Der cimt VIP-SAP-Connector – eine Integrationslösung für die kommerzielle Schifffahrt

Der cimt VIP-SAP-Connector

Der Hamburger Raum bringt den Kontakt zur Schifffahrt und damit zu den Reedereien für uns praktisch mit sich. Arbeiten im Hintergrund SAP-Systeme für die Bereiche Finance & Controlling der Reedereien, findet das Schiffs- und Frachtmanagement häufig mit Hilfe von speziellen maritimen Software-Applikationen statt. Eines dieser Lösungen ist die IMOS-Plattform der Firma VESON (VIP). VIP unterstützt mit den Kernapplikationen das Chartering und Operation von Schiffen. Weitere schifffahrtsspezifische Anwendungen sind u.a. Barging, Berth Scheduling, Bunkering, Claims, Pooling und Voyage Reporting.

Die systemtechnische Herausforderung für Unternehmen ist es, diese beiden Anwendungswelten zu integrieren. Der cimt VIP-SAP-Connector wurde von uns zu diesem Zweck entwickelt.

Auf die Nutzung einer Middleware wurde dabei bewusst verzichtet, da Kunden in dieser Branche fast immer keine EAI-Lösung wie SAP-PI/PO im Einsatz haben. Aufgrund der umfassenden, integrierten Entwicklungsumgebung in SAP Netweaver ist, eine Realisierung des Connectors direkt in SAP ERP naheliegend. Der Connector unterstützt den Austausch von Nachrichten zwischen den beiden „Welten“ auf Basis von XML-Dateien. Die Formate entsprechen den Standard-Formaten von VESON, um Anpassungen VESON zu vermeiden.

Integrationsziel

Integrationsziel ist es, Rechnungen und Abgrenzungsbuchungen aus VIP im SAP-System zu verbuchen, Stammdaten zwischen SAP und VIP auszutauschen sowie Zahlungsinformationen von SAP an VIP zu senden.

Wesentliche Komponenten der Applikation sind dabei die Programme zum Import und Export der Daten. Sie verrichten ihre Arbeit als Hintergrundjob können aber bei Bedarf jederzeit im Dialog ggf. auch im Testmodus aufgerufen werden.

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Abbildung 1 – Architektur

Import der FI-Belege

Die Verarbeitung der eingehenden Rechnungen und Abgrenzungsbuchungen stellt das Herzstück der Applikation dar. Die IMOS-XML-Nachrichten werden periodisch eingelesen, in das erforderliche SAP-Format gemappt und schließlich verbucht.

Die XML-Nachrichten beinhalten neben den FI-Daten zusätzlich PDFs der Ursprungsrechnungen. Diese werden während der Verarbeitung extrahiert, ins Archivsystem transferiert und im Zuge der FI-Buchung automatisch mit den FI-Belegen verknüpft. Die Archivierung der PDFs wurde von uns fehlertolerant konzipiert, um auch bei zwischenzeitlichen Ausfällen des Archivsystems keine Ursprungsrechnung zu verlieren.

Zusätzliche Software-Komponenten erlauben die nachträgliche Archivierung weiterer Sichtbelege zu bestehenden FI-Belegen (E-Mail-Interface). Diese können direkt oder aus E-Mail Anhängen extrahiert verarbeitet werden.

Die Schnittstelle wird über eine geringe Anzahl an Customizing-Tabellen konfiguriert. Hier können Einstellungen für den Import von Rechnungen und Sachbuchungen vorgenommen werden.

So lassen sich Belegarten und Buchungsschlüssel in Abhängigkeit der gelieferten Daten festlegen.

Kern der Konfiguration ist das sogenannte Schiffs-Customizing. Neben der Zuordnung von Buchungskreis und Branche zu einem Schiff werden vor allem Einstellungen zur Kontierung gemacht. Werden einige Aufwände auf Reise und nicht Reise relevante Innenaufträge kontiert, so werden andere direkt auf Kostenstellen kontiert. Zusätzlich wird für jedes Schiff festgelegt, ob es über ein eigenes Vertragskontokorrent verfügt oder über die Muttergesellschaft abgerechnet wird. Dies wirkt sich unmittelbar auf die Erzeugung der FI-Belege aus.

Export von Stammdaten, Währungskursen und Zahlungsinformation

Aktuell unterstützt die Ausgangs-Schnittstelle den Export von Kunden- und Lieferantenstammdaten, Währungskursen und Zahlungsinformation zu Kundenrechnungen. Änderungen an Stammdaten werden anhand von Änderungsbelegen ermittelt, um die Datenmenge möglichst gering zu halten.

Eingegangene Zahlungen werden aus den Buchhaltungstabellen extrahiert und anhand der Eingangshistorie den Ursprungsforderungen zugeordnet.

Historie

Die Import- und Exportläufe werden in Historientabellen protokolliert. Unsere Monitoring-Tools bieten einen guten Überblick über die verarbeiteten Daten und deren Verbuchungsstatus und einen Ausgangspunkt für die Analyse im Fehlerfall.

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Abbildung 2 – Eingangshistorie

Beim Export von Zahlungsinformationen dient die Eingangshistorie der Zuordnung von Zahlungen zu den jeweiligen Rechnungen. Die Historien dienen darüber hinaus der Vermeidung von Dubletten. Die Ausgangshistorie erlaubt die Filterung nach den exportierten Objekten.

Abbildung 3 – Ausgangshistorie

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Abbildung 4 – Ausgangshistorie – Zahlungsinformationen

Fazit

Der cimt VIP-SAP-Connector stellt eine zuverlässige Schnittstelle zwischen der maritimen und der SAP-Welt her. Bei der Umsetzung haben wir auf eine moderne Architektur Wert gelegt. Die reinrassig objektorientierte Lösung stellt eine wartungsfreundliche Applikation dar, die durch ihr offenes Konzept die Integration weiterer Nachrichtenformate bei geringem Aufwand erlaubt.

Kontakt

Dirk Kassebaum
Telefon: +49 (0)40 53302-0
E-Mail: info@cimt-ag.de
Twitter: twitter.com/cimtag

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