SuccessFactors – Tipps, Tricks & Features 2H 2022
Änderungen und Erweiterungen
Am 9. Dezember 2022 veröffentlichte SAP für die SuccessFactors Suite das 2. Release-Update 2022 für die Produktionsumgebung.
Wie bereits im 1. Release diesen Jahres, legt SAP weiterhin seinen Focus auf die Verbesserung der Anwendererfahrung, Onboarding, Recruiting, Reporting, Time-Management mit Time Tracking und SAP Work Zone.
Ein weiteres ambitioniertes Ziel von SAP ist es die Datenqualität und Performance zu verbessern und automatisierte Maßnahmen zum Schutz dessen zu ergreifen. Mit diesem Release werden viele Entwicklungen ausgeliefert, die für den Anwender nicht direkt ersichtlich sind, aber im Hintergrund Applikationen modernisieren und die Administrator Tätigkeit flexibler und smarter gestalten. Es gibt zahlreiche Tools für die Performance-, Regel- und Systemüberprüfung sowie Verbesserungen von Admin Funktionen wie z. B. Alerts for Data Issues und Tooltips.
Integration zu anderen SAP Produkten ist SAP schon seit langen wichtig. Zahlreiche Weiterentwicklungen im Bereich des Centralizied Service spiegelt dies wieder. Ein weiteres wichtiges Ziel von SAP ist die optische Vereinheitlichung und Integration aller Produkte, nach dem Motto „SAP wird eins“. Neue moderne Standards für Fiori, Layouts, Icons usw. werden in vielen Systemen Stück für Stück vereinheitlicht oder die Basis hierfür geschaffen. Dies sind sehr wesentliche Faktoren, die dieses Release umfasst und die in der Bedienung und auf der Homepage sichtbar werden.
Neue interessante Early Adopter wie z. B. Dynamische Teams, Cross System Workflows und die neue Kandidatensuche im Recruiting bringt das Release ebenfalls mit sich.
Wir möchten Ihnen aus der Vielzahl an Änderungen und Erweiterungen ein paar Neuerungen, Ausblicke und nützliche Hilfen vorstellen.
Update on Visual Changes
Wie bereits erwähnt verfolgt SAP das Ziel die Bedienung und Optik all ihrer Produkte zu vereinheitlichen, auf den neuesten SAP Standard zu portieren und somit ein einheitliches Benutzererlebnis zu schaffen. In diesem Zuge wurden optische Anpassungen auf Basis des neuen SAP Fiori Standards vorgenommen. Das Design von Buttons, Icons, die Anzeigereihenfolge, die Farblayouts und Navigation wurde einheitlich strukturiert. Die Anzeige von Texten und Labels für Aktionen wurde smarter gestaltet. Wahlweise kann bereits heute die Oberfläche auf den neuesten Fiori Standard Horizon umgestellt werden.
Innerhalb von SuccessFactors wurde die Kopfleiste der Homepage angepasst.
Die Aktionssuche wurde neu strukturiert und um neue Suchpfade erweitert.
SAP hat die Wünsche von Kunden umgesetzt und die Anzeigestruktur von Cards auf der Homepage verbessert, so dass der direkte Blick auf die Homepage möglichst alles umfasst. Kleine kundeneigene Cards werden jetzt übereinander angezeigt und alle Cards passen sich der Bildschirmgröße an. Quick Cards wurden in ihrer Benennung vereinfacht, so wurde z. B. aus „Complete Payroll Tasks“ jetzt „ Payroll Tasks“. Der „For you today“ Bereich umfasst nun für alle ToDos die Funktion “Remind me Tomorrow“.
Individuelle Mitarbeiterdarstellung – Das bin ich
SAP baut die Personalisierungsmöglichkeiten und Genderdarstellung im System über alle Module inkl. Reporting weiter aus. Ziel ist es, dass der Mitarbeiter sich so darstellen kann, wie er gerne wahrgenommen und angesprochen werden möchte. Mitarbeiter können nun selbst entscheiden, welcher Name konsequent durchgängig im System bevorzugt angezeigt wird, natürlich nur überall dort, wo kein rechtsgültiger Name erforderlich ist. Diese Anzeigewahl schließt E-Mail- Ansprachen mit ein. Neben dem legalen Namen, der weiterhin für HR Admins im Zugriff bleibt, gibt es jetzt neue Felder, wie den Chosen Name und den Display Name. Unternehmen können Ihre Konfiguration um den Display Name erweitern.
Zusätzlich können Unternehmen es ihren Mitarbeiter ermöglichen, die persönliche Ansprache festzulegen. Die Gender-Auswahl wurde ebenfalls erweitert. Diese wird im Mitarbeiterprofil und in der Quick Card angezeigt.
Dynamic Teams – Unterstützung des agilen Arbeitens
Dynamische Teams ist ein neues Modul, über die eine neue Mitarbeitergruppierung abgebildet werden kann, die von den bekannten existierenden traditionellen Strukturen und Hierarchien unabhängig ist. Sie unterstützt das agile Arbeiten. Ziel ist es, zeitlich beschränkt aufgaben- sowie projektorientiert Menschen zusammenzubringen, um gemeinsam die Herausforderungen zu meistern. Ziele können hinzugefügt, der Erfolg gemessen und monitort werden. Dynamische Teams werden über das SAP SuccessFactors Opportunity Marketplace und Goal Management zusammengeführt.
Spezifizierung der Mitarbeiterdaten
Generell lässt sich sagen, dass mit jedem Release die länderspezifischen Erweiterungen in der Personaldatenerfassung weiter ausgebaut werden. Ein Beispiel hierfür ist die länderspezifische Anzeige der Nation ID Informationen für Bolivien. Unternehmen, die mit Microsoft AZURE arbeiten und abweichende E-Mail-Adressen in AZURE und SuccessFactors haben, wird jetzt die Möglichkeit unterbreitet über ein Kundenfeld die alternative AZURE-E-Mail-Adresse im Mitarbeiterprofil zu hinterlegen. Dies ist ein wichtiger Faktor für das Arbeiten mit Microsoft Teams.
Die Möglichkeiten einer alternativen Kostenstellenzuweisung des Mitarbeiters wurde von 12 auf 30 erhöht. Nennenswert ist die zukünftige Einplanung von Auszubildenden oder Studenten im Ausbildungsmanagement vor Ihrem geplanten Unternehmenseintritt. Diese Funktion wurde vielseitig vermisst.
New Hire wird immer einfacher
Aktuell modernisiert SAP das SuccessFactors Modul Onboarding und die Integration zu anderen Modulen. Dies führt unteranderem dazu, dass es sehr nützliche neue Funktionen für die Neueinstellung gibt. Das Onboarding wird über das Tool „Ausstehende Einstellungen verwalten“ so erweitert, dass Kandidaten auf Basis von früheren Beschäftigungsinformationen im Unternehmen eingestellt werden können. Die alten Daten zur Person werden übernommen und der alte Username wird vorgeschlagen.
Um Datenschiefstände zu vermeiden, hat SAP die Korrektur des Eintrittsdatums über die Historie nun unterbunden und hierfür ein neues Tool „Korrektur des Einstellungsdatums“ zur Verfügung gestellt. Es können vergangene oder aktuelle Einstellungsdaten für den aktuellen Tag, die Zukunft oder die Vergangenheit korrigiert werden.
Manager sehen mehr
Auch für die Rolle des Managers gibt es Verbesserungen. So werden unter den Pending Tasks jetzt die Mitarbeiterbilder und weitere Informationen auf den ersten Blick angezeigt. Die Quick Card „Mein Team“ wurde optisch den neuen Standards angepasst. Informationen zur Person erscheinen zweizeilig und die Mitarbeiter werden nach Berichtsstrukturarten gruppiert.
People Analytics – stabiler, schneller, mehr
SAP hat viele Performanceverbesserungen im Bereich Reporting vorgenommen und die Stabilität verbessert. People Stories wurden um zahlreiche Datenmodelle unterschiedlichster Module erweitert. Hinzugekommen sind zum Beispiel:
- Temporäre Zeitinformationen/Arbeitszeitpläne
- Navigation von Job Information to Temporary Time Information
- Tägliche Abwesenheiten
- Langzeitabwesenheiten
- Assignments
- Career Worksheets aus der Karriereplanung (Career Development Planning)
- Leseberechtigung für Mentoring
- Neue Joins für Audit Trail Auswertungen
- Kompletter Application Status Audit Trail
Länderspezifische Ausprägungen der Labels im Reporting sind nun nutzbar und der Autor für Stories kann geändert werden. Die Proxy Berechtigungen für Reporting wurden um Report Einplanung, Erstellung oder Sichtbarkeit verfeinert. Eine wirkliche Erleichterung für Administratoren ist die Aufnahme von Synchronisationsjobs in den Scheduled Job Manager. Administratoren können selbstständig diese Jobs aus dem Provisioning monitoren und sind nicht mehr auf den SAP Produkt Support angewiesen.
Viele Anwender werden sich freuen, eine alte Funktion der Anzeige von favorisierten Reports der vorherigen Homepage-Variante, steht nun als Quick Card wieder zur Verfügung. Reports aus dem Report Center können als Favoriten gekennzeichnet und die Quick Card „Favorite Reports“ aufgerufen werden.
Für Administratoren wird es leichter
Im Funktionsumfeld der Administratoren hat sich viel getan. Import/Export Funktionen wurden generell um weitere Bereiche wie z. B. Notfallkontakte erweitert. Die Datenerfassung von Objekten unter Manage Data unterstützt nun die Kopie von bestehenden Daten.
Die Berechtigungsvergabe ist bekanntermaßen ein komplexes und wichtiges Thema von hoher Relevanz. Umso mehr ist es wichtig, dass dem verantwortlichen Administrator die Bedienung erleichtert wird. SAP ist auf Kundenwünsche eingegangen und hat neue Strukturen und Möglichkeiten geschaffen. Ab sofort steht eine Historienfunktion und eine Vergleichsfunktion zur Verfügung, die das Nachvollziehen von Änderungen ermöglicht und das Zurücksetzten von Änderungen erleichtert. Hierfür wurde eine komplett neue Oberfläche und neue Bedienerführung geschaffen. Um Berechtigungen eindeutiger zu identifizieren, wurde die ID in die Anzeige aufgenommen. In einigen Bereichen fehlte die Möglichkeit eine reine Leseberechtigung zu erteilen, dies ist jetzt durchgängig möglich. Bei Berechtigungsänderungen, die eine große Personengruppe betreffen, können nun Standardmails versandt werden. Für die Massenaktivierungen oder Deaktivierungen von Berechtigungen gibt es von nun an eine Unterstützung.
Eine sehr erwähnenswerte Neuerung sind die Cross System Workflows. Aktuell gibt es diese Funktion leider nur für Early Adopter. Von nun an besteht die Möglichkeit systemübergreifende Workflows in einer hybriden Landschaft zwischen On-Premise und Cloud zu implementieren und somit übergreifende HR Prozesse zu integrieren. Diese neue Workflow-Variante ermöglich es Kunden aus der On-Premise Welt in die Cloud zu wechseln und beides miteinander zu verbinden. Die Prozessschritte sind durchgängig transparent und werden in neuen Formaten dargestellt. Zum Beispiel findet die Personaldatenhaltung in SuccessFactors Employee Central statt und die Prozesse reichen Daten an die Payroll On-Premise weiter.
Eine weitere erwähnenswerte Funktion betrifft die Systemkopie. Die Daten können während des Transfers nach Wahl anonymisiert werden. Die Zusammenfassung einer Instanz-Aktualisierungsanforderung ist im Download-Protokoll auf der Übersichtsseite für jede Instanz-Aktualisierungsanforderung verfügbar. SAP hat die Möglichkeit der Einplanung einer Kopie nun auf die nächsten 182 Tage eingeschränkt.
Schnelles Arbeiten für Recruiter
Im Bereich des Recruitings wurde die Bedienung durch das Redesign der Applicant Workbench, Anpassungen im Interview Scheduling und die Erweiterung interne Kandidaten in E-Mail Kampagnen aufzunehmen, verbessert. Ab sofort können Recruiter Fehler im Job Posting schneller analysieren, da sie direkten Zugang zu den Job Board Logs erhalten. Für Jobbörsen, die über eine Sandbox verfügen, besteht die Möglichkeit Stellenausschreibungen aus der Recruiting Posting über eine gut ersichtliche Preview-Umgebung zu testen, bevor sie in der Produktionsumgebung live übertragen werden. Das Reporting unterstützt den kompletten Application Status Audit Trail.
Weltweite Interviewplanung
Die Interviewtermine können nun über die Nacht hinweg eingeplant werden, so dass das Zeitfenster für einen ausländischen Kandidaten angemessen ist.
Redesign der Applicant Workbench
Es wurde eine neue Variante der Applicant Workbench entwickelt, die als Early Adopter zur Verfügung steht. Zwischen der alten und neuen Workbench kann gewechselt werden. Die Kandidatensuche und Filterung gestalten sich smarter und intuitiver. Über eine neue Such- und Filterleiste wird strukturgesteuert über die Auswahl von vorgegebenen Werten, sowie konfigurierbare Filter selektiert. Die tabellarische Kandidatensicht kann über eine Spaltenauswahl personalisiert werden.
Das Time Management wird mächtig
Feiertagsabhängige Prämienberechnung
Über die neuen Feiertagskategorien, die die Feiertagsklasse ersetzen, ist es nun möglich unterschiedliche Prämien für unterschiedliche Feiertage unterschiedlicher Länder auszuzahlen. Basierend hierauf können Informationen errechnet und im Time Sheet ausgewiesen werden. Die Clock in Clock out Ereignisse können jetzt auch nach Excel exportiert werden.
Intervallgesteuerte Rundung von Zeitereignissen
Zeitereignisse können über Regeln automatisch gerundet werden. Diese Funktion wurde um eine Intervallbegrenzung erweitert. Hierfür gibt es ein neues Rundungsobjekt, welches mit dem Work Schedule Day Model verknüpft wird. Im Time Sheet wird der Anwender informiert, wenn eine Rundung durchgeführt wurde.
Time Profil erhält Historienfunktion
Das Time Profil kann mit diesem Release zeitraumbasiert angepasst werden und verfügt ab sofort über eine Historie. Es ist nicht mehr erforderlich ein neues Profil zu erstellen.
iCal Kalender-Update per Abwesenheit
Eine kleine feine Neuerung wurde für Abwesenheitsanträge integriert. Nach Erstellung eines Antrag können entsprechende iCal Einträge exportiert werden, um persönliche Kalender entsprechend zu aktualisieren.
Automatische Neuberechnung von Zeitsalden
Abhängig vom Abwesenheitstyp können release bedingt Zeitsalden automatisiert auf Basis einer definierten Reihenfolge neu berechnet werden. So kann es z. B. sein, dass eine Abwesenheit für den Monat November beantragt wird und zeitlich nachgelagert eine Abwesenheit für den Monat Juni. Wenn die Abwesenheit im November bereits das Kontingent aufgebraucht hat, so wird die frühere Abwesenheit im Juni nicht akzeptiert. Dies kann ärgerliche Mehrarbeit verursachen. Durch einen neuen Neuberechnungsautomatismus kann veranlasst werden, dass beim Pflegen der Abwesenheit im Juni die Salden neu berechnet werden.
Automatische Terminberechnung für Lohnfortzahlung
Als Early Adopter steht nun eine Arbeitserleichterung für Time Administratoren zur Verfügung, die es ermöglicht Termine für Lohnfortzahlung und Krankengeldzahlungen automatisch zu berechnen und vorzuschlagen. Die Terminberechnung basiert auf der deutschen Krankengeldfortzahlungspflicht und der betrieblichen Krankenversorgung.
Personalisiertes Time Sheet
Integration Payroll
Für Kunden die SAP ERP HCM Payroll nutzen, gibt es jetzt eine einfache Point-to-Point (E2E) Integration. Folgendes wird unterstützt:
- Abwesenheiten zum Infotyp 2001
- Zeitbewertungsergebnisse und Zeitkontenübersichten zum Infotyp 2010
- Sollarbeitszeit zum Infotyp 2003
- Zeitkontoinformationen zum Infotyp 2006 (beschränkt auf einige Länder)
Schnelle Überwachung per Workflow
Smarte Nutzung in SAP Work Zone
SuccessFactors und SAP Work Zone sind eng miteinander verbunden. SAP Work Zone verfügt nun initiiert durch Kundenwünsche über zwei neue Features. Zum einen gibt es eine Integration Card für Manager, zur einfachen Überprüfung der Gleitzeiteinhaltung seines Teams. Farblich unterstützt wird die Einhaltung der Arbeitszeit schnellerklärend angezeigt.
Um neuen Mitarbeiter in den ersten drei Monaten den Unternehmenseinstieg zu erleichtern, steht die Guides Experience zur Verfügung. Hier findet er alles Wissenswerte über Tools und generelle Informationen.
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