SAP SuccessFactors HCM - Tipps, Tricks & Features 1H 2025
Änderungen und Erweiterungen
Am 16. Mai 2025 wurde von SAP für die SAP SuccessFactors HCM Suite das 1. Release-Update 2025 für die Produktionsumgebung veröffentlicht.
Das erste Halbjahr 2025 bringt spannende Neuerungen in SAP SuccessFactors – und wir dürfen uns auf viele innovative Funktionen freuen, die unser Arbeiten noch smarter, intuitiver und effizienter machen.
SAP legt auch diesmal den Fokus auf Employee & Candidate Experience, künstliche Intelligenz und nahtlose Integration. Mit intelligenten Empfehlungen, verbesserten Workflows und einer noch benutzerfreundlicheren Oberfläche wird der Arbeitsalltag für HR-Teams und Mitarbeitende deutlich erleichtert.
So bietet die KI-gestützte Talentakquise im Recruiting intelligente Empfehlungen, um z. B. passende Kandidaten für offene Stellen basierend auf Qualifikationen, Erfahrungen und Soft Skills zu finden. Mit dynamischen KI unterstützten Lernvorschlägen, werden Mitarbeitenden individuell zugeschnittene Weiterbildungsinhalte vorgeschlagen – basierend auf Karrierezielen, Interessen und Skills. Im Bereich von Performance & Goals bieten Predictive Analytics automatisierte Vorschläge auf Basis von KI analysierten Leistungsdaten für Entwicklungsmöglichkeiten oder Feedbackzyklen.
Mitarbeitende können per KI unterstützten Chatbot (Joule) schneller auf HR-Services zugreifen – von Urlaubsanträgen bis zu Benefits-Informationen.
Mit Hilfe von KI ist eine intelligente Nachfolgeplanung möglich und potenzielle Nachfolger lassen sich datenbasiert identifizieren – unter Berücksichtigung von Entwicklungspotenzial, Fähigkeiten und Karrierepfaden.
Die wesentlichen Schlagworte dieses Releases sind people profile enhancements, payroll control center, Alumni experience, Skills-focused learning opportunities in the growth portfolio, position budget control in Payroll, guided application experience for recruiting, update for Joule und enhanced performance for experience.
Wie üblich möchten wir Ihnen aus der Vielzahl an Änderungen und Erweiterungen ein paar Neuerungen, Ausblicke und nützliche Hilfen vorstellen.
Das neue Personenprofil gewinnt an Gewicht
Bisher war das neue Personenprofil, aufgrund seiner Unvollständigkeit für viele Kunden wenig hilfreich. Mit diesem Release ändert es sich.
Mitarbeiter können nun viele wertvolle Informationen, wie zum Beispiel die Gehaltsinformation und Schulungen über das Profil einsehen. Es besteht die Möglichkeit den Usernamen auszuweisen. Der inaktive Beschäftigungsstatus ist je nach Beschäftigungsart innerhalb eines oder mehrere Unternehmen eindeutiger in seiner Bezeichnung. Kontaktinformationen werden mit Symbol und Wert angezeigt. Eine Kalenderfunktion ermöglicht die Auswahl des Stichtages für die Profilanzeige. Besonders vermisst wurde die Proxy-Funktion, auch diese steht nun zur Verfügung.
Neues Feeling für Kandidaten auf der Karriereseite
Das Kandidatenprofil und die Benutzererfahrung eines Kandidaten auf der Karriereseite wurden nun grundlegend modernisiert und den modernen Standards angepasst. Über eine Pipeline wird der Kandidat durch seine Schritte der Profilerstellung und Bewerbung geführt. Die Datenerfassung ist moderner und übersichtlicher gestaltet.
Die Bewerbungsübersicht umfasst drei Rubriken, Take Action, Continue Applying und View Applications. Eine dynamische Datenerfassung basierend auf den Antworten der Bewerber ist möglich. Das Kandidatenprofil und der Bewerbungsprozess werden stärker visuell unterschieden.
Alumni Experience - Binde Ehemalige an das Unternehmen
Völlig neu ist die Alumni Erfahrung, ein Self-Service für ehemalige Mitarbeiter, um diese im Zuge des Live Cycle-Managements besser an ein Unternehmen zu binden. Es kann nun ein eingeschränkter SuccessFactors Zugang gewährt werden, der es Ehemaligen ermöglicht Daten einzusehen und Daten zu pflegen. Diese eingeschränkte Sicht ist ähnlich dem Zugriff eines Onboardees in SuccessFactors vor seiner finalen Einstellung. Mitarbeiter, die an diesem Verfahren teilnehmen erhalten einen neuen Mitarbeiterstatus „Alumni“.
Dieser Self-Service wird auch durch Joule unterstützt. Die Aktivierung des Prozesses erfolgt über Off-Boarding Settings und Berechtigungszuweisungen. Eine Einverständniserklärung kann genutzt werden.
Massenänderungen für Stelleninformationen
Seit einiger Zeit gibt es ein sehr wertvolles Tool zur Änderung von Massendaten, dass auch für Nicht-Administratoren intuitiv nutzbar ist. Leider war dieses bisher nur auf Planstellenänderungen beschränkt. Mit diesem Release können auch Stelleninformationen geändert werden.
Einstellung aus dem Planstellenmanagement
Eine kleine feine Erweiterung ist die neue Möglichkeit, Mitarbeiter direkt auf eine Planstelle aus dem Planstellenmanagement zu besetzen. Bei Auswahl einer Planstelle erscheint unter Aktionen die Möglichkeit einen Mitarbeiter der Planstelle hinzuzufügen. Alle Felder, die direkt durch die Planstelle für den Mitarbeiter vorbelegt werden können, werden übernommen und als nicht Eingabefeld ausgewiesen.
WalkMe Tour – geführte Anwenderunterstützung
SAP bietet seit einiger Zeit eine KI gestützte stufenweise geführte Benutzerunterstützung für Mitarbeiter, Manager und Admins an. Diese Anwendung wurde durch eine verbesserte Integration und die Bereitstellung kostenlos zur Verfügung gestellter eingebetteter Smart Walkthroughs erweitert.
Der Anwender wird schrittweise per Popups mit Informationen zur Bedienung durch die Anwendung geführt. Diese Funktion ist zurzeit nur in englischer Sprache verfügbar. Über die Auswahl eines Fragezeichen Symbols, welches per Drag and Drop verschoben werden kann, wird dem Anwender eine Aufgabenübersicht angezeigt, die es ihm ermöglicht eine bestimmte Aufgabe auszuwählen. Dann erscheinen schrittweise Informations-Popups in den jeweiligen Bereichen, die dem Anwender ein besseres Verständnis für die zu erledigenden Aufgaben gibt.
Für die Nutzung ist WalkMe Guided Tours zu aktivieren und entsprechende Berechtigungen zu erteilen. Möchte man eigene Inhalte erstellen, so kann ein WalkMe Premium Zugang bei SAP erworben werden. Die Nutzung von SAP definierten Touren und kundeneigenen parallel ist aktuell nicht möglich.
Auslagerung der Zertifikatsverwaltung der Karriereseite an SAP
Die Zertifikatsaktualisierung für die Karriereseite ist häufig in Unternehmen eine unliebsame Aufgabe. Unter bestimmten Voraussetzungen bietet SAP nun die Möglichkeit über eine Standard-URL die Verwaltung zu übernehmen. Mit diesem Release kann im Career Site Builder CSB eine Standard-Site-URL für Ihre Karriere-Site mit einer generischen SAP-Domäne verwendet werden, sodass die DNS- und SSL-Zertifikatpflege entfällt.
Um eine Standard-Site-URL zu erstellen, wird durch das Unternehmen eine eindeutige Subdomäne angelegt. Dies kann z. B. der Firmennamen sein. Der Rest der URL ist generisch, jobs.hr.cloud.sap. Die Verfügbarkeit der gewünschten Domäne wird geprüft, bestätigt und kann dann gespeichert werden. Im Anschluss ist die Karriereseite unter der Standard-Site-URL <Subdomäne>.jobs.hr.cloud.sap verfügbar. Diese URL ist Teil der SAP-Domäne und aus diesem Grund liegt die DNS- und SSL-Zertifikatsverwaltung nun bei SAP.
Um Unternehmen den Übergang zu erleichtern, gibt es die Möglichkeit sechs Monate zwei aktive URL’s zu betreiben, eine Primäre und eine Sekundäre.
Die Primäre ist standardmäßig die benutzerdefinierte URL. Die Primäre URL verwaltet alle Funktionen, wie z. B. Job-Benachrichtigungen, E-Mail-Benachrichtigungen. Die Sekundäre leitet alle Anforderungen auf die Primäre um. Wird die Sekundäre Standard-Site-URL zur Primären URL, dann werden die Funktionen automatisch aktualisiert und verlagert. Nach sechs Monaten wird die benutzerdefinierte URL automatisch abgeschaltet.
Performance Analyse im Reporting
Im Berichtscenter wird ein neues Admin Tool zur Leistungsanalyse von Stories angeboten. Es hilft, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und die Berichtsleistung zu optimieren. Unterstützt wird die Erfassung von Performance-Messwerten und die Ausgabe von detaillierten Informationen zu diesen Messwerten. Die Anzeige unterteilt sich in drei Hauptbereiche: Netzwerk, Frontend und Backend. Die Nutzung ist wie gewöhnlich über Berechtigungen einzurichten. Eine Analyse wird nur für Stories, die nach dem Release-Upgrade aufgerufen oder gespeichert wurden, unterstützt.
Genehmigungsüberwachung mit Report-Stories
Das Story-Reporting in SuccessFactors wurde auch in diesem Release um zahlreiche neue Daten für die Auswertung und Funktionen erweitert. So werden beispielsweise für das Recruiting nun Audit-Daten unterstützt, Wechselkurkonvertierungen können ausgewiesen, Deep Links können implementiert und Workflow Genehmigungen können per Report nachverfolgt werden. Für die Identifikation von Genehmigern gibt es ein neues Objekt „Generic Object Workflow Request“.
Der Download von Stories wurde einem Face Lift unterzogen, so dass es optisch ersichtlicher ist, in welchem Status sich der Download befindet.
Neue Onboarding Integration
Die Möglichkeiten der Onboarding Integration wurden um die Variante der Initiierung des Onboardings über Geschäftsregeln erweitert.
Aufräumen im Onboarding
Manche Automatisierungen führen zu einer Anhäufung von veralteten Daten, die die tägliche Arbeit erschweren, obwohl es standardisierte Löschprozesse gibt. So kann es zum Beispiel sein, dass ein Manager, der im Onboarding an vielen Prozessen beteiligt ist und für längere Zeit nicht aktiv war, zahlreiche Kacheln und To-Dos sieht, die für ihn aber nicht mehr relevant sind. SAP bietet nun eine Möglichkeit gezielt pro Person und Onboarding Aufgabe diese Daten zu löschen.
Gelöscht werden können veraltete Aufgaben, Mitarbeiter-Homepage-Karten und veraltete Onboarding-Startseitenkarten. Bisher musste man sich an den SAP Kundensupport wenden und ein Requested Item (RITM)-Ticket erstellen.
Über das Check Tool kann geprüft werden, ob es relevante Einträge gibt. Diese können dann mit der Quick Fix Unterstützung entfernt werden. Der Admin, der diese Funktion ausüben möchte, benötigt die Berechtigung für Quick Fixes.
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