Revisionssichere SAP S/4HANA-Transformation
Eine revisionssichere SAP S/4HANA-Transformation bedeutet, dass der gesamte Transformationsprozess — von der Planung über die Migration bis hin zum Go-Live — prüfbar, nachvollziehbar und gesetzeskonform durchgeführt wird.
Das Ziel ist, sicherzustellen, dass alle Änderungen an Daten, Systemen und Prozessen jederzeit dokumentiert und auditierbar sind, insbesondere im Hinblick auf Compliance-Anforderungen (z. B. GoBD, GDPdU, SOX, DSGVO).
Hier sind die wichtigsten Bausteine und Anforderungen in Hinblick auf Revisionssicherheit:
1. Governance und Projektorganisation
- Klare Verantwortlichkeiten: Definition von Rollen (z. B. Projektleitung, Datenschutzbeauftragter, Audit-Verantwortlicher).
- Change Management: Jede Änderung am System muss über ein dokumentiertes Freigabe- und Prüfverfahren laufen.
- Audit Trail: Nachvollziehbare Protokollierung aller Aktivitäten im Projekt.
- Risikomanagement: Identifikation, Bewertung und Minderung von Revisionsrisiken, insbesondere in Bezug auf die Datenmigration und Prozessveränderungen.
2. Datenmanagement und Archivierung
- Datenmigration mit Nachvollziehbarkeit: Jede transformierte Datenmenge (z. B. Buchungsdaten, Stammdaten) muss dokumentiert, geprüft und mit Prüfprotokollen versehen werden.
- Altarchiv-Anbindung: Zugriff auf Alt-Systeme (z. B. SAP ECC) muss nach der Transformation weiterhin gewährleistet sein – revisionssicher und unveränderlich.
- GoBD-konforme Archivierung: Daten und Belege müssen im Originalformat und unveränderlich archiviert werden.
Oft ist eine Datenarchivierung alter Daten (z. B. mit SAP ILM) vor der eigentlichen Conversion ratsam, um die Datenmenge zu reduzieren und die Performance zu verbessern, während die Compliance gewahrt bleibt.
3. Compliance & rechtliche Anforderungen
- GoBD / GDPdU / DSGVO: Alle gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Datenzugriff und Datenlöschung müssen erfüllt sein.
- Berechtigungs- und Zugriffskontrolle: Sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Daten migrieren, prüfen und verändern können.
- Revisionssichere Dokumentation: Jede Systemänderung (z. B. Customizing, User-Exits, Schnittstellen) ist zu dokumentieren und nachvollziehbar aufzubewahren.
- Internes Kontrollsystem (IKS): Überprüfung und Anpassung des IKS, um sicherzustellen, dass die Kontrollen im neuen System weiterhin funktionieren und die Risiken (z. B. fehlerhafte Buchungen, unzulässige Änderungen) abdecken.
4. Technische Umsetzung
- Change Logs & Transportmanagement: Verwendung von Transportprotokollen, Change-Logs und Versionskontrolle.
- System- und Prozessvalidierung: Test- und Abnahmeprotokolle müssen auditfähig dokumentiert sein.
- Einsatz zertifizierter Tools: Nutzung von Lösungen, die die Revisionssicherheit unterstützen (z. B. SNP, Data Migration Cockpit, auditfähige ETL-Prozesse).
5. Dokumentation & Prüfpfad
- Lückenlose Projektdokumentation: Projektplan, Testprotokolle, Datenmigrationsprotokolle, Freigaben und Auditberichte müssen zentral gespeichert werden.
- Protokollierung des Transformationsverlaufs: Welche Daten wann, wie und durch wen migriert wurden.
- Audit-Trail-fähiges Reporting: Alle Schritte müssen sich auch nach Jahren noch nachvollziehen lassen.
6. Nach der Transformation
- Systemvalidierung nach Go-Live: Prüfung, ob das System produktiv revisionssicher arbeitet.
- Kontinuierliche Überwachung: Regelmäßige Audits und interne Kontrollen.
- Schulung und Awareness: Mitarbeiter müssen den Umgang mit revisionssicheren Prozessen kennen.
Ein Vorgehensmodell für eine revisionssichere SAP S/4HANA-Transformation muss sowohl die technischen als auch die organisatorischen und regulatorischen Anforderungen abdecken. Es verbindet also klassische Transformationsmethoden (z. B. Greenfield, Brownfield, Selective Data Transition) mit Governance-, Compliance- und Audit-Vorgaben.
Im Folgenden unser praxiserprobtes, 6-stufiges Vorgehensmodell mit dem Fokus Revisionssicherheit, das sich u. a. an GoBD-, SOX- und DSGVO-Anforderungen orientiert und in vielen SAP-Transformationsprojekten erfolgreich eingesetzt wurde. Hierbei ist das Vorgehensmodell in der Ausprägung jeweils kundenspezifisch anzupassen:
cimt-Vorgehensmodell mit dem Fokus Revisionssicherheit
1. Initialisierung & Governance-Aufbau
Ziele: Rahmenbedingungen schaffen, Verantwortlichkeiten definieren und den Audit-Pfad von Anfang an sicherstellen.
Kernaktivitäten:
- Frühzeitige Einbindung des Wirtschaftsprüfers zur Festlegung des Prüfungsumfangs und der erforderlichen Artefakte
- Einrichtung eines Compliance-Boards mit IT, Revision, Datenschutz und Fachbereichen
- Definition der revisionssicheren Projektorganisation (Rollen, Verantwortlichkeiten, Freigabeprozesse)
- Erstellung eines Governance- und Compliance-Plans
- Definition des Audit-Konzepts (z. B. wie Änderungen, Datenmigrationen und Tests dokumentiert werden)
- Festlegung der Migrationsstrategie (Greenfield, Brownfield oder Hybrid)
Ergebnisse:
- Projekt-Governance-Handbuch
- Compliance- und Audit-Plan
- Initiales Risikoregister
2. Analyse & Readiness Assessment
Ziele: Bewertung der Ausgangssituation, der Datenqualität und der rechtlichen Anforderungen.
Kernaktivitäten:
- Analyse der bestehenden SAP-Landschaft (Systeme, Customizing, Schnittstellen)
- Bewertung der relevanten Datenobjekte und Archivierungspflichten
- Durchführung eines Readiness Checks (z. B. SAP Readiness Check, Custom Code Analyzer)
- Definition der Compliance-Gaps (z. B. fehlende Audit-Logs, unzureichende Datenhaltung)
Ergebnisse:
- Readiness-Bericht mit Compliance-Bewertung
- Mapping relevanter Gesetze und Richtlinien auf Systemobjekte
- Entscheidungsvorlage für Zielarchitektur
3. Designphase (Prozesse, Daten & Audit-Konzept)
Ziele: Entwurf der Zielarchitektur, der Datenmigrationsstrategie und des Audit-Nachweises.
Kernaktivitäten:
- Definition der Zielprozesse und deren Kontrollpunkte (z. B. Freigabeworkflows, 4-Augen-Prinzip)
- Design der Datenmigration mit Audit-Trail (Protokollierung, Hash-Verfahren, Prüfsummen)
- Definition des Archivierungs- und Zugriffsmodells (z. B. für Altbelege)
- Erstellung eines Test- & Validierungskonzepts (Audit-fähige Testfälle)
- Festlegung der Dokumentationsstruktur nach Revisionsanforderungen
Ergebnisse:
- Technisches und funktionales Design-Dokument
- Audit-Konzept und Teststrategie
- Datenmigrationshandbuch (inkl. Validierungsregeln)
4. Implementierung & Migration
Ziele: Revisionssichere Umsetzung der definierten Konzepte und Migration mit vollständiger Nachvollziehbarkeit.
Kernaktivitäten:
- Umsetzung im Entwicklungssystem unter Change-Control
- Einrichtung von Protokollierungs- und Loggingmechanismen
- Testmigrationen mit detaillierten Prüf- und Freigabeprotokollen
- Dokumentation aller Transportwege und Abnahmen
- Durchführung von Audit-Checks vor jedem Systemübergang (DEV → QA → PROD)
Ergebnisse:
- Nachvollziehbare Transportdokumentation
- Protokollierte Migrationsdurchläufe
- Freigabeberichte durch Audit / IT-Revision
5. Go-Live & Stabilisierung
Ziele: Sicherstellung der Systemintegrität und der auditfähigen Betriebsaufnahme.
Kernaktivitäten:
- Go-Live-Freigabe durch das Compliance-Board auf Basis der dokumentierten Testergebnisse und Audit-Nachweise
- Validierung der migrierten Daten (Summenprüfungen, Stichproben, Prüfreports)
- Aktivierung der Audit-Logs und Berechtigungsprüfungen im Produktivsystem
- Erstellung des Go-Live-Audit-Reports
- Stabilisierung des Systems (Monitoring, Performance, Nachbesserungen)
Ergebnisse:
- Abnahmeprotokoll (Go-Live-Freigabe)
- Abschlussbericht der Revision
- Betriebsübergabe mit Audit-Checkliste
6. Betrieb & Continuous Compliance
Ziele: Langfristige Sicherstellung der Revisionssicherheit im laufenden Betrieb.
Kernaktivitäten:
- Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) für SAP-Prozesse
- Durchführung regelmäßiger System-Audits und Berechtigungsprüfungen
- Dokumentationspflege bei Änderungen (z. B. Patches, Releases)
- Archivierungsüberwachung (z. B. ILM-Prozesse)
- Awareness- und Schulungsprogramme für Key User
Ergebnisse:
- Revisionssichere Betriebsdokumentation
- Auditberichte und jährliche IKS-Kontrolle
- Nachhaltige Compliance-Kultur
Neugierig geworden?
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihre SAP S/4HANA Transformation von Beginn an prüfungs- und governance-fest gestalten können, sprechen Sie uns gerne an.
Ob Brownfield, Greenfield oder Hybrid — wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Transformation revisionssicher, effizient und nachhaltig realisieren. Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne individuell zu Ihrem Projektvorhaben.
Quelle Beitragsbild: Bild von freepik auf freepik
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