Von der Analyse zur Automatisierung: So gelingt Prozessautomatisierung Schritt für Schritt

Effizienz steigern, Qualität sichern, Abläufe skalieren: Prozessautomatisierung ist für viele Unternehmen ein zentraler Hebel zur Digitalisierung. Gerade deshalb braucht es einen strukturierten Ansatz. Unser Business Process Automation Guide zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Automatisierungspotenziale erkennen, passende Technologien wählen und stabile Workflows umsetzen.

Automatisierungspotenziale identifizieren

Zunächst sollten Sie Ihre Prozesse gründlich analysieren. Dabei stehen wiederkehrende Aufgaben, manuelle Schnittstellen und Prozesse mit hohem Transaktionsvolumen im Fokus. Besonders geeignet für eine Automatisierung sind Tätigkeiten, die:

• regelbasiert und standardisiert ablaufen
• häufig wiederholt werden
• mehrfach manuelle Eingaben oder Medienbrüche beinhalten

Zum Beispiel unterstützen Process-Mining-Tools wie Celonis oder Signavio dabei, ineffiziente Abläufe datenbasiert aufzudecken. Dadurch lassen sich geeignete Kandidaten für eine Automatisierung objektiv bestimmen.

Technologien gezielt auswählen

Je nach Anwendungsfall bieten sich unterschiedliche Technologien an. Einerseits gibt es spezialisierte Werkzeuge für einfache Aufgaben. Andererseits existieren Plattformen für komplexe Abläufe. Die drei wichtigsten Technologiefelder:

• Robotic Process Automation (RPA): Automatisiert regelbasierte Aufgaben durch die Nachahmung menschlicher Interaktionen. Tools wie UiPath, Automation Anywhere oder Blue Prism gehören zu den Marktführern.
• Workflow-Engines: Plattformen wie Camunda koordinieren komplexe Abläufe und integrieren verschiedene Systeme. Sie ermöglichen die zentrale Steuerung und Überwachung von Prozessen.
• Low-Code-Plattformen: Lösungen wie Microsoft Power Automate oder Appian erlauben es, Automatisierungslogiken einfach und visuell zu modellieren – oft auch ohne tiefes IT-Know-how.

Häufig lohnt sich eine Kombination. Zum Beispiel kann RPA zur Datenextraktion dienen, während Camunda den übergeordneten Prozess steuert.

Best Practices für stabile Automatisierung

Eine erfolgreiche Umsetzung hängt nicht nur von der Technik ab. Vielmehr spielen organisatorische Faktoren eine zentrale Rolle. Die folgenden Empfehlungen helfen dabei:

• Klare Zieldefinition: Legen Sie früh fest, welche KPIs verbessert werden sollen – etwa Durchlaufzeit, Kosten oder Fehlerquote.
• Iteratives Vorgehen: Beginnen Sie mit Pilotprojekten, um Erfahrungen zu sammeln und Risiken zu minimieren.
• Fachbereiche einbinden: Die Prozessverantwortlichen kennen die Realität am besten. Ihre Perspektive ist entscheidend für eine funktionierende Automatisierung.
• Systemlandschaft berücksichtigen: Neue Lösungen sollten sich nahtlos in bestehende IT-Architekturen integrieren lassen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, stabile Prozessanteile dauerhaft zu automatisieren und volatile Komponenten flexibel zu behandeln. Dadurch bleibt das System anpassungsfähig.

Camunda als Orchestrierungsplattform

Ein gutes Beispiel für eine leistungsstarke Workflow-Engine ist Camunda. Die Plattform ermöglicht es, komplexe Geschäftsprozesse mithilfe von BPMN präzise zu modellieren, zu überwachen und zu steuern. Gleichzeitig lässt sich Camunda flexibel in bestehende Systemlandschaften einbinden – auch in heterogenen IT-Umgebungen.

Typische Fehler bei der Prozessautomatisierung

Fehler entstehen oft dann, wenn Automatisierung ohne Prozessverständnis oder ohne begleitende Optimierung erfolgt. Vermeiden Sie folgende Stolpersteine:

• Automatisierung ineffizienter Prozesse, ohne diese vorher zu hinterfragen
• Fokus auf Tools statt auf Change-Management und Einbindung der Mitarbeitenden
• Unzureichende Berücksichtigung von Ausnahmen und Sonderfällen

Deshalb empfiehlt es sich, der Automatisierung stets eine fundierte Analyse und Optimierung der Prozesse vorzuschalten – idealerweise datengestützt und objektiv.

Fazit: Automatisierung mit Plan umsetzen

Prozessautomatisierung ist kein Selbstzweck. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Transformationsprozess. Wer systematisch vorgeht – von der Analyse über die Technologieauswahl bis zur Umsetzung – schafft echten Mehrwert. Folglich wird Automatisierung zum nachhaltigen Erfolgsfaktor, wenn sie strukturiert geplant, ganzheitlich betrachtet und in die Realität der Mitarbeitenden integriert wird.

Hinweis: Das Beitragsbild wurde mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (OpenAI DALL·E) automatisch generiert.