernes dar. Damit ist unser Kunde einer der weltweit größten Onlinehändler und gleichzeitig der größte Online-Einzelhändler für Mode in Europa.

Komplexe & überholte SAP Business Suite

Seit Jahren nutzte die Unternehmensgruppe erfolgreich ein zentrales SAP-System und entwickelte dieses kontinuierlich weiter. Durch die historisch gewachsenen Systemanpassungen stieg jedoch gleichzeitig auch die technische Komplexität innerhalb des SAP-Systems: Die Schwierigkeit Geschäftsprozesse weiter zu automatisieren und zu optimieren sowie die steigenden Anforderungen seiner Kunden zu bedienen, verlangte eine neue Systembasis. Dabei wurden existierende Systemanpassungen analysiert, zurückgebaut oder im Rahmen der S/4HANA-Readiness technisch neu konzipiert und realisiert.

Chancen der Digitalisierung

Das Unternehmen hatte beschlossen, die Umstellung auf S/4HANA durchzuführen, um die Vorteile der modernen und zukunftsorientierten SAP Technologie sowie die Chancen der Digitalisierung nutzen zu können. Dabei spielt speziell in großen Handelsunternehmen die deutliche schnellere Verarbeitung von sehr großen Datenmengen (Big Data), mit Analysen in Echtzeit und der Nutzung von neuen Technologien, eine wesentliche Rolle.

Kurze Projektlaufzeit & Risikominimierung

Das langfristige Unternehmensziel der Otto Group lautet: „Vom Versandhändler zur weltweit agierenden Handels- und Dienstleistungsgruppe mit klarem Fokus auf Innovation und digitaler Transformation“. Entsprechend hat der Konzern eine umfangreiche und umfassende Roadmap von IT-Vorhaben für die nächsten Jahre erarbeitet:

Zentrale Herausforderungen

Infolgedessen war unser SAP S/4HANA Projekt, nur eines von vielen Projekten im eng getakteten Portfolio- und Programm-Management des Konzerns. Daher stand im ersten Schritt die technische S/4HANA Konvertierung im Vordergrund, um im Nachgang (zeitlich flexibel) das Optimierungspotential in das Programm-Management der Unternehmensgruppe einplanen zu können. Dieses Vorgehen verkürzte die Projektlaufzeit und minimierte die Projektrisiken erheblich.

Die Projektleitung bestand aus einem internen Projektleiter und einem Projektleiter der cimt, die mit ihren unterschiedlichen Erfahrungen und Kompetenzen ein durchschlagkräftiges Team bildeten. Dank des strukturierten und methodischen Vorgehens bewältigten sie die technischen und organisatorischen Herausforderungen und schafften dadurch den Rahmen für eine erfolgreiche S/4HANA Implementierung.

Projektergebnisse im Überblick

S/4HANA Roadmap

Die Erstellung der S/4HANA Roadmap begann mit einer Vorstudie. Darin wurde die bestehende Systemlandschaft detailliert geprüft und bewertet. Mit Hilfe des S/4HANA Readiness Checks  hat cimt vorhandene Geschäftsprozesse, die IT-Infrastruktur, Eigenentwicklungen und angebundene Schnittstellen des Unternehmens analysiert und bewertet. Kernfrage war, ob das bestehende SAP ERP mit den Möglichkeiten der SAP S/4HANA-Software kompatibel ist. Auf Basis unternehmensspezifischen strategischen Leitplanken und der erarbeiteten Analyseergebnisse entschied sich unser Kunde für eine S/4HANA Systemkonvertierung (Brownfield Conversion). Im nächsten Schritt haben wir auf Basis der Ergebnisse der Vorstudie das eigentliche S/4HANA Transformationsprojekt geplant und initiiert.

Wesentliche Kennzahlen

0
Anzahl der Buchungskreise
0
Geschäftsprozesse
& Funktionen
0
Anzahl an Teilprojekten
0
Lenkungsaus-schüsse
0
Personen im Projektteam
0
Anzahl Projektteilnehmer
0
Anzahl an Tester:innen
0
Mrd. FI-
Belegposition
0
Projektlaufzeit in Monaten

Einführung neuer S/4HANA Funktionen

Obwohl es sich um eine technische Brownfield Transformation handelte, ergaben sich durch die Einführung der verbindlichen S/4HANA Funktionalitäten einige organisatorische Veränderungen, die im Rahmen der S/4HANA Roadmap angegangen werden mussten. Dies betraf beispielsweise das Geschäftspartner Management (CVI), die neue Anlagenbuchhaltung, das neue Hauptbuch, die Accruals Engine sowie das SAP Asset Retirement Obligation Management (ARO). Mit dem Ziel, Projektrisiken und Belastung in den betroffenen Fachbereichen zu reduzieren, wurden einige Maßnahmen wie bspw. Konzeption und Implementierung des Geschäftspartner Managements bereits im Rahmen von vorbereitenden Projekten im Alt-System (SAP ECC) umgesetzt.

Parallele SAP Systemlandschaften

Für das S/4HANA Transformationsprojekt hatten wir eine zweite 3-Systemlandschaft aufgebaut, während die alte Systemlandschaft parallel weiterlief und so die Geschäftskontinuität sicherstellte. Darüber hinaus ermöglichte dieses Vorgehen, parallele Projektvorhaben im Rahmen des Portfolio- und Programm-Management durchzuführen und so strategische Unternehmensziele planmäßig zu erreichen.

Die cimt Berater haben die neue 3-Systemlandschaft aufgebaut und dabei die S/4HANA Readiness aller Geschäftsprozesse einschließlich kundenindividueller Entwicklungen und existierender Schnittstellen hergestellt. Darüber hinaus haben wir verbindliche S/4HANA Neuerungen konzipiert und realisiert. Dazu zählt beispielsweise wie bereits erwähnt das Geschäftspartner Management oder die neue Anlagenbuchhaltung.

Duale Landschaftssynchronisierung (Retrofit)

Aufgrund der parallelen Entwicklungen in beiden Systemlandschaften (altes SAP ECC und neues S/4HANA) war eine kontinuierliche Prüfung der Systemstände und Synchronisierung der Änderungen erforderlich. Hierfür haben die cimt Experten einen Change Management Prozess entwickelt, um einerseits die Testumgebung und den Testumfang stabil zu halten und andererseits die Vollständigkeit der Abnahmetests durch Key-User und Tester zu gewährleisten.

Risikominimierung mittels Dry-Run

Die eng getaktete Portfolio- und Programmplanung ließ keinen Raum für zeitliche Verschiebungen oder gar Neuplanungen, ohne das Projekt insgesamt zu gefährden. Zusätzlich bildete der geplante Go-Live im Weihnachtsgeschäft ein großes unternehmerisches Risiko. Gleichzeitig identifizierten wir zum Beispiel als technisches Risiko im ersten Testlauf der Sandbox-Konvertierung die Durchlaufzeit der technischen Conversion als kritischen Pfad. Diese ist auf die überdurchschnittlich hohe Datenmenge der Unternehmensgruppe im Onlinehandel zurückzuführen.

Daher galt es eine Strategie zu entwickeln, die die Projektrisiken minimierte, die Durchlaufzeit der Systemkonvertierung auf wenige Stunden verkürzte und einen reibungslosen Übergang auf das neue S/4HANA System sicherstellte. Dank der ohnehin engen und kontinuierlichen Abstimmung der cimt Berater mit Key-Usern und Management, konnten wir realistische „Was-wäre-Wenn“-Szenarien und alternative Lösungen erarbeiten.

Zur Risikominimierung führten wir zusätzliche Testläufe des Datenkonvertierungsprozesses durch. Die Ergebnisse ermöglichten die Optimierung des Konvertierungsvorgehens. Dabei haben wir alle erforderlichen Aktivitäten, deren Abhängigkeiten zueinander, geplante Start- und Endzeiten sowie verantwortliche Personen und deren Vertreter in einem detaillierten Cut-Over-Plan eingearbeitet.

Detaillierter kundenspezifischer Cut-Over-Ablaufplan

Kundenindividuelles Dashboard zur Steuerung der Transformation während des Cut-Overs-Wochenende

Die unterschiedlichen Testläufe erfolgen auf Basis unterschiedlicher Systemkopien des Produktivsystems. Somit veränderte sich bei jeder Konvertierung der Datenbestand, das Systemverhalten und auch die Systemmeldungen.

Daher erstellten wir bereits beim ersten Testlauf ein „Frequently Asked Questions“ Dokument (FAQ) mit Handlungsanweisungen. Das FAQ-Dokument wurde bei jedem weiteren Testlauf angereichert, da sich viele Fehlermeldungen je nach Datenbestand wiederholten.

Wir nutzten das FAQ-Dokument als weiteres Hilfsmittel, um den Datenkonvertierungsprozesses zu verbessern und unsere Cut-Over Plan abzusichern. Anschließend haben wir den Cut-Over Plan im Rahmen eines Dry-Runs unmittelbar vor dem geplanten Go-Live Wochenende nochmals durchlaufen und finalisiert. Durch das gründliche Testen des Konvertierungsprozesses unter realistischen Bedingungen ließen sich die Risiken von Datenverlusten oder Fehlern minimieren. Eine zentrale Projektanforderung war erfüllt.

Schlüssel zur erfolgreichen S/4HANA Transformation

Der wesentliche Erfolgsfaktor für die planmäßige S/4HANA Einführung lag in der gründlichen Vorbereitung und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen dem cimt Team und unserem Kunden.

cimt überzeugte mit Erfahrungen aus ähnlichen Projektvorhaben. Dies zeigte sich in der verlässlichen Planung, dem effektiven Projektmanagement sowie fachlicher wie auch technischer SAP Expertise. Speziell unsere Erfahrung im Rahmen der Finance Data Migration (FDM) war bei den 170 umzustellenden Buchungskreisen ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Positives Kundenfeedback erhielten wir auch für die effiziente Einbindung der Key-User, der internen IT sowie der gesellschaftsübergreifenden Kommunikation vor allem mit betroffenen Rechnungswesenleiter, da die S/4HANA Transformation speziell im Rechnungswesen zu den meisten Änderungen führte.

Neugierig geworden?

Wenn Sie interessiert sind, mehr über die möglichen Strategien einer S/4HANA Transformation für Ihr Unternehmen zu erfahren, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team von Experten steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer S/4HANA Transformation zu unterstützen.

Kontakt
Natalie Ladwein

Vorstand

Telefon: +49 (0)40 53302-0
E-Mail: Natalie.Ladwein@cimt-ag.de
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