Prozessanalyse mit modernen Tools: So identifizieren Sie echte Optimierungspotenziale

Effiziente Prozesse sind ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, insbesondere in Zeiten steigender Anforderungen an Agilität und Kosteneffizienz. Die Prozessanalyse spielt dabei eine zentrale Rolle: Sie schafft die nötige Transparenz, um Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren und Optimierungspotenziale datengestützt zu bewerten. Moderne Tools wie Celonis oder SAP Signavio ermöglichen dabei nicht nur eine Visualisierung von Prozessen, sondern liefern auch konkrete Hinweise auf Ineffizienzen.

Was ist Prozessanalyse und wie unterstützt Process Mining?

Die klassische Prozessanalyse basiert meist auf Workshops, Experteninterviews und manuellen Dokumentationen. Diese Methoden sind zeitaufwendig und anfällig für subjektive Einschätzungen. Process Mining geht einen anderen Weg: Es nutzt Daten aus IT-Systemen (z. B. ERP, CRM), um reale Prozessabläufe zu rekonstruieren und visuell darzustellen. Dadurch können Unternehmen objektiv analysieren, wie ihre Prozesse tatsächlich ablaufen – inklusive Abweichungen, Schleifen und Bottlenecks.

Typische Einsatzgebiete für Process Mining sind:

• Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Prozesse
• Fertigungs- und Logistikprozesse
• Service-Management (etwa im ITSM oder Kundenservice)

Ein zentraler Vorteil: Schwachstellen wie lange Liegezeiten, doppelte Bearbeitungsschritte oder Medienbrüche werden datenbasiert sichtbar gemacht – objektiv und systematisch.

Tools im Vergleich: Celonis, Signavio und weitere Anbieter

Der Markt bietet eine Vielzahl spezialisierter Tools zur Prozessanalyse. Zwei etablierte Anbieter sind Celonis und SAP Signavio:

• Celonis: Marktführer im Bereich Execution Management und Process Mining. Die Plattform bietet umfassende Integrationen, Echtzeitanalysen und eine eigene Execution-Engine für kontinuierliche Prozessverbesserungen.
• SAP Signavio: Teil des SAP-BI-Ökosystems, mit Fokus auf modellgestützte Prozessanalyse und Business Transformation. Gut integriert in SAP-Systeme und ideal für Organisationen mit SAP-Strategie.

Weitere erwähnenswerte Tools sind UiPath Process Mining (stark in Verbindung mit RPA), Minit oder Apromore. Die Wahl hängt von mehreren Faktoren ab: vorhandene Systemlandschaft, benötigte Integrationen, Governance-Vorgaben und natürlich Budgetrahmen.

Was bringt die Prozessanalyse konkret für Ihr Unternehmen?

Durch datenbasierte Einblicke in reale Abläufe erhalten Unternehmen Entscheidungsgrundlagen für gezielte Prozessoptimierungen. Die Ergebnisse lassen sich meist in drei Themenfeldern strukturieren:

• Effizienzgewinne: Eliminierung unnötiger Prozessschritte, Reduktion von Durchlaufzeiten
• Compliance: Prüfpfade, Regelbrüche und Abweichungen systematisch identifizieren
• Automatisierung: Bewertung potenziell automatisierbarer Teilprozesse (z. B. per RPA)

Zudem kann die Analyse helfen, Stakeholder gezielter einzubinden – durch faktenbasierte Diskussionen und gemeinsame Erkenntnisse aus dem Prozessmodell.

Welche Prozesse eignen sich besonders für eine Analyse?

Grundsätzlich sind Prozesse mit hohem Transaktionsvolumen, vielen Beteiligten oder hohem Grad an Standardisierung gute Kandidaten. Typische Beispiele sind:

• Finanzprozesse (Rechnungsprüfung, Zahlungen, Buchungen)
• Beschaffung und Lieferketten
• Kundendienstprozesse mit Ticket-Systemen

Für die Analyse ist entscheidend, dass die Prozessdaten digital und strukturiert vorliegen – oft im ERP- oder Workflow-System.

Wie lassen sich Bottlenecks systematisch erkennen?

Bottlenecks zeigen sich häufig durch lange Liegezeiten, übermäßige Schleifen oder stark variierende Durchlaufzeiten. Process Mining Tools machen diese visuell sichtbar – etwa durch Heatmaps oder Performance-Analysen. Zusätzlich ermöglichen viele Plattformen Ursachenanalysen, etwa durch Korrelationsbetrachtungen oder Filterfunktionen.

Ein Beispiel: Wenn ein Genehmigungsschritt regelmäßig zu Verzögerungen führt, kann dies an fehlenden Eskalationsmechanismen oder an unklaren Verantwortlichkeiten liegen. Die Analysetools liefern den Ausgangspunkt zur Diskussion und Ableitung konkreter Maßnahmen.

Fazit: Prozessanalyse als Grundlage kontinuierlicher Optimierung

Die Kombination aus Prozessanalyse und modernen Tools wie Celonis oder Signavio eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, aus vorhandenen Daten verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Der Mehrwert liegt dabei nicht nur in der Visualisierung, sondern vor allem in der Entscheidungsunterstützung: Wo sollten Prozesse geändert oder automatisiert werden? Wo bestehen Risiken in der Einhaltung von Richtlinien? Welcher Bereich verursacht unnötige Kosten oder Verzögerungen?

Wer diese Potenziale erkennt, kann seine Organisation gezielt weiterentwickeln – datenbasiert, nachvollziehbar und mit messbarem Ergebnis.

Hinweis: Das Beitragsbild wurde mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (OpenAI DALL·E) automatisch generiert.